Jak vybrat účetní program pro menší firmu nebo chráněnou dílnu

Jak vybrat vhodný účetní program pro chráněnou dílnu nebo neziskovku

Vhodný účetní program pro chráněné dílny musí zvládnout víc než jen běžnou fakturaci. Chráněné dílny a neziskové organizace často kombinují vlastní hospodářskou činnost s čerpáním dotací a grantů, a proto potřebují program, který umí oddělit jednotlivé zdroje financování a vygenerovat podklady i pro poskytovatele dotace, ne jen pro finanční úřad.

Na co se při výběru zaměřit

• Podporuje program jak jednoduché, tak podvojné účetnictví, podle toho, jakou formu evidence organizace vede?
• Umí rozdělit náklady a výnosy podle jednotlivých projektů nebo dotačních titulů (střediskové účetnictví)?
• Nabízí výstupy a výkazy ve formátu, který vyžadují poskytovatelé dotací nebo zřizovatel?
• Je cenově dostupný i pro menší organizaci s omezeným rozpočtem na administrativu?

Než se organizace rozhodne pro konkrétní software, vyplatí se poradit se s účetní nebo daňovým poradcem, který má se specifiky neziskového sektoru zkušenost. Pomůže i srovnání s podobně velkými organizacemi, jaký program používají a jak jsou s ním spokojené. Základní přehled výběru účetního softwaru obecně najdete i v článku účetní software pro OSVČ: jak vybrat a co je závěrka. Specifika volby programu přímo pro neziskovky a organizace podobného typu pak popisujeme v článku účetní program pro OSVČ a neziskovky: jak vybrat a co je zdarma.

Přechod ze starého systému

Řada chráněných dílen a neziskovek dlouhodobě pracuje se starším nebo méně vhodným programem, protože přechod na nový systém vnímá jako administrativně náročný. Migrace dat mezi programy ale bývá zvládnutelná, hlavně pokud si organizace na přechod vyhradí dostatek času mimo hlavní účetní uzávěrku a nechá si poradit od dodavatele nového softwaru nebo od účetní firmy, která už podobný přechod u jiné organizace řešila. Vyplatí se také ověřit, jestli nový program umí importovat historická data z předchozího systému, aby nedošlo ke ztrátě přehledu o minulých obdobích.

Jaké jsou další účetní programy kromě Pohody (Byznys, Vera, Datev)

Pohoda je v Česku nejrozšířenější, ale zdaleka ne jediná volba. Mezi další používané účetní programy patří Byznys, Vera, Datev, Ginis nebo Money S5, přičemž každý z nich má trochu jiné zaměření a cílovou skupinu uživatelů.

Přehled alternativ

• Byznys – komplexní ERP systém vhodný i pro organizace se skladovým hospodářstvím a složitější agendou
• Vera – software zaměřený mimo jiné na veřejnou správu a organizace napojené na veřejné rozpočty
• Datev – účetní systém rozšířený spíše u účetních a daňových kanceláří, používaný i mezinárodně
• Ginis – informační systém využívaný převážně ve veřejné správě, včetně některých příspěvkových organizací
• Money S5 – účetní a ERP program pro menší a střední firmy s možností rozšíření o další moduly

Výběr mezi těmito programy záleží hlavně na velikosti organizace, na tom, jestli je napojená na veřejné rozpočty, a na tom, jaký software už používají její partneři nebo nadřízená organizace, protože kompatibilita výstupů bývá při předávání dat důležitá.

Menší nebo specializované nástroje

Vedle velkých komplexních systémů existuje i řada menších, cloudově dostupných nástrojů zaměřených na konkrétní typ agendy, například jen na fakturaci nebo jen na evidenci docházky a mezd. Pro drobnější chráněnou dílnu s omezeným rozpočtem může být kombinace jednoho menšího účetního programu s doplňkovými nástroji na dílčí agendu levnějším řešením než jeden velký komplexní systém, který nabízí spoustu funkcí navíc, jež organizace stejně nevyužije.

Kolik stojí účetní program Pohoda a jeho recenze

Cena programu Pohoda se odvíjí od zvolené edice a rozsahu funkcí, které organizace potřebuje. Výrobce nabízí několik úrovní programu, od základní varianty pro drobné podnikatele až po komplexní edice se sklady, mzdami a dalšími moduly. Aktuální ceník i podrobný přehled jednotlivých edic najdete přímo na webu výrobce, protože se čas od času mění.

Kde hledat recenze programu Pohoda

Recenze a zkušenosti uživatelů s programem Pohoda najdete na odborných účetních a podnikatelských webech, v diskuzních fórech pro OSVČ a firmy, případně přímo u účetních firem, které program dlouhodobě používají a mají srovnání s konkurencí. Při čtení recenzí je dobré si všímat hlavně toho, jak si program poradí s konkrétní agendou, kterou vaše organizace potřebuje, protože obecné hodnocení nemusí odpovídat vašim specifickým požadavkům.

Před nákupem se vyplatí vyzkoušet demoverzi, kterou výrobce obvykle nabízí zdarma na omezenou dobu, a ověřit si na vlastních datech, jestli program vyhovuje. Pokud organizace zvažuje i propojení s pokladními systémy, může se hodit přehled o tom, jak se v posledních letech vyvíjí evidence tržeb a elektronická pokladna.

Roční náklady na provoz

Kromě jednorázové nebo roční licence je potřeba počítat i s dalšími náklady spojenými s provozem programu, jako je aktualizace na novou verzi, případné školení zaměstnanců nebo poplatek za technickou podporu nad rámec základního balíčku. U organizací závislých na dotacích se vyplatí tyto náklady zahrnout do rozpočtu už při plánování, protože bez aktuální licence program často přestane fungovat správně nebo nebude podporovat aktuální legislativní změny.

Jaké funkce potřebujete pro sklady a evidenci nájmů

Chráněné dílny často provozují i drobnou výrobu nebo prodej výrobků, a proto potřebují modul skladové evidence, který sleduje pohyb zboží a materiálu, stavy zásob a jejich ocenění. Ne každá edice účetního programu skladový modul obsahuje, obvykle je nutné si ho doplatit jako rozšíření.

Skladová evidence

Program pro sklady by měl umět evidovat příjem a výdej zboží, sledovat minimální zásoby a propojit skladové pohyby s vystavenými fakturami. Některé programy, jako je zmíněný Byznys, nabízí propracovaný skladový modul přímo v základu, u jiných je potřeba dokoupit rozšíření.

Evidence nájmů

Pokud organizace pronajímá část svých prostor, nebo naopak platí nájem za budovu, ve které dílna sídlí, hodí se modul pro evidenci nájemních smluv a splátkových kalendářů, který hlídá termíny plateb a upozorní na blížící se konec smlouvy. U menších organizací tuto agendu často řeší jednodušší tabulkový přehled mimo účetní software, u větších se vyplatí mít ji přímo v systému propojenou s účetnictvím.

Propojení modulů s hlavním účetnictvím

Důležité je, aby modul skladu i modul nájmů byl přímo propojený s hlavní účetní evidencí, ne jen jako izolovaná databáze vedle ní. Bez tohoto propojení hrozí, že si data v obou systémech začnou postupně odporovat, například když se skladový pohyb nepromítne správně do nákladů, nebo se platba nájmu zaeviduje dvakrát. Propojení modulů také usnadňuje kontrolu při roční uzávěrce, kdy je potřeba porovnat fyzický stav skladu a nájemních smluv s tím, co ukazuje účetnictví.

Kde najít návody a videa k účetním programům

Naprostá většina výrobců účetního softwaru nabízí uživatelům podrobné návody, manuály a videonávody, které krok za krokem provedou základními i pokročilými operacemi v programu. Nejrychlejší cestou je obvykle sekce nápovědy nebo podpory přímo na webu výrobce a jeho oficiální YouTube kanál, kde bývají zveřejněné návody na konkrétní úkony, jako je vystavení faktury, uzávěrka období nebo nastavení skladové evidence.

Další zdroje pomoci

• Oficiální dokumentace a nápověda v samotném programu
• Videonávody na YouTube kanálech výrobců
• Webináře a školení, která výrobci i účetní firmy pravidelně pořádají
• Odborná fóra a diskuze mezi uživateli téhož programu

Pokud si organizace s konkrétním problémem neporadí sama, vyplatí se obrátit na zákaznickou podporu výrobce, případně na účetní firmu, která má s daným programem praktické zkušenosti a umí poradit i s neobvyklými situacemi typickými pro chráněné dílny a neziskovky. Praktický je i přehled o tom, jak sestavit, schválit a zveřejnit účetní závěrku, pokud organizace vede podvojné účetnictví.

Zapojení pracovníků chráněné dílny do práce s programem

U chráněných dílen je specifické i to, že s účetním programem nebo alespoň s jeho fakturační či skladovou částí mohou v omezeném rozsahu pracovat i sami zaměstnanci se zdravotním znevýhodněním, kterým organizace vytváří pracovní příležitosti. V takovém případě se vyplatí volit program s přehledným a jednoduchým uživatelským rozhraním a investovat víc času do zaškolení, ideálně formou opakovaných krátkých videonávodů, ke kterým se lze kdykoliv vrátit.