Fakturace online zdarma: jak vystavit fakturu bez papírování

Jak vystavit fakturu online zdarma

Nejrychlejší cestou k vystavení faktury je bezplatný online generátor nebo fakturační aplikace s bezplatnou variantou. Do formuláře vyplníte údaje o sobě jako dodavateli, údaje o odběrateli, popis dodaného zboží nebo služby, cenu a splatnost, a systém automaticky doplní číslo faktury a další povinné údaje.

Výhodou online fakturace oproti ručnímu psaní je i to, že si nástroj pamatuje historii vystavených faktur, hlídá jejich číselnou řadu a umožňuje snadno vygenerovat upomínku při nezaplacení. Některé nástroje navíc propojí fakturaci s přehledem plateb a napojí ji na bankovní účet, takže vidíte, které faktury už byly uhrazené a u kterých se blíží nebo už uplynula splatnost, aniž byste musely ručně kontrolovat výpis z účtu.

Hotovou fakturu si stáhnete jako PDF, které je připravené k odeslání e-mailem, případně přes datovou schránku, pokud jde o komunikaci s úřadem nebo jinou firmou, která datovku vyžaduje. PDF formát zajišťuje, že dokument vypadá u odběratele stejně, jako když jste ho vytvořili, bez ohledu na zařízení, na kterém si ho otevře.

Kdy stačí generátor a kdy fakturační aplikace

Pro jednorázovou nebo příležitostnou fakturu vám bohatě postačí jednoduchý generátor bez registrace, kde vyplníte formulář, stáhnete PDF a nemusíte se nikde zakládat účet ani nic instalovat. Pokud fakturujete pravidelně, vyplatí se přejít na plnohodnotnou fakturační aplikaci, která uchovává historii a hlídá povinné náležitosti za vás.

Jaké online nástroje pro fakturaci existují

Na trhu existuje řada online nástrojů pro fakturaci – od jednoduchých generátorů, kde vyplníte formulář a stáhnete PDF bez registrace, přes fakturační aplikace s bezplatným tarifem pro nízký počet faktur měsíčně, až po komplexní účetní software, kde je fakturace jen jednou z funkcí vedle evidence výdajů a přehledů pro daňové přiznání.

Při výběru nástroje se vyplatí zvážit, kolik faktur měsíčně reálně vystavujete a jestli potřebujete jen fakturaci, nebo i navazující funkce jako sledování plateb, upomínky, evidence výdajů nebo export dat pro účetního. Začínající OSVČ si často vystačí s bezplatným nebo levným tarifem, s růstem obratu se pak hodí přejít na propracovanější řešení.

Dobré je také ověřit, jestli nástroj umí vystavit fakturu i v cizí měně a cizím jazyce, pokud fakturujete zahraničním klientům, a zda podporuje potřebné formáty pro elektronickou fakturaci, pokud vaši odběratelé takový formát vyžadují. U veřejných zakázek nebo velkých firem se čím dál častěji setkáte s požadavkem na strukturovanou elektronickou fakturu v konkrétním formátu, ne jen s PDF přílohou v e-mailu, proto se vyplatí si tento požadavek ověřit dopředu.

Zdarma, nebo placený nástroj

Bezplatné tarify bývají omezené počtem faktur měsíčně nebo chybějícím brandingem (logo firmy na faktuře), placené varianty tato omezení odstraňují a přidávají funkce jako opakované faktury nebo napojení na účetnictví. Než se rozhodnete pro placenou variantu, vyzkoušejte si bezplatný tarif alespoň měsíc, ať vidíte, jestli vám počet vystavených faktur i rozsah funkcí reálně stačí, nebo je lepší rovnou přejít na vyšší tarif.

Co musí faktura jako daňový doklad obsahovat

Faktura jako daňový doklad musí obsahovat základní náležitosti bez ohledu na to, zda jste plátce DPH, nebo ne. Patří mezi ně označení dokladu a jeho číslo, identifikační údaje dodavatele a odběratele (název nebo jméno, adresa, IČO), datum vystavení a datum splatnosti, popis dodaného zboží nebo služby, jednotkovou cenu a celkovou cenu k úhradě.

Pokud jste plátce DPH, musí faktura navíc obsahovat DIČ dodavatele i odběratele (je-li plátcem), datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně, sazbu daně a výši daně za jednotlivé sazby. Neplátci DPH tyto údaje neuvádí, protože daň neúčtují, ale ostatní povinné náležitosti platí pro ně stejně. Neplátce navíc na faktuře často uvádí větu, že není plátcem DPH, což odběrateli hned objasní, proč na dokladu daň chybí, a předejde se tak zbytečným dotazům.

Chybějící nebo nesprávně uvedené náležitosti mohou způsobit, že odběratel fakturu odmítne proplatit nebo si u ní nemůže uplatnit odpočet DPH, pokud je sám plátcem. Proto se vyplatí před odesláním faktury zkontrolovat, že obsahuje všechny povinné údaje, případně si projít i to, jak se dá faktura vzájemně započíst s protipohledávkou, pokud si s odběratelem navzájem něco dlužíte.

Faktura vs. jiné doklady

Faktura se liší od dodacího listu nebo pokladního dokladu tím, že slouží primárně jako doklad k platbě a pro daňové účely, zatímco dodací list potvrzuje fyzické předání zboží. V praxi se oba doklady často vystavují společně u dodávek zboží, zatímco u čistě digitálních služeb (poradenství, grafika, vývoj) dodací list obvykle chybí a stačí samotná faktura.

Jak fakturovat do zahraničí (EU) online

Fakturace do zahraničí v rámci EU se řídí obdobnými pravidly jako tuzemská faktura, s několika důležitými rozdíly. Na faktuře musíte uvést i platné DIČ odběratele, které si můžete ověřit v evropském systému VIES, a informaci o místě plnění, protože podle něj se určuje, kde a jak se daň z přidané hodnoty odvádí.

U B2B služeb poskytovaných v rámci EU se často uplatňuje takzvaný režim přenesení daňové povinnosti (reverse charge) – dodavatel na faktuře neuvádí DPH a uvede místo toho poznámku, že daň odvede odběratel ve své zemi. To je běžné například u IT služeb, poradenství nebo grafických prací poskytovaných zahraničním firmám.

Pokud fakturujete v cizí měně, je potřeba na faktuře uvést i přepočet na koruny podle platného kurzu ke dni uskutečnění plnění, protože daňové přiznání se podává v korunách. Většina online fakturačních nástrojů umí kurz automaticky doplnit podle kurzovního lístku ČNB, takže si přepočet nemusíte hlídat ručně a snižujete riziko chyby v přiznání.

Faktury mimo EU

U zákazníků mimo Evropskou unii se pravidla mohou dále lišit, zejména u fyzického vývozu zboží, kde se řeší i celní náležitosti. U takových zakázek je vhodné konzultovat postup s účetním, aby fakturace odpovídala platným pravidlům, včetně toho, jestli je potřeba k faktuře přiložit i další celní nebo přepravní dokumenty. Pokud kromě zahraniční fakturace platby přijímáte i v hotovosti přímo v provozovně, souvisí to i s evidencí tržeb, jak popisuje článek o možném návratu evidence tržeb v nové podobě.

Jak najít vzor faktury v PDF ke stažení

Vzor faktury v PDF najdete zdarma na webech řady fakturačních nástrojů i účetních poraden – stačí si stáhnout šablonu, doplnit vlastní údaje a uložit jako nový dokument. Vzor je dobrý pro rychlý start nebo jednorázovou fakturu, u pravidelného fakturování se ale vyplatí přejít na nástroj, který číslování a povinné náležitosti hlídá automaticky.

Při použití staženého vzoru je důležité zkontrolovat, že odpovídá aktuálním požadavkům na náležitosti faktury a že jste ho správně přizpůsobili svému postavení – tedy zda jste plátce, nebo neplátce DPH, a podle toho doplnili nebo naopak vynechali údaje o dani.

Kromě generických vzorů existují i specializované šablony pro konkrétní obory, například pro služby, zboží nebo stavební práce, kde se liší popis položek a případně použití režimu přenesení daňové povinnosti u stavebnictví. Vyplatí se stáhnout vzor v editovatelném formátu (ne jen jako obrázek), abyste do něj mohli údaje doplnit přímo na počítači a nemuseli fakturu vyplňovat ručně.

Kdy vzor nestačí

Jakmile fakturujete pravidelně víc než pár faktur měsíčně, ruční vyplňování vzoru se stává neefektivní a roste riziko chyby v číslování nebo opomenutí povinného údaje. V takové situaci se vyplatí přejít na fakturační aplikaci, ideálně takovou, která umí vygenerovat i fakturu podle vzoru s automaticky doplněnými povinnými náležitostmi.