Faktura online: jak vystavit fakturu a co musí obsahovat

Co musí obsahovat faktura podle zákona

Faktura je z právního hlediska obchodní listina, u plátců DPH navíc daňový doklad, který musí splňovat zákonem dané náležitosti. Bez nich může být faktura pro odběratele nebo finanční úřad neuznatelná.

Povinné náležitosti faktury

• označení, že jde o fakturu, a její pořadové číslo
• identifikační údaje dodavatele a odběratele (název, adresa, IČO, případně DIČ)
• datum vystavení a datum splatnosti
• datum uskutečnění zdanitelného plnění, pokud jde o plátce DPH
• popis dodaného zboží nebo poskytnuté služby
• fakturovanou částku a způsob platby
• bankovní účet, na který má odběratel zaplatit

Plátci DPH musí navíc uvádět základ daně, sazbu DPH a vypočtenou výši daně zvlášť, případně odkaz na příslušné ustanovení zákona, pokud se uplatňuje osvobození od daně nebo přenesená daňová povinnost.

Co se stane, když faktuře chybí náležitost

Pokud faktura postrádá některou z povinných náležitostí, u plátců DPH to může znamenat, že daňový doklad nebude uznaný pro účely odpočtu daně. U neplátců DPH je riziko spíš praktické – odběratel může platbu pozdržet nebo fakturu vrátit k opravě, což zbytečně prodlouží dobu do zaplacení. Vyplatí se proto mít šablonu faktury nastavenou jednou pořádně a dál ji jen používat, ne každou fakturu skládat od nuly.

Pro faktury vystavované v cizí měně je dobré vždy uvádět i přepočet na koruny, pokud to vaše účetní vyžaduje pro zaúčtování tuzemské tržby, i když samotná faktura zůstává primárně v měně, na které jste se s odběratelem dohodli.

Jak vystavit fakturu online zdarma

Fakturu si dnes vystavíte během pár minut přes online generátor nebo fakturační aplikaci, aniž byste museli řešit formátování v textovém editoru. Stačí zadat údaje o dodavateli a odběrateli, popis plnění a částku, systém automaticky vygeneruje fakturu ve formátu PDF.

Na co si dát pozor u zdarma dostupných nástrojů

• bezplatné verze bývají omezené počtem faktur za měsíc
• zkontrolujte, jestli generátor umí i faktury v cizí měně, pokud fakturujete do zahraničí
• ověřte, že si můžete stažené faktury zpětně dohledat, i pokud přestanete nástroj používat

Pro drobné OSVČ s nižším počtem faktur měsíčně bezplatné nástroje obvykle plně stačí, s rostoucím objemem fakturace se ale vyplatí zvážit placenou verzi s propojením na účetnictví nebo bankovní účet.

Číslování faktur

Faktury musí mít nepřerušovanou číselnou řadu, ze které je zpětně dohledatelné pořadí vystavených dokladů. Nejčastěji se používá formát kombinující rok a pořadové číslo, například ve tvaru 2026001. Fakturační aplikace číslo generují automaticky a hlídají, aby se žádné číslo neopakovalo ani nepřeskočilo, což při ručním vedení v textovém editoru snadno uniká pozornosti.

Pokud fakturu tisknete, počítejte i s tím, že u některých odběratelů, hlavně větších firem, je zvykem přijímat faktury výhradně elektronicky přes fakturační portál nebo e-mail v konkrétním formátu, což se vyplatí ověřit ještě před vystavením první faktury pro daného klienta.

Faktura vzor ke stažení

Kromě online generátorů existují i hotové šablony faktur ke stažení – ve formátu pro textový editor nebo tabulkový procesor, které si upravíte podle vlastních potřeb. Vzor je vhodný hlavně pro ty, kdo fakturují jen občas a nechtějí kvůli tomu zakládat účet ve fakturační aplikaci.

Podrobný vzor faktury s vysvětlením jednotlivých položek a příkladem správně vyplněného dokladu najdete v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

I při použití vzoru je dobré dvakrát zkontrolovat, jestli šablona odpovídá vaší aktuální situaci – tedy jestli obsahuje pole pro DPH, pokud jste se mezitím stali plátcem, nebo naopak je zbytečně nezahrnuje, pokud plátcem nejste. Zastaralý vzor stažený před lety může postrádat i formální náležitosti, které mezitím přibyly.

Co je proforma faktura a kdy ji použít

Proforma faktura je předběžný doklad, kterým vyzýváte odběratele k platbě ještě předtím, než skutečně dodáte zboží nebo službu. Na rozdíl od běžné faktury nejde o daňový doklad a nezaznamenává se jako uskutečněná tržba ani u plátce, ani u neplátce DPH.

Kdy se proforma faktura hodí

• u zakázek vyžadujících zálohu předem
• u nových zákazníků, kde chcete platbu jistit před zahájením práce
• u zahraničních obchodů, kde odběratel potřebuje podklad pro celní nebo platební účely

Jakmile odběratel proforma fakturu uhradí, vystavíte mu už řádný daňový doklad – buď fakturu na přijatou zálohu, nebo finální fakturu po dodání celého plnění, podle toho, jak máte obchod nastavený.

Časté chyby u proforma faktury

Nejčastější chybou je, že si podnikatel proforma fakturu splete s běžnou fakturou a zaeviduje ji jako tržbu, i když k dodání plnění ještě nedošlo. To může zkreslit účetnictví i daňové přiznání. Proforma fakturu proto v účetnictví nezaznamenávejte, dokud nevystavíte navazující řádný daňový doklad po přijetí platby nebo po dodání zboží či služby.

V praxi se proforma faktura hodí i jako podklad pro interní schválení nákupu na straně odběratele, který si díky ní může předem naplánovat platbu, aniž by šlo o závaznou tržbu na straně dodavatele.

Jak zaúčtovat přijatou fakturu ze zahraničí

Faktury přijaté od zahraničních dodavatelů se do českého účetnictví nebo daňové evidence zaznamenávají v přepočtu na koruny, obvykle podle kurzu vyhlášeného Českou národní bankou platného ke dni uskutečnění účetního případu.

Co navíc řešit u DPH

Pokud jste plátce DPH a nakupujete zboží nebo služby od plátce z jiného členského státu EU, obvykle se uplatňuje režim přenesené daňové povinnosti – DPH si přiznáváte a zároveň nárokujete sami, dodavatel vám ji na faktuře neúčtuje. U dodavatelů mimo EU se postup liší podle typu plnění a je vhodné ho konzultovat s účetní, protože chybné zaúčtování DPH u zahraničních transakcí patří mezi časté chyby, které finanční úřad při kontrole odhalí jako první.

Než zahraniční fakturu zaúčtujete, vyplatí se ověřit i status zahraničního dodavatele – podrobný postup najdete v článku DPH: jak vystavit zahraniční fakturu a ověřit plátce.

Přesný okamžik, ke kterému se kurz použije, i způsob zaokrouhlení výsledné částky se může mírně lišit podle interních postupů vaší účetní, proto je praktické mít tato pravidla u zahraničních dokladů nastavená jednotně předem.

U opakovaných zahraničních dodávek se vyplatí mít nastavený jednotný postup pro celý tým, aby se stejná faktura nezaúčtovávala pokaždé jinak podle toho, kdo ji zrovna zpracovává.

Fakturační nástroje a aplikace pro OSVČ

Fakturačních aplikací je na trhu celá řada, od jednoduchých generátorů po komplexní nástroje propojené s bankovním účtem, které automaticky párují platby s vystavenými fakturami a hlídají splatnost.

Co zvážit při výběru nástroje

• propojení s bankou pro automatické sledování plateb
• možnost nastavit opakované faktury u pravidelných klientů
• export dat pro účetní nebo do účetního softwaru
• podporu vícejazyčných a vícemměnových faktur, pokud fakturujete do zahraničí

Pokud vám odběratel nezaplatí ani po splatnosti, nezapomeňte na formální upomínku – jak ji napsat a co dělat dál, popisujeme v článku Upomínka nezaplacené faktury: jak ji napsat a co dělat dál. Přehled toho, jak si vzájemné pohledávky a závazky s obchodním partnerem započíst, najdete v článku Vzor faktury a zápočet: praktický návod pro OSVČ. A pokud přijímáte i hotovostní platby, doplňte si fakturaci o přehled pokladní evidence v článku EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.

Kdy se vyplatí platit za fakturační software

Pokud fakturujete jen pár dokladů měsíčně, bezplatná verze generátoru obvykle stačí. Jakmile ale počet faktur roste, přibývají opakující se klienti nebo potřebujete propojení s bankou a účetnictvím, placená verze fakturačního softwaru ušetří čas, který byste jinak strávili ručním párováním plateb a kontrolou splatnosti.

Než se pro konkrétní nástroj rozhodnete natrvalo, vyplatí se vyzkoušet bezplatnou zkušební verzi a ověřit, jestli vám vyhovuje uživatelské rozhraní i způsob, jakým se v aplikaci hledají starší doklady – to je totiž činnost, kterou budete dělat opakovaně po celou dobu podnikání.

Zvyknout si na jeden konzistentní nástroj se vyplatí i kvůli přehlednosti pro účetní, které tak stačí jednou nastavit export dat a dál už jen pravidelně kontrolovat nové doklady.