Účetní program pro OSVČ a neziskovky: jak vybrat a co je zdarma

Jaké účetní programy jsou vhodné pro neziskovky

Neziskové organizace, spolky a další subjekty vedoucí podvojné účetnictví potřebují program, který zvládne účtovat na účtech podle směrné účtové osnovy pro neziskový sektor, umí sledovat jednotlivé projekty nebo dotační tituly odděleně a vygeneruje výkazy pro účetní závěrku. Mezi programy, které se v neziskovém sektoru běžně používají, patří i komplexnější řešení jako Gordic nebo Fenix, používaná často i u příspěvkových organizací a menších obcí.

Na co se u výběru programu pro neziskovku zaměřit

• Podpora účtování podle vyhlášky pro nevýdělečné organizace
• Možnost sledovat hospodaření jednotlivých projektů či dotací zvlášť
• Export výkazů pro účetní závěrku a případný audit
• Cena licence vzhledem k rozpočtu organizace

Pokud organizace zpracovává i mzdy pro zaměstnance nebo dohodáře, vyplatí se zvolit program, který mzdovou agendu obsahuje přímo, aby nebylo nutné data přenášet mezi dvěma oddělenými systémy.

Proč neziskovky často volí jiný software než firmy

Rozdíl oproti běžným firemním programům spočívá hlavně v podpoře specifické účtové osnovy a výkaznictví pro nevýdělečné organizace, které se liší od standardních výkazů obchodních společností. Řada dodavatelů proto nabízí samostatnou edici svého programu upravenou přímo pro neziskový sektor, s předdefinovanými účty a výkazy odpovídajícími legislativě pro spolky, nadace nebo příspěvkové organizace.

Jaké účetní programy jsou zdarma

Bezplatné nebo ve zkušební verzi dostupné programy obvykle nabízejí základní funkce postačující pro jednoduchou evidenci menšího rozsahu – tabulkové nástroje pro evidenci příjmů a výdajů, případně odlehčené verze komerčních programů s omezenou funkčností nebo časovým limitem. Pro drobnou OSVČ vedoucí jen daňovou evidenci to často stačí, u organizace s podvojným účetnictvím ale bezplatná verze zpravidla narazí na limity dřív, než stihne pokrýt celý rok.

Kdy bezplatný program stačí a kdy ne

• Stačí: drobná OSVČ s malým počtem dokladů měsíčně a jednoduchou evidencí
• Nestačí: organizace s podvojným účetnictvím, více projekty a mzdovou agendou
• Zkušební verze komerčních programů je vhodná spíš na vyzkoušení než na dlouhodobé vedení účetnictví

Než se rozhodnete pro bezplatné řešení natrvalo, je dobré si spočítat, kolik času vám ušetří placený program s automatizací, například párováním bankovních výpisů nebo generováním přiznání k DPH. Užitečné bývá i propojení účetního programu s pokladnou a evidencí tržeb, jak popisuje článek EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.

Na co si dát pozor u bezplatných verzí

V praxi je řada takzvaně bezplatných programů ve skutečnosti zkušební verzí komerčního produktu, která po uplynutí zkušební doby přejde na placený tarif nebo omezí funkčnost, například limitem počtu vystavených dokladů za měsíc. Před nasazením bezplatné verze na delší dobu se vyplatí přečíst si podmínky licence, aby vás nepřekvapilo, že v polovině roku přijdete o přístup k historickým datům.

Jak funguje jednoduchý účetní program pro OSVČ

Jednoduchý účetní program pro OSVČ typicky pracuje s daňovou evidencí, tedy eviduje příjmy a výdaje a majetek potřebný pro výpočet základu daně, bez nutnosti účtovat na účtech jako u podvojného účetnictví. Program umožňuje vystavovat faktury, evidovat platby, sledovat pohledávky a závazky a na konci roku připravit podklady pro daňové přiznání. Podrobný přehled toho, jak se v takovém programu orientovat a co obsahuje závěrka, najdete v článku Účetní software pro OSVČ: jak vybrat a co je závěrka.

Základní funkce, které by program měl mít

• Vystavování a evidenci faktur včetně sledování úhrad
• Evidenci výdajů s možností kategorizace pro daňové účely
• Přehled o stavu pohledávek a závazků
• Export dat pro daňové přiznání nebo pro účetní

Kdy má smysl přejít na komplexnější program

Pokud počet dokladů měsíčně roste, přibývají zaměstnanci nebo OSVČ začne řešit sklad a fakturaci ve více měnách, jednoduchý program obvykle přestává stačit. V takové situaci se vyplatí přejít na komplexnější řešení s podporou skladové evidence, více uživatelů současně a propojením na bankovní účet, i za cenu vyšší měsíční nebo roční licence.

Jak se liší podvojné účetnictví od daňové evidence

Podvojné účetnictví sleduje hospodaření komplexně přes soustavu účtů, zachycuje nejen příjmy a výdaje, ale i majetek, závazky, pohledávky a jejich změny v čase, a to na základě principu, že každá operace se zaznamenává na dvou účtech současně. Daňová evidence naproti tomu jednodušeji eviduje jen příjmy a výdaje relevantní pro výpočet daně z příjmu, spolu se základní evidencí majetku a závazků, ale bez složitosti podvojných zápisů. Rozdíl mezi oběma systémy detailně popisuje i článek Jednoduché a podvojné účetnictví: jaký je rozdíl.

Kdo musí vést podvojné účetnictví

Povinnost vést podvojné účetnictví mají typicky obchodní společnosti, vybrané neziskové organizace a subjekty, které překročí zákonem stanovené limity obratu nebo majetku. OSVČ obvykle vystačí s daňovou evidencí, pokud se sama dobrovolně nerozhodne pro podvojné účetnictví, například kvůli přehlednějšímu sledování majetku firmy.

Přechod mezi oběma systémy

Přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví, nebo naopak, se neděje automaticky během roku, ale k prvnímu dni účetního nebo zdaňovacího období. Přechod vyžaduje sestavení zahajovací rozvahy nebo naopak uzávěrky daňové evidence, včetně inventarizace majetku a závazků k datu přechodu, aby na sebe oba systémy navazovaly bez ztráty informací o majetku firmy.

Jaké jsou hlavní placené účetní programy

Mezi nejrozšířenější placené účetní programy v Česku patří Pohoda, Duel, Helios a Fenix. Pohoda je oblíbená zejména mezi menšími firmami a OSVČ díky přehlednému ovládání, Duel a Helios se používají spíš u středních a větších firem s komplexnější agendou, Fenix se pak často objevuje u veřejné správy, škol a neziskových organizací.

Srovnání podle typu uživatele

• Pohoda: OSVČ a menší firmy, jednoduché i podvojné účetnictví
• Duel a Helios: střední a větší firmy s komplexnější agendou včetně skladu a výroby
• Fenix a Gordic: veřejná správa, školy, neziskové organizace, obce

Řada dodavatelů nabízí zkušební verzi zdarma na omezenou dobu, což je dobrý způsob, jak si program před koupí licence prakticky vyzkoušet na vlastních datech.

Na co se ptát dodavatele před koupí licence

• Jak je řešena podpora a aktualizace legislativy v ceně licence
• Zda je možný export dat do jiného formátu, kdybyste chtěli v budoucnu přejít jinam
• Jaké je omezení počtu uživatelů nebo dokladů v základní licenci
• Zda program nabízí propojení s bankou pro automatické párování plateb

Co je potřeba k založení živnosti na vedení účetnictví

Vedení účetnictví pro jiné subjekty je vázaná živnost, což znamená, že kromě obecných podmínek pro podnikání musíte doložit odbornou způsobilost. Tou je obvykle příslušné vzdělání v oboru účetnictví nebo ekonomie, případně odpovídající praxe v oboru, pokud vzděláním nedisponujete. Žádost se podává na živnostenském úřadě, kde posoudí, zda předložené doklady odborné podmínky splňují. Kromě samotné odborné způsobilosti musí žadatel splnit i obecné podmínky pro podnikání, jako je bezúhonnost a plná svéprávnost.

Kroky k založení živnosti na vedení účetnictví

• Ověřit, zda splňujete podmínku odborné způsobilosti vzděláním nebo praxí
• Připravit doklady prokazující vzdělání nebo odpracovanou praxi v oboru
• Podat ohlášení vázané živnosti na živnostenském úřadě
• Po vydání živnostenského oprávnění zvolit vhodný účetní program pro vlastní klienty

Kdo účetnictví vede pro více klientů současně, ocení program s podporou více samostatných účetních jednotek v jedné instalaci, aby nemusel data jednotlivých klientských firem míchat nepřehledně dohromady. Na konci roku pak z dat v programu sestavíte účetní závěrku, jejíž náležitosti a postup schválení popisuje článek Účetní závěrka: jak ji sestavit, schválit a zveřejnit.