Plátce DPH: jak vystavit fakturu a ověřit si obchodního partnera

Jak vystavit fakturu jako plátce DPH

Faktura vystavená plátcem DPH je z pohledu zákona daňový doklad, a proto musí obsahovat víc údajů než běžná faktura neplátce. Kromě obvyklých náležitostí, jako je označení dodavatele a odběratele, číslo dokladu, datum vystavení a datum uskutečnění plnění, musí obsahovat i DIČ dodavatele, základ daně, sazbu DPH a vyčíslenou výši daně u každé položky nebo souhrnně za doklad.

Povinné náležitosti daňového dokladu

• Obchodní firma nebo jméno a sídlo dodavatele i odběratele
• DIČ dodavatele, případně i odběratele, je-li plátcem
• Evidenční číslo dokladu
• Rozsah a předmět plnění
• Datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění
• Základ daně, sazbu DPH a vypočtenou výši daně

Chybějící nebo nesprávně uvedené DIČ, sazba nebo výše daně mohou vést k tomu, že odběratel nebude moci uplatnit odpočet DPH, proto se vyplatí fakturu před odesláním zkontrolovat.

Jak fakturu doplnit u zboží a u služeb

U dodání zboží se na faktuře obvykle uvádí i množství a jednotková cena, u služeb spíš popis rozsahu provedené činnosti a případně období, za které je plnění fakturováno. Pokud faktura obsahuje položky s různou sazbou DPH, například základní a sníženou sazbu u kombinace zboží a montáže, je potřeba každou sazbu vyčíslit zvlášť, aby bylo z dokladu jasné, kolik daně připadá na kterou položku.

Od kdy se stávám plátcem DPH

Povinně se plátcem DPH stáváte po překročení zákonem stanoveného obratu za dvanáct po sobě jdoucích kalendářních měsíců. Jakmile obrat tuto hranici překročí, vzniká registrační povinnost, přičemž plátcem se stáváte od prvního dne měsíce následujícího po měsíci, kdy k překročení došlo. Přihlášku k registraci je nutné podat u finančního úřadu ve lhůtě, kterou stanoví zákon o dani z přidané hodnoty.

Co dělat, pokud jste obrat překročili

Jakmile zjistíte, že jste hranici obratu překročili, nevyplácí se s registrací otálet – opožděná registrace s sebou nese riziko doměření daně a sankcí zpětně. Pokud jste plátcem od konkrétního data, DPH lze zpravidla uplatnit jen u plnění uskutečněných od tohoto data, ne zpětně za předchozí nákupy uskutečněné před registrací.

Jak sledovat vlastní obrat

Aby podnikatel termín registrace nepřehlédl, vyplatí se mu vést si průběžný přehled tržeb za posledních dvanáct měsíců, ne jen za jednotlivý kalendářní rok, protože rozhodné období se posuzuje klouzavě. To znamená, že hranice obratu se může naplnit i v polovině roku, pokud součet tržeb za poslední rok dozadu k danému měsíci limit překročí, byť by v žádném jednotlivém kalendářním roce zvlášť překročen nebyl.

Jak se dobrovolně zaregistrovat k DPH

I bez povinnosti danou obratem se lze k DPH zaregistrovat dobrovolně, pokud to dává podnikateli smysl – typicky když většina jeho odběratelů jsou také plátci a chce si uplatňovat odpočet DPH na vstupu. Žádost o dobrovolnou registraci se podává na finanční úřad, který posoudí, zda jsou splněny podmínky, a případně registraci schválí. Podrobný postup a co vyplnit v žádosti popisuje článek Kdy se stát plátcem DPH a jak si ho ověřit.

Kdy se dobrovolná registrace vyplatí

• Odběratelé jsou převážně plátci DPH, kteří si mohou daň odečíst
• Podnikatel má vysoké vstupní náklady s DPH, které chce uplatnit jako odpočet
• Firma plánuje obchodovat v zahraničí, kde je plátcovství výhodou

Naopak u podnikatelů prodávajících hlavně koncovým spotřebitelům, kteří DPH neodečítají, může dobrovolná registrace znamenat jen zdražení služby o daň bez zjevného přínosu.

Co registrace obnáší v praxi

Po schválení dobrovolné registrace se podnikatel stává plátcem se všemi povinnostmi, které z toho plynou – musí pravidelně podávat přiznání k DPH, vést evidenci pro účely daně a u nadlimitních obratů i kontrolní hlášení. Než o dobrovolnou registraci požádáte, je dobré si spočítat, zda administrativní zátěž a případné zdražení pro koncové zákazníky převáží nad přínosem z odpočtu daně na vstupu.

Jak ověřit, že je partner plátce DPH

Než fakturu vystavíte nebo než na fakturu obchodního partnera zaplatíte, vyplatí se ověřit, zda je skutečně plátcem DPH a zda nefiguruje jako nespolehlivý plátce. Ověření je zdarma a rychlé – stačí zadat IČO nebo DIČ do registru plátců DPH na webu finanční správy. Kompletní postup i to, jak s výsledkem dál pracovat, popisuje článek Registr plátců DPH: jak ověřit plátce a spočítat daň.

Proč ověření nepodceňovat

Pokud zaplatíte fakturu nespolehlivému plátci na jiný než zveřejněný bankovní účet, může ve výjimečných případech vzniknout ručení za neodvedenou daň na straně odběratele. Ověření registru proto není jen formalita, ale ochrana vlastní firmy před finančním rizikem.

Co dělat, pokud partner v registru nefiguruje

Pokud IČO nebo DIČ obchodního partnera v registru plátců DPH vůbec nenajdete, může jít o neplátce, nebo o chybně zadaný údaj – proto se vyplatí ověřit i základní identifikaci firmy ve veřejném rejstříku, ne jen v registru DPH. Pokud partner tvrdí, že je plátcem, ale registr to nepotvrzuje, je namístě si vyžádat vysvětlení ještě před tím, než na fakturu s DPH zaplatíte, protože byste jinak mohli přeplatit daň, kterou dodavatel není oprávněn účtovat.

Jak fakturovat, když nejsem plátce DPH

Neplátce DPH na faktuře daň vůbec neuvádí – cena na dokladu je konečná a žádná sazba ani výše DPH se nepočítá. Na fakturu se místo toho obvykle doplňuje text ve smyslu, že dodavatel není plátcem daně z přidané hodnoty, aby bylo odběrateli jasné, proč doklad neobsahuje daňové údaje. I neplátce ale musí dodržet ostatní náležitosti faktury jako obchodního dokladu, tedy identifikaci stran, číslo dokladu a datum vystavení.

Kdy neplátce musí DPH přesto řešit

I podnikatel, který v tuzemsku není plátcem, se může dostat do situace, kdy musí DPH přiznat – typicky při nákupu zboží nebo služeb ze zahraničí nad určitou hranici, kdy vzniká takzvaná identifikovaná osoba. V takovém případě se DPH přiznává jen u konkrétních přeshraničních transakcí, aniž by se podnikatel stal plátcem pro tuzemská plnění.

Jak neplátce pozná, že se blíží k registrační povinnosti

Neplátce by si měl průběžně hlídat celkový obrat za posledních dvanáct měsíců, aby ho blížící se hranice pro povinnou registraci nepřekvapila. Vyplatí se vést si jednoduchý přehled fakturovaných částek podle měsíců a čas od času si spočítat součet za poslední rok dozadu, zejména pokud tržby v posledních měsících rostou rychleji než dřív.

Jak řešit DPH při přeshraničních službách v EU

U služeb poskytovaných mezi plátci DPH z různých členských států EU se často uplatňuje takzvaná přenesená daňová povinnost – dodavatel fakturuje bez DPH a povinnost přiznat daň přechází na odběratele v jeho zemi. Aby tento režim fungoval, musí být obě strany registrované k dani a musí si navzájem ověřit platnost DIČ v evropském systému. Konkrétní situace, jako je poskytnutí služby českým plátcem partnerovi v jiném státě EU, popisuje i článek DPH: jak vystavit zahraniční fakturu a ověřit plátce.

Co si ověřit před vystavením zahraniční faktury

• Zda má odběratel platné evropské DIČ a je v systému veden jako plátce
• Zda jde skutečně o službu, na kterou se vztahuje přenesená daňová povinnost, nebo o dodání zboží s jinými pravidly
• Zda je nutné transakci uvést v souhrnném hlášení pro DPH

Pokud si nejste jistí, jak konkrétní přeshraniční plnění posoudit, vyplatí se to raději konzultovat s účetním nebo daňovým poradcem, protože pravidla se liší podle typu služby i podle toho, komu je poskytována. Přiznání k DPH pak podáváte elektronicky stejně jako ostatní daňová přiznání přes portál, jehož přihlášení popisuje článek Moje daně: jak se přihlásit a podat přiznání online.