Jak zjistit plátce DPH a ověřit si obchodního partnera

Jak zjistit, zda je firma plátcem DPH

Nejjednodušší způsob, jak zjistit, jestli je firma nebo OSVČ plátcem DPH, je zadat její daňové identifikační číslo (DIČ) do registru plátců DPH na webu Finanční správy. Registr je veřejně přístupný, ověření je zdarma a výsledek se zobrazí okamžitě.

Kde DIČ najdete

DIČ firmy najdete obvykle na jejích fakturách, na webových stránkách v kontaktech nebo v obchodním rejstříku spolu s dalšími údaji o firmě. Pokud DIČ nemáte k dispozici, dá se dohledat i podle IČO ve veřejném rejstříku na justice.cz nebo v živnostenském rejstříku.

Ověřování plátců DPH se vyplatí provádět zejména před uzavřením větší obchodní spolupráce, protože status plátce ovlivňuje, jak se má faktura vystavit a jak se DPH mezi stranami uplatňuje.

Kromě ověření aktuálního statusu je dobré si všímat i data, od kterého je subjekt plátcem. Pokud jste v minulosti obchodovali s firmou, která tehdy plátcem nebyla, a mezitím se plátcem stala, musíte tuto změnu zohlednit u všech nových faktur, a to i v případě, že jde o dlouhodobě zavedenou spolupráci. Ověření statusu proto nemá smysl dělat jen jednou při prvním kontaktu, ale opakovaně u větších nebo dlouhodobých zakázek, protože status plátce se může v čase měnit oběma směry.

Jak ověřit plátce DPH v systému ADIS

ADIS je informační systém Finanční správy, který mimo jiné umožňuje ověřit plátce DPH v adisu přímo přes webové rozhraní, aniž byste museli mít vlastní přístup nebo se registrovat. Stačí zadat DIČ, případně i datum, ke kterému chcete status ověřit, a systém zobrazí, zda je subjekt plátcem, k jakému datu se stal plátcem, a případně kdy plátcovství skončilo.

Co všechno ADIS ukáže

• Aktuální status plátce DPH, včetně data registrace.
• Historii registrace, pokud subjekt v minulosti přestal být plátcem a znovu se registroval.
• Informaci o tom, zda je plátce evidován jako spolehlivý, nebo nespolehlivý.
• Čísla bankovních účtů, které má plátce nahlášené pro účely DPH.

Ověření čísla bankovního účtu je důležité zejména u vyšších plateb – pokud zaplatíte plátci DPH na nezveřejněný účet, můžete se dostat do situace, kdy ručíte za neodvedenou DPH tohoto dodavatele.

Co znamená povinný plátce DPH

Povinným plátcem DPH se firma nebo OSVČ stává ze zákona po překročení stanoveného obratu za posledních dvanáct po sobě jdoucích kalendářních měsíců. Kromě povinné registrace existuje i dobrovolná registrace k DPH, kterou si podnikatel může zvolit i před dosažením obratu, pokud mu to vyhovuje z obchodních důvodů, například kvůli spolupráci s jinými plátci.

Rozdíl mezi povinným a dobrovolným plátcem

Z pohledu fakturace a povinností vůči finančnímu úřadu není mezi povinným a dobrovolným plátcem rozdíl – obě skupiny musí podávat daňové přiznání k DPH a případně i kontrolní hlášení. Rozdíl je jen v tom, z jakého důvodu plátcovství vzniklo.

Pokud obrat teprve sledujete a blížíte se limitu pro povinnou registraci, vyplatí se sledovat ho průběžně, protože zpětné zjištění překročení limitu může vést k doměření daně a sankcím za pozdní registraci. Podrobněji se okamžiku vzniku povinné registrace a postupu, jak si status plátce ověřit ještě předtím, než vám vznikne povinnost, věnuje článek kdy se stát plátcem DPH a jak si ho ověřit.

U dobrovolné registrace je dobré počítat s tím, že jde o krok, který nelze bez dalšího jednoduše vzít zpět hned po pár měsících – plátcovství obvykle musí trvat určitou minimální dobu, než je možné požádat o zrušení registrace. Než se pro dobrovolnou registraci rozhodnete, vyplatí se promyslet, jestli vám přinese víc výhod, třeba možnost odpočtu DPH na vstupu u pořizovaného vybavení, než administrativní zátěže spojené s pravidelným přiznáním a kontrolním hlášením.

Jak funguje kontrolní hlášení u čtvrtletních plátců

Kontrolní hlášení je samostatná povinnost plátců DPH, která se podává elektronicky a slouží finanční správě k párování jednotlivých plnění mezi obchodními partnery. Na rozdíl od přiznání k DPH, které mohou čtvrtletní plátci podávat jednou za tři měsíce, se kontrolní hlášení podává vždy měsíčně u právnických osob, respektive měsíčně nebo čtvrtletně u fyzických osob podle jejich zdaňovacího období pro DPH.

Co se v kontrolním hlášení uvádí

V kontrolním hlášení plátce uvádí jednotlivé vystavené a přijaté faktury nad limitem stanoveným zákonem, včetně DIČ obchodního partnera, čísla dokladu a výše daně. Finanční správa tak může porovnat, jestli si údaje u obou stran obchodu, tedy dodavatele i odběratele, odpovídají.

Nesrovnalosti v kontrolním hlášení, třeba chybějící faktura na straně jednoho z partnerů, vedou obvykle k výzvě od finančního úřadu, na kterou je nutné reagovat ve stanovené lhůtě.

Podání kontrolního hlášení i přiznání k DPH probíhá elektronicky přes portál Moje daně, kde má plátce k dispozici i historii svých předchozích podání a přehled o tom, zda mu nevznikla nějaká nesplněná povinnost. Přihlášení a základní ovládání portálu popisuje článek Moje daně: jak se přihlásit a podat přiznání online, který se hodí i pro podnikatele, kteří s elektronickým podáním teprve začínají.

Jak fakturovat mezi plátcem a neplátcem DPH

Fakturace mezi plátcem a neplátcem DPH se liší jen v tom, jak faktura vypadá po formální stránce, obchodní podstata zůstává stejná. Pokud jste neplátce DPH, vystavujete fakturu bez DPH, jen s celkovou částkou k úhradě, protože daň neodvádíte ani neúčtujete.

Fakturace mezi dvěma plátci

Pokud jsou plátci DPH obě strany, faktura musí obsahovat základ daně, sazbu DPH a vypočtenou částku daně zvlášť, aby ji odběratel mohl uplatnit jako odpočet daně na vstupu. Faktura mezi plátcem a neplátcem se liší v tom, že plátce DPH na faktuře vůči neplátci DPH stále uvádí, protože jeho povinnost odvést daň se řídí jeho vlastním statusem, ne statusem odběratele.

U OSVČ, které jsou plátci DPH, se specifické situace mohou objevit i u darování majetku, například osobního auta, kde se z hlediska DPH může jednat o zdanitelné plnění, i když nejde o klasický prodej za úplatu.

Časté nedorozumění nastává u drobných živnostníků, kteří jsou neplátci DPH a domnívají se, že musí na faktuře nějakým způsobem uvést, že DPH neplatí, aby se vyhnuli případné pokutě. Ve skutečnosti stačí neuvádět DPH vůbec a fakturovat běžnou částkou – doplňková poznámka o tom, že dodavatel není plátcem DPH, sice není povinná, ale v praxi se často uvádí, aby odběratel hned viděl, že si nemůže z faktury uplatnit odpočet daně. Ušetří to zbytečné dotazy od účetních na straně odběratele.

Jak zjistit plátce DPH na Slovensku

Pokud obchodujete se slovenskými firmami, funguje ověření obdobně jako v Česku. Slovenský registr plátců DPH je dostupný na webu slovenské finanční správy a stačí do něj zadat slovenské IČ DPH obchodního partnera, abyste zjistili, zda je platně registrovaným plátcem.

Na co si dát pozor při ověřování zahraničního plátce

Kromě národního registru je možné ověřit platnost IČ DPH obchodního partnera z libovolného členského státu Evropské unie i přes evropský systém VIES, který slouží právě k přeshraničnímu ověřování plátců DPH v rámci celé unie. To se hodí zejména při vystavování zahraniční faktury, kde je platný status plátce podmínkou pro osvobození dodání zboží do jiného členského státu od DPH.

Pokud IČ DPH obchodního partnera v systému VIES neověříte jako platné, měli byste na faktuře postupovat, jako by šlo o neplátce, a případně DPH uplatnit standardním způsobem.

Podobně jako u tuzemského registru plátců DPH se i zahraniční ověření vyplatí provádět opakovaně u dlouhodobé spolupráce, ne jen jednou na začátku. Status plátce se může v čase změnit i u zahraničního partnera, a pokud byste to přehlédli, mohli byste chybně osvobodit dodání zboží nebo služby od daně, ačkoliv už na to obchodní partner neměl nárok. Případnou chybu pak musíte řešit dodatečně, obvykle podáním opravného daňového dokladu.