Jednoduchá faktura zdarma: vzor a jak správně fakturovat

Kde stáhnout jednoduchou fakturu zdarma

Nejjednodušší cestou k první faktuře je stáhnout si volně dostupnou šablonu. Většina účetních a fakturačních programů nabízí zdarma jednoduchý vzor faktury ve formátu Excel nebo Word, který stačí doplnit vlastními údaji. Pro OSVČ s nižším počtem faktur měsíčně to bývá plně dostačující řešení.

Druhou možností je použít online fakturační nástroj, který fakturu vygeneruje ve správném formátu automaticky, hlídá číselnou řadu dokladů a umožňuje fakturu rovnou odeslat e-mailem nebo exportovat do PDF. Tento způsob se hodí, jakmile počet vystavených faktur naroste a ruční vyplňování v Excelu začne být nepřehledné.

Na co dát pozor u volně stažené šablony

Před použitím šablony je vhodné zkontrolovat, jestli obsahuje všechny povinné náležitosti daňového dokladu a jestli odpovídá aktuální legislativě, protože starší vzory někdy chybí například správné označení pro neplátce DPH. Podrobný návod, jak fakturu krok za krokem sestavit, najdete v článku jak napsat fakturu, vzor a povinné náležitosti. Volba mezi Excelem a online nástrojem by měla odrážet i to, jestli fakturu vystavujete jen příležitostně, nebo se stane pravidelnou součástí měsíční administrativy, protože se vyplatí investovat čas do nastavení až tehdy, kdy se investice reálně vrátí v ušetřeném čase.

Co musí faktura jako daňový doklad obsahovat

Aby faktura fungovala jako platný daňový doklad, musí splňovat náležitosti dané zákonem o dani z přidané hodnoty (u plátců DPH) a obecné požadavky na účetní nebo daňový doklad podle zákona o účetnictví.

Povinné údaje na faktuře

• Číslo dokladu v návaznosti na číselnou řadu
• Označení dodavatele a odběratele (název, adresa, IČO, případně DIČ)
• Popis dodaného zboží nebo poskytnuté služby
• Datum vystavení a datum splatnosti
• Cenu bez daně, sazbu a výši daně, pokud jde o plátce DPH
• Celkovou fakturovanou částku

U plátců DPH se navíc vyžaduje datum uskutečnění zdanitelného plnění, které se nemusí shodovat s datem vystavení faktury. Přehled, jak fakturu online snadno vystavit a co na ní nesmí chybět, popisuje i článek faktura online, jak vystavit fakturu a co musí obsahovat. Kromě povinných údajů se na faktuře běžně uvádí i způsob platby a číslo bankovního účtu, případně QR kód pro platbu, který usnadňuje odběrateli rychlé zaplacení bez ručního přepisování údajů.

Kolik může fakturovat OSVČ na volnou nebo řemeslnou živnost

Výše fakturované částky není zákonem nijak omezena, ať už jde o volnou, řemeslnou nebo vázanou živnost. OSVČ může fakturovat v podstatě jakoukoli částku, pokud odpovídá skutečně provedené práci nebo dodanému zboží v rámci oboru, na který má živnostenské oprávnění.

Reálné omezení nastává jinde: fakturovaná činnost musí spadat pod obor, ke kterému má OSVČ platné živnostenské oprávnění. Sekretářské a administrativní práce se typicky řadí pod volnou živnost v oboru poradenská a konzultační činnost nebo administrativní služby, řemeslné obory jako truhlářství nebo instalatérské práce naopak vyžadují řemeslnou živnost s prokázanou odbornou způsobilostí.

Kdy vzniká povinnost k DPH

Jediný praktický finanční limit, který OSVČ musí hlídat, je limit ročního obratu pro povinnou registraci k dani z přidané hodnoty. Po jeho překročení se OSVČ musí registrovat jako plátce DPH bez ohledu na to, o jaký typ živnosti jde. Pokud OSVČ fakturuje v rámci více oborů najednou, je vhodné mít ohlášené všechny odpovídající obory volné, řemeslné nebo vázané živnosti, aby fakturovaná činnost formálně odpovídala rozsahu živnostenského oprávnění.

Jak zaúčtovat uhrazenou zálohovou fakturu v daňové evidenci

Zálohová faktura sama o sobě není daňovým dokladem v pravém slova smyslu, jde o výzvu k platbě předem, ještě před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. V daňové evidenci se přijatá platba na základě zálohové faktury eviduje jako záloha, tedy jako peněžní prostředky přijaté předem, ne jako výnos nebo zdanitelný příjem.

Teprve po dodání zboží nebo dokončení služby se vystaví konečná (zúčtovací) faktura, ve které se záloha odečte od celkové ceny a doplatí se rozdíl. Právě tato konečná faktura je daňovým dokladem a zaúčtuje se jako skutečný příjem k datu uskutečnění plnění.

Praktický postup v daňové evidenci

V peněžním deníku se přijetí zálohy zaznamená jako příjem peněz bez vlivu na základ daně, po vystavení konečné faktury se pak zaúčtuje skutečný zdanitelný příjem. U OSVČ, plátců DPH, navíc přijatá záloha zakládá povinnost přiznat DPH už ke dni přijetí platby, ne až ke dni vystavení konečné faktury. Pokud je záloha nižší než celková cena, konečná faktura musí obsahovat rozpis, kolik z celkové ceny bylo uhrazeno zálohou a kolik zbývá doplatit, aby byl doklad srozumitelný pro obě strany i pro případnou kontrolu.

Jak zaúčtovat fakturu přijatou ze zahraničí (EU)

Faktura přijatá od dodavatele z jiného členského státu EU se v daňové evidenci zaúčtuje jako běžný výdaj, pokud jde o pořízení pro účely podnikání, přepočet cizí měny na koruny se provede kurzem platným ke dni uskutečnění platby nebo přijetí dokladu, podle zvolené metody přepočtu.

Pokud je OSVČ plátcem DPH nebo identifikovanou osobou, musí navíc u pořízení zboží nebo přijaté služby z EU řešit takzvané přenesení daňové povinnosti, tedy sama si k faktuře dopočítat a přiznat českou DPH, i když dodavatel žádnou DPH na faktuře neuváděl.

Rozdíl mezi zbožím a službou z EU

U zboží se povinnost registrace k DPH jako identifikovaná osoba váže na překročení ročního limitu hodnoty pořízení, u přijatých služeb ze zahraničí (typicky reklama, software, poradenství) vzniká povinnost přiznat DPH prakticky bez ohledu na výši částky. Neplátcům DPH se proto vyplatí sledovat, od koho a co ze zahraničí nakupují. U opakovaných nákupů ze zahraničí, typicky předplatné softwarových nástrojů nebo reklamních platforem, se doporučuje vést si jednoduchý přehled dodavatelů a částek, aby se dal snadno vyhodnotit okamžik, kdy vznikne registrační povinnost.

Kdy se faktura uvádí v kontrolním hlášení

Kontrolní hlášení podávají pouze plátci DPH, a to k datu uskutečnění zdanitelného plnění, nikoli podle data vystavení faktury. Pokud tedy dodavatel z EU vystaví fakturu koncem jednoho měsíce, ale zboží nebo služba je fyzicky dodána až v měsíci následujícím, uvádí se plnění v kontrolním hlášení za měsíc, ve kterém k dodání skutečně došlo.

Stejné pravidlo platí i pro tuzemské faktury: rozhodující je okamžik uskutečnění zdanitelného plnění, tedy zpravidla den dodání zboží nebo poskytnutí služby, případně den přijetí platby u záloh.

Co dělat při rozporu mezi vystavením a dodáním

Pokud se datum vystavení a datum dodání liší o víc než jeden měsíc, je potřeba zkontrolovat, do kterého zdaňovacího období plnění skutečně patří, aby kontrolní hlášení odpovídalo skutečnosti a nedošlo k rozporu s přiznáním k DPH. Souvisejícím tématem je i vzájemné vyrovnání pohledávek mezi firmami popsané v článku vzor faktury a zápočet, praktický návod pro OSVČ. Chybné zařazení plnění do nesprávného zdaňovacího období patří mezi nejčastější nedostatky, které finanční úřad při kontrole DPH odhaluje, proto se vyplatí tomuto detailu věnovat pozornost i u zdánlivě drobných zahraničních dokladů.

Jak vystavit fakturu jako neplátce DPH

Faktura vystavená OSVČ, která není plátcem DPH, se od faktury plátce liší hlavně tím, že neobsahuje sazbu ani výši daně z přidané hodnoty. Cena na faktuře je tedy konečná, protože se k ní žádná daň nepřipočítává.

I neplátce DPH musí na faktuře uvést své identifikační číslo osoby (IČO), i když u něj nemá smysl uvádět DIČ pro účely DPH, protože k dani registrovaný není. Doporučuje se navíc na fakturu doplnit poznámku, že vystavovatel není plátcem DPH, aby nedošlo k nedorozumění na straně odběratele.

Ostatní náležitosti zůstávají stejné

Kromě chybějící daně musí faktura neplátce obsahovat stejné základní údaje jako faktura plátce: číslo dokladu, identifikaci obou stran, popis plnění, cenu, datum vystavení a splatnosti. Pro rychlé přehledy fakturačních povinností a novinek v oblasti evidence tržeb je užitečný i článek EET v roce 2027, vrací se evidence tržeb?. Pokud se OSVČ v průběhu roku stane plátcem DPH, musí od data registrace vystavovat faktury už v novém formátu se sazbou a výší daně, proto je vhodné mít připravenou aktualizovanou šablonu předem.