DPH: jak vystavit zahraniční fakturu a ověřit plátce

Jak vystavíte fakturu do zahraničí a vyřešíte DPH

Fakturace do zahraničí se řídí tím, jestli je odběratel plátcem DPH registrovaným v jiném členském státě EU, neplátcem, nebo firmou mimo Evropskou unii. Pokud dodáváte zboží nebo poskytujete službu plátci DPH v jiném státě EU, faktura se obvykle vystavuje v režimu přenesené daňové povinnosti, tedy bez české DPH, a povinnost přiznat daň přechází na odběratele v jeho zemi.

U služeb pro firmy mimo EU se DPH často vůbec neuplatňuje, protože místo plnění je mimo tuzemsko. U prodeje zboží nebo služeb koncovým spotřebitelům v EU naopak mohou platit zvláštní pravidla, například jednotné kontaktní místo (OSS) pro e-shopy, které prodávají přes hranice.

Co musí faktura do zahraničí obsahovat

• DIČ vaše i odběratele, pokud je registrovaný k DPH.
• Odkaz na to, že se jedná o přenesenou daňovou povinnost, pokud se uplatňuje.
• Měnu, ve které fakturujete, a případně přepočet na koruny pro účely evidence.

Konkrétní režim se liší podle typu plnění a země odběratele, proto se u složitějších případů vyplatí konzultovat postup s účetním nebo daňovým poradcem.

Zvláštní pozornost si zaslouží i takzvané třístranné obchody, kdy se zboží pohybuje mezi třemi firmami ve třech různých zemích EU, ale fakturace probíhá jen mezi dvěma z nich. Pro tyto situace platí zjednodušený režim, který má snížit administrativní zátěž, jeho správné použití ale vyžaduje splnění přesně daných podmínek u všech tří zúčastněných stran.

Při jakékoli nejistotě ohledně správného postupu je lepší se před vystavením faktury poradit, než chybu později složitě opravovat prostřednictvím opravného nebo dodatečného přiznání.

Jak ověříte, jestli je firma plátcem DPH (podle IČO, DIČ, VIES)

Pro tuzemské firmy funguje registr plátců DPH vedený Finanční správou, kde zadáte IČO nebo DIČ firmy a systém vám ukáže, jestli je aktuálně plátcem DPH a od kdy. Ověření je zdarma a dostupné online bez registrace.

Pro firmy z jiných zemí EU slouží systém VIES, který propojuje databáze plátců DPH napříč celou Evropskou unií. Zadáte DIČ obchodního partnera i zemi, ve které je registrovaný, a systém potvrdí, zda je platné a aktivní. Ověření DIČ přes VIES je důležité hlavně proto, aby vaše osvobození od DPH při dodání zboží nebo služby do jiného státu EU bylo v pořádku.

Kde plátce DPH ověřit

• Registr plátců DPH Finanční správy pro tuzemské firmy.
• Systém VIES pro ověření plátců DPH v rámci celé EU.
• Přímo dotazem na obchodního partnera, jestli má aktuální registraci.

Ověření si vždy uložte, například jako snímek obrazovky s datem kontroly – v případě kontroly z finančního úřadu je to důkaz, že jste si plátce ověřili v okamžiku vystavení faktury.

Systém VIES je propojený s národními databázemi jednotlivých členských států a jeho odezva odpovídá aktuálnímu stavu registrace k danému dni. Pokud VIES ukáže, že DIČ neplatné je, ověřte si i to, zda jste zadali správný formát čísla podle pravidel dané země, protože i drobná chyba ve formátu vede k negativnímu výsledku ověření.

Kompletní postup, kdy se vůbec stáváte plátcem DPH a jak si následně ověřovat vlastní i cizí registraci, popisuje i článek kdy se stát plátcem DPH a jak si ho ověřit.

Co je nespolehlivý plátce DPH a jak si ho ověříte

Nespolehlivý plátce je firma, která opakovaně nebo závažně porušuje své povinnosti vůči finančnímu úřadu, například neplatí daň nebo nereaguje na výzvy. Finanční správa takové firmy zveřejňuje ve zvláštním veřejném registru, který je dostupný online a odděleně od běžného registru plátců DPH.

Spolupráce s nespolehlivým plátcem má praktický dopad na odběratele – při určitých typech plnění může odběratel ručit za neodvedenou DPH, pokud o statusu nespolehlivého plátce věděl nebo mohl vědět. Proto se ověření vyplatí provádět zejména u nových nebo větších obchodních partnerů.

Jak si nespolehlivého plátce ověřit

• Vyhledejte firmu podle IČO v registru nespolehlivých plátců na webu Finanční správy.
• Zkontrolujte status před uzavřením větší zakázky, ne až po vystavení faktury.
• Pokud je firma vedená jako nespolehlivá, zvažte platbu na zvláštní účet správce daně, který riziko ručení omezuje.

Status nespolehlivého plátce se může v čase měnit, proto ho ověřujte vždy aktuálně, ne podle staršího zjištění.

Firma se může stát nespolehlivým plátcem i nespolehlivou osobou ještě předtím, než se sama registruje k DPH, pokud v minulosti závažně porušila daňové povinnosti. Rejstřík proto stojí za kontrolu i u firem, které tvrdí, že plátci DPH zatím nejsou, ale chystají se jimi stát.

Jak podáte opravné nebo dodatečné přiznání k DPH

Pokud zjistíte chybu v přiznání k DPH ještě předtím, než uplyne řádná lhůta pro jeho podání, podáte takzvané opravné přiznání, které řádné přiznání zcela nahrazuje. Finanční úřad pak pracuje jen s posledním podaným opravným přiznáním, jako by to první nikdy nebylo.

Pokud chybu zjistíte až po uplynutí lhůty pro podání řádného přiznání, řešením je dodatečné přiznání, kterým opravujete již dříve podané a zpracované přiznání. Dodatečné přiznání se podává na samostatném formuláři a je potřeba v něm uvést rozdíl oproti původně přiznané dani.

Rozdíl mezi opravným a dodatečným přiznáním

• Opravné přiznání – podáváte před uplynutím lhůty pro řádné přiznání.
• Dodatečné přiznání – podáváte po uplynutí lhůty, opravujete již zpracované přiznání.
• Oba typy podáváte stejným způsobem jako řádné přiznání, nejsnáze přes portál MOJE daně.

Pokud dodatečným přiznáním zvyšujete daňovou povinnost, počítejte s tím, že vám může vzniknout penále nebo úrok z prodlení za pozdě uhrazenou daň.

Naopak pokud dodatečným přiznáním daňovou povinnost snižujete, tedy zjistíte, že jste v minulosti odvedli více, než jste měli, vzniká vám nárok na vrácení přeplatku. I v tomto případě je potřeba postupovat podle zákonných lhůt, protože nárok na dodatečné snížení daně nelze uplatnit donekonečna zpětně.

Jak zrušíte registraci k DPH

Registraci k DPH můžete zrušit, pokud splníte zákonem stanovené podmínky, typicně pokud váš obrat za posledních dvanáct po sobě jdoucích kalendářních měsíců klesl pod hranici pro povinnou registraci a zároveň jste plátcem dobrovolně nejméně po dobu, kterou zákon vyžaduje. Žádost o zrušení registrace podáváte na svůj finanční úřad.

Finanční úřad žádost posoudí a pokud jsou podmínky splněné, registraci zruší k datu, které stanoví v rozhodnutí. Po zrušení registrace už nejste povinní odvádět DPH z běžných plnění, musíte ale dořešit takzvané vypořádání DPH z majetku, který jste měli v obchodním majetku k datu zrušení registrace.

Kroky při zrušení registrace

• Ověřte si, že splňujete podmínky pro zrušení registrace k DPH.
• Podejte žádost o zrušení registrace na příslušný finanční úřad.
• Po schválení vypořádejte DPH z majetku evidovaného k datu zrušení.

Pokud později obrat opět překročí zákonný limit, budete se muset registrovat znovu, proto zvažte zrušení registrace i s ohledem na plánovaný vývoj podnikání.

Zrušení registrace má smysl zvážit i s ohledem na obchodní partnery – pokud většina vašich odběratelů jsou plátci DPH, kterým odpočet daně nevadí, ztráta postavení plátce pro ně nemusí být problém. Naopak pokud prodáváte hlavně koncovým spotřebitelům, může se stát neplátcem DPH konkurenčně výhodnější, protože vaše ceny mohou zůstat nižší.

Daňová evidence pro plátce DPH – na co nezapomenout

Plátce DPH musí kromě běžné daňové evidence příjmů a výdajů vést i evidenci pro účely DPH, ze které sestavuje přiznání a kontrolní hlášení. Součástí je evidence všech vydaných i přijatých daňových dokladů, rozdělených podle sazby daně a typu plnění.

Důležité je hlídat i termíny – přiznání a kontrolní hlášení k DPH se podávají měsíčně nebo čtvrtletně podle typu plátce, a to i v měsících, kdy jste neměli žádné zdanitelné plnění. Chybějící podání kontrolního hlášení bývá častým důvodem pokut, i když samotná daňová povinnost byla nulová.

Co by evidence plátce DPH měla obsahovat

• Přehled vydaných faktur s vyznačenou sazbou DPH.
• Přehled přijatých dokladů, u kterých nárokujete odpočet DPH.
• Evidenci plnění v režimu přenesené daňové povinnosti a plnění do zahraničí.

Pro kontrolu si můžete výpočet DPH i sazby ověřit přes kalkulačku pro výpočet DPH, hlavně u složitějších případů s více sazbami daně.

Vhodné je i pravidelně kontrolovat, zda vaše přijaté doklady splňují náležitosti pro uplatnění nároku na odpočet DPH, protože chybějící údaj na faktuře od dodavatele může vést k tomu, že finanční úřad nárok na odpočet neuzná. Dobrá evidence a systematická kontrola dokladů tak šetří čas i případné komplikace při kontrole.