Neplátce DPH: co si může dát do nákladů a jak fakturovat

Co si OSVČ neplátce DPH může dát do nákladů

Neplátce DPH si do nákladů uplatňuje celou částku výdaje včetně DPH, protože daň na vstupu neodečítá tak, jako to dělá plátce. Pokud tedy neplátce koupí materiál nebo služby za cenu, která v sobě zahrnuje DPH, celá tato částka jde do jeho daňové evidence jako výdaj snižující základ daně z příjmu.

To je zásadní rozdíl oproti plátci DPH, u kterého do nákladů vstupuje jen cena bez daně, protože DPH na vstupu si odečte v přiznání k DPH a de facto ho tedy nenese jako svůj náklad. OSVČ neplátce DPH tak fakticky platí vyšší reálnou cenu za nakoupené zboží a služby, protože v ní zůstává i DPH, které si nemůže nárokovat zpět.

Platí to jak pro nákup drobného spotřebního materiálu, tak pro pořízení dlouhodobého majetku, jako je počítač nebo pracovní nářadí. U dlouhodobého majetku navíc neplátce odepisuje celou pořizovací cenu včetně DPH postupně přes odpisy, zatímco plátce odepisuje jen částku bez daně. Tento rozdíl je dobré mít na paměti při srovnávání, jak se pořízení stejného majetku promítne do nákladů u obou režimů. Rozhodnutí, jestli výdaje uplatňovat skutečné, nebo procentem z příjmů takzvaným paušálem, s otázkou plátcovství DPH přímo nesouvisí, oba způsoby uplatnění výdajů může zvolit jak plátce, tak neplátce DPH.

U služeb, kde žádné DPH na vstupu často ani neexistuje, například u drobného poradenství nebo řemeslné práce bez velkého podílu materiálu, bývá rozdíl mezi plátcem a neplátcem z pohledu nákladů menší, než by se mohlo zdát.

Jaký je rozdíl mezi plátcem a neplátcem DPH v praxi

Rozdíl mezi plátcem a neplátcem DPH se projevuje na několika úrovních podnikání zároveň, nejen v samotném odvodu daně.

• Plátce DPH musí vést evidenci pro účely daně z přidané hodnoty a pravidelně podávat přiznání k DPH.
• Neplátce má jednodušší administrativu, ale nemůže si odečítat DPH na vstupu.
• Plátce k ceně pro zákazníky připočítává DPH, zatímco neplátce fakturuje jen konečnou cenu.
• Plátce DPH má u obchodních partnerů, kteří jsou také plátci, výhodu, protože si mohou z jeho faktury odečíst DPH na vstupu.

Otázka plátce vs. neplátce DPH tak nemá univerzální odpověď, kdo je výhodnější, záleží na struktuře zákazníků a nákladů konkrétního podnikání.

Status neplátce nebo plátce DPH si může kdokoli ověřit i u svého obchodního partnera, nejen u sebe, a to zdarma v registru plátců DPH. Ověření se hodí zejména před uzavřením větší zakázky, protože pomůže předejít nedorozuměním ohledně toho, jestli bude výsledná cena obsahovat DPH navíc, nebo ne.

Rozdíl mezi oběma režimy je proto potřeba mít na paměti nejen při vlastní fakturaci, ale i při sestavování cenové nabídky, aby výsledná cena pro zákazníka odpovídala tomu, co podnikatel skutečně plánoval vydělat.

Jak vypadá faktura neplátce DPH a co musí obsahovat

Faktura vystavená neplátcem DPH obsahuje běžné náležitosti daňového dokladu, jméno, adresu, IČO, popis plnění a cenu, ale bez sazby a výše DPH, případně s poznámkou, že vystavovatel není plátcem DPH. Šablona faktury pro neplátce DPH je tak jednodušší než formulář faktury, který používá plátce.

• Identifikační údaje dodavatele a odběratele.
• Číslo dokladu, datum vystavení a datum splatnosti.
• Popis dodaného zboží nebo služby.
• Celkovou fakturovanou částku bez rozpisu daně.

Pokud potřebujete vystavit zálohovou fakturu jako neplátce DPH, princip je stejný, jde jen o platbu předem na budoucí plnění, i zálohová faktura ale zůstává bez uvedené sazby nebo výše DPH.

Řada neplátců používá pro vystavování faktur online fakturační nástroje, které automaticky nabídnou správný formát dokladu podle toho, zda je uživatel označen jako plátce, nebo neplátce DPH, takže riziko, že by se DPH na faktuře objevilo omylem, je u takových nástrojů minimální. Přesto se vyplatí před odesláním faktury vždy zkontrolovat, že žádná položka s DPH v dokladu skutečně nefiguruje, hlavně pokud šablonu upravujete ručně. Nezapomeňte také, že i neplátce DPH musí fakturu vystavit ve lhůtě podle dohody se zákazníkem a řádně ji zaevidovat do své daňové evidence, i když u ní žádnou daň z přidané hodnoty neřeší.

Vzor faktury je dobré mít připravený předem, ne až v okamžiku, kdy je potřeba fakturu urychleně vystavit, protože se pak snáz zapomíná na některou z povinných náležitostí dokladu.

Jak neplátce nakupuje zboží ze Slovenska nebo z EU

Nákup zboží ze Slovenska od neplátce DPH nebo z jiného členského státu EU může mít pro neplátce specifické daňové dopady. Pokud hodnota nákupů zboží z jiných států EU v kalendářním roce přesáhne zákonný limit, vzniká povinnost registrace k DPH, byť jen pro účely tohoto konkrétního typu obchodu, tzv. identifikovaná osoba.

Podobně je potřeba sledovat pravidla i při nákupu služeb ze zahraničí, kde se u některých typů plnění uplatňuje takzvaný reverse charge, tedy že daň přiznává odběratel bez ohledu na to, zda je běžně plátcem DPH. U nákupu zboží mimo EU, například z USA, se navíc řeší i celní a dovozní DPH, které se liší od pravidel pro obchod uvnitř Evropské unie.

Status identifikované osoby je odlišný od běžné registrace k DPH, protože se týká jen konkrétních typů přeshraničních transakcí a nezakládá povinnost účtovat DPH na běžných tuzemských fakturách. I tak jde o dodatečnou administrativní povinnost, na kterou začínající OSVČ často zapomínají, dokud jim ji nepřipomene až účetní nebo finanční úřad. Podrobnosti k vystavování a přijímání dokladů v mezinárodním obchodě popisuje text o zahraniční faktuře a DPH.

Podobná pravidla, tedy vznik registrační povinnosti po překročení limitu, platí i pro nákup zboží z jiných členských států, proto se vyplatí sledovat souhrnnou hodnotu takových nákupů průběžně během roku, ne až na jeho konci.

Jak se řeší DPH u stavebních prací pro neplátce

DPH u stavebních prací funguje specificky kvůli režimu přenesené daňové povinnosti, který se ale týká jen vztahů mezi plátci DPH. Pokud si neplátce DPH nechá udělat stavební práce od plátce DPH, dodavatel mu naúčtuje cenu včetně DPH běžným způsobem, přenesená daňová povinnost se v tomto vztahu neuplatní, protože odběratel není plátcem.

Pokud je naopak dodavatelem stavebních prací sám neplátce DPH, na jeho faktuře žádná daň nefiguruje vůbec, bez ohledu na to, jestli je odběratelem plátce, nebo neplátce DPH.

Toto rozlišení je důležité hlavně pro OSVČ podnikající ve stavebnictví, protože špatné určení, jestli se má na faktuře objevit přenesená daňová povinnost, nebo standardní DPH, může vést k chybám v účetnictví na obou stranách obchodu. Neplátce DPH ve stavebnictví tak nemusí režim přenesené daňové povinnosti řešit vůbec, jeho jediným úkolem je vystavit fakturu bez DPH, stejně jako v jakémkoli jiném oboru podnikání.

Kdy se neplátci vyplatí registrace k DPH dobrovolně

Dobrovolná registrace k DPH se může vyplatit v několika typických situacích. Pokud má OSVČ hodně nákladů zatížených vysokým DPH na vstupu, například investuje do vybavení nebo materiálu, dobrovolná registrace jí umožní tuto daň nárokovat zpět a snížit tak reálné náklady podnikání.

• Obchodujete-li především s jinými plátci DPH, kterým nevadí, že k ceně připočítáváte DPH, protože si ji sami odečtou, registrace vám nepřinese nevýhodu vůči konkurenci.
• Pokud naopak prodáváte hlavně koncovým spotřebitelům, kteří DPH neodečítají, dobrovolná registrace může vaše ceny zdražit a snížit konkurenceschopnost.
• Před registrací se vyplatí spočítat, jestli převáží úspora z odpočtu DPH na vstupu, nebo nevýhoda vyšší ceny pro zákazníky.

Rozhodnutí o dobrovolné registraci k DPH je tak vždy individuální kalkulace, u které pomůže konzultace s účetním. Základní přehled, jak plátcovství DPH ověřit a jak funguje registrace, najdete v textu o tom, kdy se stát plátcem DPH.

Po dobrovolné registraci k DPH je potřeba počítat i s tím, že přiznání k DPH i případné kontrolní hlášení se stávají pravidelnou administrativní povinností, kterou je nutné plnit i v měsících, kdy podnikatel nemá téměř žádné tržby. Návrat zpět do režimu neplátce po dobrovolné registraci navíc není okamžitý a řídí se vlastními zákonnými pravidly, takže rozhodnutí o registraci by mělo být promyšlené s výhledem na delší období, ne jen na aktuální měsíc. Přiznání k DPH i případné kontrolní hlášení se po registraci podávají elektronicky přes portál MOJE daně, stejně jako běžné daňové přiznání k dani z příjmu, takže OSVČ, která se stane plátcem, začíná s tímto portálem pracovat výrazně častěji než dosud.

Než se OSVČ pro dobrovolnou registraci rozhodne, vyplatí se sestavit si jednoduchou kalkulaci na základě posledních měsíců podnikání a porovnat, jak by se výsledek lišil v režimu plátce a neplátce při stejných tržbách a nákladech.