Vzor faktury zdarma: jak vypadá správná faktura

Co musí obsahovat správná faktura

Faktura, odborně daňový doklad nebo doklad o prodeji, musí obsahovat několik povinných údajů, aby byla platná a uznatelná jako účetní i daňový doklad. Patří mezi ně označení dokladu jako faktura, jeho pořadové číslo, den vystavení a den uskutečnění zdanitelného plnění nebo den přijetí platby, pokud se liší.

Dále musí faktura obsahovat identifikaci vystavitele, tedy jméno nebo obchodní jméno, adresu sídla nebo místa podnikání a IČO. Stejné údaje, případně i DIČ, pokud ho odběratel má, patří i k identifikaci odběratele. Nesmí chybět popis dodávaného zboží nebo poskytnuté služby, jednotková cena, množství, celková částka k úhradě a datum splatnosti.

Pokud jste plátci DPH, přidává se navíc základ daně, sazba daně a výše daně u každé položky nebo souhrnně za celý doklad. Neplátci DPH tyto údaje neuvádí, protože daň neodvádí, ale často se na fakturu píše poznámka, že vystavitel není plátcem DPH, aby bylo jasné, že cena je konečná bez daně.

Chybějící nebo nesprávné údaje na faktuře nejsou jen kosmetická vada. Pokud doklad neobsahuje povinné náležitosti, může ho finanční úřad při kontrole odmítnout uznat jako daňový doklad, což může znamenat problém jak pro vás jako vystavitele, tak pro odběratele, který si fakturu chce uplatnit do svých nákladů. Proto se vyplatí mít jednou pořádně sestavený vzor a ten pak jen opakovaně upravovat pro konkrétní zakázky, podrobný rozpis povinných náležitostí najdete i v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

Doporučené, i když ne povinné náležitosti

• Číslo bankovního účtu a variabilní symbol pro platbu.
• Způsob platby, například bankovním převodem nebo v hotovosti.
• Kontaktní údaje, telefon nebo e-mail, pro případné dotazy k faktuře.
• Poznámka o registraci v živnostenském rejstříku, pokud podnikáte jako OSVČ.

Kde stáhnout vzor faktury zdarma

Vzory faktur zdarma nabízí řada účetních a podnikatelských portálů, obvykle ve formátu Excel, Word nebo PDF k vytištění. Stačí si stáhnout šablonu, doplnit vlastní údaje o firmě a zákazníkovi a fakturu uložit nebo vytisknout.

Při výběru vzoru se vyplatí zkontrolovat, jestli obsahuje všechny povinné náležitosti popsané v předchozí kapitole, protože ne každý volně dostupný vzor je aktuální nebo kompletní. Bezpečnější je stáhnout si vzor z ověřeného účetního portálu než z náhodně nalezeného souboru, u kterého nevíte, kdo a kdy ho naposledy upravoval.

Vzor faktury k vytištění se hodí hlavně pro podnikatele, kteří fakturují jen občas nebo pracují spíš s hotovostí, protože si doklad připraví, vytisknou a rovnou předají zákazníkovi na místě. Naopak vzor tiskopisu v elektronické podobě oceníte, pokud fakturujete na dálku a doklad posíláte e-mailem, protože ho jde snadno uložit i archivovat v PDF.

Pokud fakturujete pravidelně a ve větším počtu, může se vyplatit přejít z ručně upravovaného vzoru na online fakturační nástroj, který si sám hlídá číslování dokladů i to, aby na faktuře nechyběly povinné údaje. Více o možnostech online fakturace najdete v článku Faktura online: jak vystavit fakturu a co musí obsahovat.

Jak vytvořit fakturu v Excelu nebo Wordu

Vytvořit fakturu v Excelu je výhodné hlavně díky tomu, že si můžete nastavit vzorce, které automaticky spočítají celkovou částku, případně i DPH, pokud jste plátci. Stačí do buněk zadat jednotkovou cenu a množství a součet i s daní se dopočítá sám, takže se vyhnete chybám z ručního počítání.

Faktura ve Wordu je vhodnější, pokud chcete doklad spíše graficky upravit, přidat logo firmy nebo formátovaný text, protože Word nabízí větší volnost v rozvržení stránky. Nevýhodou je, že si výpočty musíte hlídat sami nebo je počítat mimo dokument.

Ať už zvolíte Excel, nebo Word, doporučuje se mít jeden hlavní soubor jako šablonu a pro každou fakturu si udělat kopii, kterou pojmenujete podle čísla dokladu. Předejdete tak situaci, kdy omylem přepíšete starou fakturu novými údaji a ztratíte tak záznam o dříve vystaveném dokladu, který navíc potřebujete i pro účetnictví a daňové přiznání.

Postup při vyplňování vzoru

• Doplňte vlastní identifikační údaje, IČO a případně DIČ.
• Vyplňte údaje odběratele podle smlouvy nebo objednávky.
• Přidejte pořadové číslo faktury navazující na předchozí doklady.
• Zkontrolujte datum vystavení, datum plnění a datum splatnosti.
• Uložte fakturu ve formátu PDF, než ji pošlete zákazníkovi, aby ji nemohl omylem upravit.

Co je zálohová faktura a kdy ji použít

Zálohová faktura, přesněji výzva k platbě zálohy, se vystavuje před tím, než dodáte zboží nebo poskytnete službu, a slouží jako podklad pro to, aby vám zákazník poslal peníze předem. Na rozdíl od běžné faktury nejde o daňový doklad v pravém slova smyslu, pokud ještě nedošlo k přijetí platby, ale spíš o výzvu k úhradě.

Jakmile zálohu obdržíte, u plátců DPH vzniká povinnost přiznat daň z přijaté zálohy a je potřeba vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Po dokončení zakázky se pak vystavuje konečná faktura, ve které se přijatá záloha odečte od celkové ceny.

Zálohové faktury se často používají u zakázek s vyšší hodnotou, kde dodavatel potřebuje mít jistotu, že zákazník o produkt nebo službu skutečně stojí, nebo kde potřebuje pokrýt náklady na materiál ještě před zahájením práce. Vzor zálohové faktury najdete ke stažení podobně jako běžnou fakturu, jen s označením, že jde o výzvu k platbě zálohy, ne o konečné vyúčtování.

Praktický tip je vést si u zálohových faktur samostatnou číselnou řadu nebo alespoň jasné označení, abyste je při účtování na konci roku nepletli s běžnými fakturami. Usnadní vám to i párování přijatých plateb s jednotlivými zakázkami, hlavně pokud pracujete s více klienty najednou. Pokud si nejste jistí, jak si vzájemné pohledávky a platby mezi vámi a klientem srovnat, může se hodit i článek Vzor faktury a zápočet: praktický návod pro OSVČ.

Jak vystavit fakturu jako neplátce DPH

Pokud nejste plátci DPH, na faktuře neuvádíte daň, protože ji neodvádíte. Faktura tak obsahuje jen konečnou cenu bez daně, ale ostatní povinné náležitosti, tedy číslo dokladu, identifikaci vystavitele a odběratele, popis plnění a datum splatnosti, zůstávají stejné jako u plátce.

Doporučuje se na fakturu přidat poznámku, že nejste plátci DPH, aby zákazník věděl, že v ceně žádná daň není a nemusí ji dál nikde odečítat. Formulace bývá jednoduchá, například “Dodavatel není plátcem DPH”.

Pokud se v průběhu roku stanete plátci DPH, protože překročíte obrat nebo se registrujete dobrovolně, musíte od té chvíle na všech nových fakturách daň už uvádět a přizpůsobit tomu i vzor, který používáte.

Neplátci DPH často také zapomínají uvádět, jestli jsou vůbec identifikovanou osobou k DPH, například kvůli nákupu služeb ze zahraničí. I v takovém případě zůstává faktura za tuzemské zakázky bez daně, ale je dobré mít v šabloně místo, kam podobnou poznámku v případě potřeby doplnit.

Jak přidat QR kód na fakturu zdarma

QR kód na faktuře usnadňuje zákazníkovi platbu, protože stačí kód naskenovat v mobilní bankovní aplikaci a platba se předvyplní automaticky, včetně čísla účtu, částky i variabilního symbolu. Snižuje se tak riziko překlepu při ručním zadávání platby.

QR kód pro platbu vygenerujete zdarma přes online generátor QR plateb, kam zadáte číslo účtu, částku, variabilní symbol a případně zprávu pro příjemce. Generátor vám vytvoří obrázek kódu, který stačí vložit do šablony faktury v Excelu nebo Wordu na volné místo, nejčastěji vedle platebních údajů.

Některé účetní a fakturační nástroje umí QR kód vygenerovat automaticky přímo při vystavení faktury, takže odpadá nutnost generovat ho zvlášť pro každý doklad. Pokud fakturujete jen občas, stačí i ruční vygenerování přes webový nástroj, které zabere jen pár desítek sekund.

QR kód nenahrazuje ostatní platební údaje na faktuře, číslo účtu a variabilní symbol je stále dobré uvádět i textem, pro případ, že zákazník platí přes internetové bankovnictví na počítači, kde skenování kódu telefonem není tak praktické. Kombinace obojího, tedy kódu i textových údajů, je proto nejspolehlivější varianta. Pokud v budoucnu budete řešit i vydávání účtenek při platbách v hotovosti nebo kartou, přečtěte si i článek EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?, kde najdete aktuální stav evidence tržeb.