Vzor faktury zdarma: jak vypadá a co musí obsahovat

Co musí obsahovat správný vzor faktury

Formuláře - faktura vzor se na internetu najde snadno, méně lidí už ale ví, co všechno musí obsahovat, aby doklad obstál jako daňový doklad. Základ tvoří číslo faktury, datum vystavení a datum splatnosti, označení dodavatele a odběratele včetně identifikačních čísel, popis dodaného zboží nebo služby a celkovou cenu.

Pokud jste plátci DPH, faktura navíc musí obsahovat základ daně, sazbu daně a výši daně zvlášť, případně datum uskutečnění zdanitelného plnění, pokud se liší od data vystavení. Podrobný rozpis povinných náležitostí a to, jak fakturu krok za krokem napsat, najdete v samostatném článku.

Vzor faktury by měl mít i místo pro způsob platby, tedy číslo bankovního účtu nebo QR kód pro platbu, a variabilní symbol, podle kterého platbu spárujete s konkrétním dokladem. U OSVČ neplátců DPH se navíc doporučuje uvést větu o tom, že nejsou plátci daně z přidané hodnoty, ať je to odběrateli hned jasné.

Co na faktuře chybí nejčastěji

• Číslo faktury, bez něj doklad nesplňuje formální náležitosti.
• Datum splatnosti, bez kterého odběratel neví, dokdy má zaplatit.
• Označení, zda jde o plátce nebo neplátce DPH.
• Variabilní symbol pro platbu, který usnadní párování plateb v účetnictví.

Chybějící náležitost sama o sobě fakturu neruší jako doklad o dluhu, ale může znamenat problém při daňové kontrole nebo při uplatnění nároku na odpočet DPH na straně odběratele. Proto se vyplatí mít fakturační vzor jednou pořádně nastavený a dál ho jen recyklovat, místo abyste každou fakturu skládali od začátku.

Kde najít vzor jednoduché faktury zdarma ke stažení

Vzor jednoduché faktury zdarma najdete na webech účetního softwaru, na portálech pro OSVČ nebo přímo jako šablonu v tabulkovém procesoru. Nejčastěji se hledá vzor faktury ve wordu nebo v tabulkovém programu, protože oba formáty umožňují údaje snadno upravit pro každou další fakturu.

Bianko faktura vzor, tedy prázdná šablona bez předvyplněných údajů, se hodí, pokud fakturujete nepravidelně a nechcete platit za fakturační nástroj. Nevýhodou je, že si musíte sami hlídat číselnou řadu faktur a povinné náležitosti, protože šablona sama o sobě nic nekontroluje.

Praktičtější variantou je vzor faktura ke stažení přímo v online fakturačním nástroji, který automaticky doplní číslo dokladu, propočítá DPH a umožní fakturu rovnou odeslat e-mailem nebo vytisknout do PDF. Takové řešení popisuje i článek o tom, jak vystavit fakturu online.

Při výběru vzoru zvažte, kolik faktur měsíčně vystavujete. Kdo fakturuje jednu dvě faktury za měsíc, si vystačí s jednoduchou šablonou ve Wordu nebo Excelu. Kdo fakturuje pravidelně a víc klientům najednou, ocení online nástroj, který si pamatuje číselnou řadu, historii klientů i platební údaje, a ušetří tak čas při každém dalším vystavení dokladu.

Jak vystavit fakturu v eurech nebo pro zahraničí

Faktura v eurech vzor se od běžné tuzemské faktury liší hlavně v měně, ve které je vyčíslena cena. Pokud jste čeští plátci DPH a vystavujete fakturu v eurech, musíte pro účely daně z přidané hodnoty uvést i přepočet na koruny podle kurzu platného ke dni uskutečnění zdanitelného plnění.

Faktura vzor pro zahraniční práci ve mzdě, tedy třeba pro fakturaci služby zahraničnímu klientovi, se řídí podobnými pravidly jako tuzemská faktura, jen je potřeba pohlídat, jestli se na plnění vztahuje reverse charge nebo jiný režim DPH mezi členskými státy EU. U klientů mimo EU se navíc řeší, zda plnění podléhá české DPH vůbec.

Fakturace specifických služeb

Vystavit fakturu za tlumočení vzor, nebo obecně za jakoukoli odbornou službu poskytnutou v zahraničí, se v základu neliší od běžné faktury za službu. Popis plnění by měl být konkrétní, třeba tlumočení na jednání dne a v místě, kde se konalo, ať je z faktury zřejmé, co bylo fakturováno.

U příjmů ze zahraničí je navíc dobré hlídat, jestli se na ně nevztahuje smlouva o zamezení dvojího zdanění mezi Českem a danou zemí, a jestli je potřeba příjem přiznat i tam, kde byla práce fyzicky odvedena. Tyhle otázky bývají specifické pro konkrétní zemi a typ příjmu, proto se u opakované zahraniční spolupráce vyplatí poradit s daňovým poradcem, který má se zahraničními příjmy zkušenost.

Jak vypadá proforma faktura a k čemu slouží

Proforma faktura vzor se od běžné faktury liší tím, že nejde o daňový doklad, ale o předběžnou výzvu k platbě. Používá se typicky před dodáním zboží nebo služby, kdy chcete od odběratele platbu předem, nebo když potřebujete doklad pro celní řízení či zálohovou platbu.

Po přijetí platby na základě proformy vystavíte řádnou fakturu, případně daňový doklad k přijaté záloze, ten už se v účetnictví zaúčtuje jako skutečný závazek nebo pohledávka. Proforma fakturu tedy neúčtujete jako pohledávku, dokud k platbě skutečně nedojde.

Pokud kromě faktur vystavujete zákazníkům i doklady z pokladny, třeba při platbě v hotovosti na místě, hodí se vědět i to, jak se aktuálně vyvíjí evidence tržeb a pokladní doklady, protože pravidla pro pokladnu a pro fakturaci se v některých ohledech liší.

Proforma faktura se hodí i u zahraničních obchodů, kde odběratel potřebuje doklad pro zajištění platby nebo pro celní účely ještě předtím, než zboží fyzicky opustí sklad. V takovém případě proforma faktura popisuje očekávané plnění, skutečná faktura se vystaví až po dodání nebo po přijetí platby, podle toho, jak máte obchod nastavený. U dlouhodobých zakázek se proforma faktura hodí i jako podklad pro zálohové platby, kdy klient platí předem před zahájením práce.

Jak vystavit upomínku na neuhrazenou fakturu

Upomínka neuhrazená faktura vzor řeší situaci, kdy odběratel nezaplatil ani po uplynutí splatnosti. Upomínka by měla obsahovat odkaz na původní fakturu, částku k úhradě, informaci o tom, o kolik dní je platba po splatnosti, a nový termín, do kdy má být uhrazena.

První upomínka bývá spíš přátelské připomenutí, teprve při opakovaném neplacení se přistupuje k formálnějším krokům, jako je výzva před podáním žaloby nebo předání pohledávky k vymáhání. U dlouhodobě neplatících odběratelů se vyplatí mít nastavený jasný postup, kdy a jak upomínku posílat, ať vymáhání nezůstává na náhodě.

Kolik upomínek posílat

Osvědčený postup je poslat první upomínku krátce po splatnosti, druhou s odstupem a jasně uvedeným rizikem dalších kroků, a teprve třetí spojit s konkrétní hrozbou, třeba s předáním pohledávky právníkovi nebo inkasní společnosti. Kolik upomínek poslat, než přistoupíte k vymáhání, je na vašem uvážení, u menších částek se ale nevyplatí zdržovat příliš dlouho.

Do upomínky je vhodné napsat i to, jakým způsobem lze platbu provést, a zopakovat číslo účtu a variabilní symbol. Odběratel tak nemusí fakturu znovu hledat a snižuje se riziko, že platbu pošle s chybným symbolem, který se pak těžko spáruje.

Jak zaúčtovat zapomenutou nebo pozdě vystavenou fakturu

Účtování zapomenuté faktury vzor řeší situaci, kdy si podnikatel všimne, že fakturu za již provedenou práci zapomněl vystavit, nebo že přijatou fakturu opomněl zaúčtovat. V takovém případě fakturu vystavíte nebo zaúčtujete dodatečně, s datem, které odpovídá skutečnému uskutečnění plnění, ne s datem, kdy na chybu přijdete.

Pokud jde o fakturu z předchozího zdaňovacího období, může být potřeba podat dodatečné daňové přiznání, záleží na tom, jak velký je dopad na základ daně. U drobnějších oprav postačuje záznam v evidenci s vysvětlující poznámkou, u větších částek je lepší postup probrat s účetní nebo daňovým poradcem, ať se předejde sankcím.

Zapomenutá faktura se týká jak dokladů, které jste měli vystavit vy, tak dokladů, které jste dostali od dodavatele a nezaúčtovali. V obou případech je klíčové zaúčtovat doklad k období, do kterého věcně patří, ne k datu, kdy jste chybu odhalili, jinak evidence neodpovídá skutečnému průběhu podnikání a při kontrole to působí matoucím dojmem.

Podobná pravidla platí i u vzájemného zápočtu faktur mezi obchodními partnery, kdy si dvě firmy vzájemně vyrovnávají pohledávky a závazky místo skutečné platby, jak popisuje článek o vzoru faktury a zápočtu pro OSVČ.

Aby se podobná situace neopakovala, vyplatí se vést jednoduchý přehled vystavených faktur, ideálně přímo v tabulce nebo ve fakturačním nástroji, kde vidíte, co je zaplacené, co čeká na úhradu a co jste ještě nevystavili. Pravidelná kontrola jednou za měsíc odhalí zapomenutou fakturu dřív, než se z ní stane problém při uzávěrce.