Účetní software pro OSVČ: jak vybrat a co je závěrka

Jak vybrat účetní software pro OSVČ nebo firmu

Výběr účetního softwaru záleží především na tom, jestli jste OSVČ vedoucí jednoduchou daňovou evidenci, nebo firma s povinností vést podvojné účetnictví. Pro OSVČ s menším počtem dokladů měsíčně obvykle plně postačí online nástroj zaměřený na fakturaci a evidenci příjmů a výdajů, zatímco firmy s větším obratem a složitější agendou (sklady, mzdy, více středisek) potřebují komplexnější účetní program.

Na co se při výběru zaměřit

• Podporuje software daňovou evidenci, nebo i podvojné účetnictví, pokud ho budete v budoucnu potřebovat?
• Umí vystavovat faktury, včetně opakovaných a v cizí měně?
• Napojuje se na bankovní účet pro automatické párování plateb?
• Umožňuje export dat pro daňového poradce nebo přímo pro finanční úřad?
• Jaká je cena v poměru k počtu dokladů, které měsíčně zpracujete?

Řada OSVČ v paušálním režimu potřebuje software v podstatě jen na fakturaci, protože paušální daň nevyžaduje vedení klasické daňové evidence v plném rozsahu. Naopak OSVČ mimo paušální režim by měla myslet na to, aby software umožňoval snadno vygenerovat podklady pro daňové přiznání.

Cloudové řešení vs. instalace do počítače

Cloudové nástroje mají výhodu v přístupu odkudkoliv, automatickém zálohování a snadnějším sdílení dat s účetní firmou. Desktopové programy naopak bývají výkonnější u větších objemů dat a nabízí širší funkcionalitu pro pokročilé účetní operace, jako je skladová evidence nebo mzdová agenda. Volba mezi oběma přístupy záleží na velikosti firmy, počtu uživatelů, kteří k datům potřebují přístup, a na tom, jestli chcete mít data uložená lokálně, nebo je svěřit poskytovateli cloudové služby.

Nezanedbatelným kritériem je i zákaznická podpora dodavatele – u složitějších technických problémů nebo při dotazu na správné zaúčtování konkrétního dokladu oceníte rychlou a srozumitelnou pomoc, ideálně v češtině a s reálnou odezvou v řádu hodin, ne dnů.

Daňová evidence vs. podvojné účetnictví: jaký je rozdíl

Daňová evidence je jednodušší způsob evidování hospodaření, který sleduje pouze příjmy a výdaje a majetek a závazky evidenčně, bez nutnosti sledovat účetní stavy pomocí podvojných zápisů. Vede ji většina OSVČ, protože je administrativně méně náročná a nevyžaduje odborné účetní znalosti v takové míře jako podvojné účetnictví.

Kdo musí vést podvojné účetnictví

Podvojné účetnictví musí ze zákona vést všechny obchodní společnosti (s.r.o., akciové společnosti), dále subjekty zapsané v obchodním rejstříku a OSVČ, jejichž obrat přesáhne zákonem stanovený limit, případně OSVČ, které se pro vedení účetnictví rozhodnou dobrovolně. Podvojné účetnictví eviduje nejen příjmy a výdaje, ale i majetek, závazky a pohledávky komplexněji, formou účetních zápisů na dvou stranách účtu (proto podvojné).

Rozdíl mezi oběma systémy popisujeme podrobněji v článku jednoduché a podvojné účetnictví: jaký je rozdíl, kde najdete i praktické příklady, kdy se který systém používá.

Dobrovolný přechod na podvojné účetnictví

Někteří OSVČ přecházejí na podvojné účetnictví dobrovolně, přestože jim to zákon nenařizuje, typicky když chtějí mít detailnější přehled o majetku a závazcích, plánují brát úvěr, kde banka vyžaduje kvalitnější účetní výkazy, nebo připravují firmu na budoucí transformaci do s.r.o. Přechod je ale spojen s vyššími nároky na vedení účetnictví, proto se obvykle neobejde bez spolupráce s účetní firmou nebo daňovým poradcem.

Co obsahuje účetní závěrka

Účetní závěrka je soubor dokumentů, který shrnuje hospodaření firmy za uplynulé účetní období, obvykle kalendářní rok. Sestavují ji firmy vedoucí podvojné účetnictví, ne OSVČ vedoucí daňovou evidenci.

Základní části účetní závěrky

• Rozvaha – přehled majetku, závazků a vlastního kapitálu firmy k rozvahovému dni
• Výkaz zisku a ztráty – přehled výnosů a nákladů a výsledného hospodářského výsledku za období
• Příloha k účetní závěrce – doplňující informace vysvětlující položky z rozvahy a výkazu zisku a ztráty

U větších firem účetní závěrka obsahuje i přehled o peněžních tocích (cash flow) a přehled o změnách vlastního kapitálu, u malých a mikro účetních jednotek stačí povinně jen zkrácená verze.

Kdo účetní závěrku ověřuje

U větších firem musí účetní závěrku ověřit auditor, který posoudí, zda věrně zobrazuje hospodaření firmy a zda byla sestavena v souladu s účetními předpisy. Povinnost auditu se vztahuje na firmy, které překročí zákonem stanovené hranice ve velikosti aktiv, obratu nebo počtu zaměstnanců, malé a mikro firmy audit obvykle nepotřebují.

Jak a kdy zveřejnit účetní závěrku ve sbírce listin

Firmy zapsané v obchodním rejstříku mají zákonnou povinnost svou schválenou účetní závěrku zveřejnit ve sbírce listin, která je součástí veřejného obchodního rejstříku. Zveřejnění se provádí elektronicky, obvykle prostřednictvím datové schránky nebo přímo při podání daňového přiznání, ke kterému se účetní závěrka jako příloha přikládá a automaticky předává i do sbírky listin.

Lhůta pro zveřejnění účetní závěrky se odvíjí od lhůty pro podání daňového přiznání – zpravidla ji firma musí zveřejnit bez zbytečného odkladu po jejím schválení, nejpozději však ve lhůtách stanovených zákonem o účetnictví. Nezveřejnění účetní závěrky je přestupkem, za který může rejstříkový soud uložit pokutu, případně v krajním případě i zahájit řízení o zrušení firmy.

Ve sbírce listin je závěrka veřejně dostupná komukoliv zdarma, což znamená, že hospodaření vaší firmy si může kdykoliv prohlédnout obchodní partner, konkurence nebo potenciální investor. Pro řadu menších firem je to jeden z důvodů, proč včasné a řádné zveřejnění závěrky nepodceňovat, protože chybějící nebo neaktuální data ve sbírce listin mohou u obchodních partnerů vyvolat nedůvěru.

Jak probíhá schválení účetní závěrky

Než může být účetní závěrka zveřejněna, musí ji schválit příslušný orgán společnosti – u s.r.o. je to obvykle valná hromada, u akciové společnosti rovněž valná hromada. Schválení potvrzuje, že vlastníci firmy souhlasí s předloženými výsledky hospodaření a přebírají za ně odpovědnost.

Součástí schvalování bývá i rozhodnutí o naložení s výsledkem hospodaření – tedy jestli se zisk rozdělí mezi společníky formou podílu na zisku, ponechá ve firmě jako nerozdělený zisk, nebo se ztráta uhradí z jiných zdrojů. Proces schválení a zveřejnění závěrky podrobně popisujeme v článku účetní závěrka: jak ji sestavit, schválit a zveřejnit.

Co se stane, když se závěrka neschválí včas

Zákon o účetnictví ani obchodní zákoník nestanovují pro schválení účetní závěrky pevnou lhůtu vázanou na konkrétní datum, valná hromada by ji ale měla projednat v přiměřené době po sestavení. Zpoždění se v praxi nejčastěji projeví tím, že firma nestihne zveřejnit závěrku ve sbírce listin ve lhůtě navázané na daňové přiznání, což může vést k výzvě rejstříkového soudu nebo k sankci.

Oblíbené účetní programy v Česku

Mezi nejrozšířenější účetní software v Česku dlouhodobě patří Pohoda, komplexní desktopová aplikace vhodná jak pro OSVČ, tak pro firmy vedoucí podvojné účetnictví. Vedle ní se čím dál víc prosazují cloudové nástroje, které fungují přímo v prohlížeči a nevyžadují instalaci.

Přehled typů nástrojů

• Pohoda – komplexní desktopový program pro daňovou evidenci i podvojné účetnictví
• iDoklad – online fakturační nástroj vhodný hlavně pro menší OSVČ
• Fakturoid – cloudová fakturace s napojením na banku a účetní export
• Další online nástroje zaměřené na konkrétní obory, například pro neziskovky nebo specifické typy podnikání

Volba mezi desktopovým a cloudovým řešením záleží na tom, jestli chcete mít data lokálně ve svém počítači, nebo preferujete přístup odkudkoliv a automatické zálohování v cloudu. Cloudová řešení navíc obvykle usnadňují spolupráci s externí účetní firmou, protože ta může mít k datům přístup online bez nutnosti předávat soubory.

Jak vybírat mezi konkrétními programy

Při rozhodování mezi konkrétními nástroji se vyplatí vyzkoušet bezplatnou zkušební verzi, kterou většina dodavatelů nabízí, a ověřit si, jak se s programem pracuje v praxi na vlastních dokladech. Důležité je i to, jestli váš daňový poradce nebo účetní firma s daným softwarem umí pracovat a jestli podporuje export dat v kompatibilním formátu, protože přechod mezi programy může být pro OSVČ i firmu administrativně náročný.

U OSVČ začínajících s podnikáním je běžné začít s jednodušším a levnějším online nástrojem a přejít na komplexnější program až s rostoucím objemem agendy, kdy se vyplatí vyšší měsíční poplatek za širší funkcionalitu.