Faktura bez DPH: vzor a kdy ji vystavit

Kdy se vystavuje faktura bez DPH

Fakturu bez DPH vystavuje především OSVČ nebo firma, která není plátcem daně z přidané hodnoty – ať už proto, že nepřekročila obratový limit pro povinnou registraci, nebo se dobrovolně plátcem nestala.

Další situace, kdy se faktura vystavuje bez DPH

• plnění osvobozené od daně bez nároku na odpočet, které zákon o DPH vyjmenovává
• vývoz zboží mimo Evropskou unii, který bývá od DPH osvobozený za splnění zákonných podmínek
• některá plnění v rámci EU, kde se uplatňuje jiný režim zdanění než běžná domácí DPH

U neplátce DPH je situace nejjednodušší – na faktuře prostě žádnou daň neuvádí, protože ji ani neodvádí. U plátce DPH, který vystavuje fakturu bez daně kvůli osvobozenému plnění, je naopak potřeba na faktuře uvést odkaz na důvod osvobození, ne fakturu jen zjednodušit bez vysvětlení.

Jak poznáte, že jste stále neplátce

Sledovat vlastní obrat je důležité hlavně proto, že se povinnost registrovat se k DPH neváže na jednorázovou transakci, ale na součet příjmů za posledních dvanáct po sobě jdoucích kalendářních měsíců. Než dosáhnete limitu, fakturujete bez DPH i v případě, že jde o velké nebo nárazové zakázky. Jakmile obrat limit překročí, vzniká povinnost se registrovat, a od určitého okamžiku pak musíte na fakturách daň už uvádět. Mezitím je vhodné mít vlastní evidenci obratu průběžně aktuální, ne ji dopočítávat zpětně až na konci roku.

Osvobozené plnění není totéž co neplátcovství

Je dobré rozlišovat dvě odlišné situace, které se v praxi často pletou: podnikatele, který DPH vůbec neplatí, protože není plátcem, a plátce DPH, který u konkrétního plnění daň neuplatňuje, protože jde o plnění osvobozené od daně. Zatímco u prvního případu faktura žádnou daň neobsahuje z podstaty věci, u druhého případu je nutné na dokladu uvést odkaz na příslušné ustanovení zákona, podle kterého je plnění od daně osvobozeno, jinak doklad nemusí být z pohledu kontroly finančního úřadu dostatečně průkazný.

Co musí obsahovat faktura bez DPH

Faktura bez DPH má stejné základní náležitosti jako běžná faktura, jen chybí položky týkající se sazby a výše daně. I tak by měla obsahovat všechny prvky, které identifikují doklad, dodavatele, odběratele a fakturované plnění.

Povinné údaje na faktuře bez DPH

• číslo dokladu a datum vystavení
• identifikační údaje dodavatele a odběratele, včetně IČO
• popis dodaného zboží nebo poskytnuté služby
• fakturovanou částku a datum splatnosti
• bankovní účet pro úhradu

U neplátce DPH se navíc doporučuje uvést poznámku typu „Nejsem plátce DPH“, aby bylo odběrateli jasné, proč faktura neobsahuje vyčíslenou daň, a nemusel se na to dodatečně dotazovat. Obecný přehled toho, co má faktura obsahovat, najdete v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

Jak faktura vypadá v praxi

V praxi se faktura bez DPH nejčastěji liší od faktury plátce jen tím, že namísto řádků se základem daně, sazbou a vypočtenou daní obsahuje jednu celkovou částku k úhradě. Odběratel tak na první pohled pozná, že s dodavatelem nejde počítat žádný odpočet DPH, protože žádná daň na dokladu vyčíslená není. U firem, které nakupují od menších dodavatelů – OSVČ na paušální dani nebo s nízkým obratem – je to běžná a očekávaná podoba dokladu, se kterou účetní oddělení pracují bez problémů.

Jak vypadá faktura pro plátce DPH oproti neplátci

Faktura vystavená plátcem DPH obsahuje navíc povinné údaje týkající se daně, které u neplátce chybí, protože je logicky nemá co uvádět.

Co má faktura plátce DPH navíc

• základ daně vyčíslený samostatně od celkové ceny
• uplatněnou sazbu DPH u daného plnění
• vypočtenou výši DPH v korunách
• své daňové identifikační číslo (DIČ), pokud jím disponuje

Pokud jste se v průběhu podnikání stali plátcem DPH, je potřeba si fakturační šablonu upravit tak, aby nová pole automaticky doplňovala. Naopak pokud plátcem nejste, dávejte pozor, aby stará šablona z dřívějška DPH nepočítala automaticky – to je jedna z běžných chyb u ručně upravovaných vzorů faktur.

Riziko chybně nastavené šablony

Jedna z nejčastějších praktických chyb nastává právě při přechodu ze stavu neplátce na plátce DPH nebo naopak. Pokud si podnikatel nastaví fakturační šablonu jednou a pak zapomene na status DPH při další úpravě reagovat, může se stát, že vystaví fakturu s nesprávně vyčíslenou daní, nebo naopak fakturu bez DPH v okamžiku, kdy už je plátcem a daň uvést měl. Obě situace komplikují účetnictví jak vám, tak odběrateli, a oprava obvykle vyžaduje vystavení dodatečného opravného dokladu. Po každé změně statusu plátce DPH je proto vhodné šablonu i účetní nebo fakturační software zkontrolovat a upravit hned, ne až při vystavování další faktury.

Jak opravit chybu na vydané faktuře s DPH

Chybu na vydané faktuře s DPH, například špatně uvedenou částku nebo sazbu daně, opravuje vystavitel dobropisem, přesněji opravným daňovým dokladem, ne přepsáním nebo smazáním původní faktury.

Postup opravy

• vystavte opravný doklad s odkazem na číslo původní faktury
• uveďte, v čem oprava spočívá a jaký je rozdíl oproti původnímu dokladu
• opravný doklad zaevidujte i do přiznání k DPH za období, ve kterém byl vystaven, podle pravidel platných pro opravy základu daně

Pokud opravujete fakturu, u které už odběratel uplatnil odpočet DPH, informujte ho o vystavení opravného dokladu co nejdříve, aby si mohl podle toho upravit vlastní přiznání k DPH.

Kdy stačí jen doplnit chybějící údaj

Ne každá chyba na faktuře vyžaduje vystavení opravného daňového dokladu. Pokud jde o formální nedostatek, který nemá vliv na výši daně – například překlep v adrese odběratele nebo chybějící variabilní symbol – stačí obvykle vystavit opravenou fakturu nebo dodatečně chybějící údaj doplnit a informovat o tom odběratele. Opravný daňový doklad, tedy dobropis nebo vrubopis, je nutný především tehdy, když se mění základ daně nebo výše samotné daně, protože právě tyto údaje mají přímý dopad na přiznání k DPH obou stran.

Do kdy lze uplatnit odpočet DPH z faktury

Nárok na odpočet DPH z přijaté faktury může plátce uplatnit ve lhůtě, kterou stanovuje zákon o DPH. Obecně platí, že tato lhůta trvá několik let od konce zdaňovacího období, ve kterém nárok na odpočet vznikl, přesnou délku lhůty a podmínky pro její případné prodloužení nebo krácení je ale vždy dobré ověřit podle aktuálního znění zákona.

Na co si dát pozor

• odpočet lze uplatnit jen na základě řádného daňového dokladu se všemi náležitostmi
• u opožděně doručených faktur ze zahraničí se lhůta počítá stejně jako u tuzemských dokladů
• po uplynutí zákonné lhůty nárok na odpočet zaniká a už ho nelze dodatečně uplatnit

Pokud fakturu obdržíte se zpožděním a týká se plnění z dřívějšího období, souvislosti s dodatečným přiznáním k DPH podrobně popisujeme v samostatném článku o pozdě zaslaných fakturách ze zahraničí.

Proč lhůtu nepodceňovat

Podnikatelé někdy fakturu od dodavatele odloží stranou a zaúčtují ji až s odstupem, třeba při čištění složky s doklady na konci roku. U DPH je ale tento zvyk rizikový, protože po uplynutí zákonné lhůty nárok na odpočet zaniká bez ohledu na to, že fakturu fyzicky máte a je v pořádku. Vyplatí se proto přijaté faktury zpracovávat průběžně, ideálně hned po doručení, a nenechávat účetní uzávěrku na poslední chvíli, kdy se snadno na některý doklad zapomene.

Kde stáhnout vzor faktury bez DPH zdarma

Vzor faktury bez DPH najdete volně ke stažení online ve formátu pro textový editor, tabulkový procesor nebo jako hotové PDF k vyplnění. Pro neplátce DPH je důležité zvolit šablonu, která pole pro daň vůbec neobsahuje, ne jen šablonu s nulovou sazbou.

Než si vzor stáhnete

• zkontrolujte, jestli šablona obsahuje poznámku o tom, že vystavovatel není plátcem DPH
• ověřte, že vzor obsahuje všechny povinné náležitosti, ne jen ty základní
• pokud plánujete fakturovat pravidelně, zvažte přechod na online generátor nebo fakturační aplikaci místo ruční úpravy šablony pokaždé znovu

Přehled fakturačních nástrojů a tipy na výběr toho pravého najdete v článku Faktura online: jak vystavit fakturu a co musí obsahovat. Než fakturu odešlete zahraničnímu odběrateli, ověřte si i jeho status plátce DPH podle postupu v článku Kdy se stát plátcem DPH a jak si ho ověřit, případně přímo v registru popsaném v článku Registr plátců DPH: jak ověřit plátce a spočítat daň. Přiznání a další formuláře k DPH dnes podáváte elektronicky přes portál popsaný v článku Moje daně: jak se přihlásit a podat přiznání online.

Ruční šablona, nebo online generátor

Ruční šablona ve formátu tabulkového procesoru je vhodná pro podnikatele, kteří fakturují jen zřídka a chtějí mít nad vzhledem dokladu plnou kontrolu. Jakmile ale fakturujete pravidelně víc klientům, ruční úprava stejné šablony pokaždé znovu zvyšuje riziko chyby – překlepu v čísle dokladu, opomenutého údaje nebo špatně dopočítané částky. Online generátor nebo fakturační aplikace tato rizika omezují tím, že hlídají povinné náležitosti automaticky a číslují doklady v nepřerušované řadě samy, takže se k tomuto řešení dlouhodobě vyplatí přejít i drobným OSVČ.