Jak vybrat účetní program: srovnání a na co si dát pozor

K čemu slouží účetní program a kdo ho potřebuje

Účetní program slouží k vedení evidence příjmů a výdajů nebo podvojného účetnictví, k vystavování a evidenci faktur, sledování pohledávek a závazků a k přípravě podkladů pro daňové přiznání. Místo ručního zapisování do sešitu nebo tabulek v Excelu tak podnikatel má vše na jednom místě, propojené a s menším rizikem chyby, protože program sám hlídá číselné řady dokladů, splatnosti i DPH.

Účetní program potřebuje v podstatě každý, kdo pravidelně vystavuje faktury nebo vede evidenci pro daňové účely, tedy OSVČ vedoucí daňovou evidenci, firmy s podvojným účetnictvím i menší neziskové organizace nebo SVJ. Rozdíl je hlavně v tom, jak komplexní program potřebují. Zatímco začínající OSVČ si vystačí s jednoduchým fakturačním nástrojem, firma s desítkami zaměstnanců a skladem potřebuje systém, který zvládne i mzdy, sklady a reporting napříč odděleními.

Na konci účetního období pak program usnadňuje i sestavení účetní závěrky, protože má potřebná data už zpracovaná v jednotné struktuře. O tom, jak závěrka funguje a co obsahuje, píšeme v článku Účetní závěrka: jak ji sestavit, schválit a zveřejnit.

Kdy se bez programu ještě obejdete

• Pokud vystavujete jen pár faktur ročně a vedete si jednoduchou evidenci ručně nebo v tabulce.
• Pokud vaše účetnictví kompletně zpracovává externí účetní, která pracuje ve vlastním systému a vy jí jen předáváte doklady.
• Pokud teprve začínáte a chcete si nejdřív ověřit, jestli podnikání skutečně rozjedete v takovém rozsahu, aby se program vyplatil.

Jaké jsou nejznámější účetní programy na trhu

Český trh nabízí širokou škálu účetních programů, od jednoduchých online fakturačních nástrojů určených hlavně OSVČ, přes středně velké programy pro menší firmy až po rozsáhlé podnikové systémy typu ERP, které kromě účetnictví řeší i sklady, výrobu nebo personalistiku. Mezi známé podnikové systémy patří například Helios, který se používá i ve větších firmách a institucích, u nejrozsáhlejších mezinárodních korporací se pak setkáte i se systémy jako SAP.

Pro OSVČ a menší firmy je typické spíš cloudové řešení zaměřené na fakturaci, jednoduchou daňovou evidenci a propojení s bankou. Takové programy bývají jednodušší na ovládání a nevyžadují instalaci ani samostatnou správu serveru. Přehled konkrétních nástrojů vhodných pro OSVČ najdete v článku Účetní software pro OSVČ: jak vybrat a co je závěrka.

Kromě klasických účetních programů se v poslední době objevují i nástroje propojené s pokladními systémy a evidencí tržeb, které umí data z prodeje rovnou promítnout do účetnictví. Souvislosti mezi pokladnou a evidencí tržeb popisujeme v článku EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.

Při výběru konkrétního programu se vyplatí sledovat i reference a diskuze mezi uživateli, protože praktické zkušenosti s ovládáním, podporou nebo stabilitou systému často řeknou víc než popis funkcí na webu dodavatele. Užitečné je i ověřit si, jak rychle dodavatel reaguje na dotazy a zda nabízí podporu v češtině, což se u velkých mezinárodních systémů nedá vždy automaticky předpokládat, hlavně pokud podporu řeší centrála mimo Českou republiku.

Kolik stojí účetní software a existuje nejlevnější varianta

Cena účetního softwaru se odvíjí hlavně od rozsahu funkcí a počtu uživatelů. Jednoduché cloudové nástroje pro OSVČ fungují typicky na měsíční předplatné, u kterého se cena pohybuje v řádu stokorun měsíčně, u některých nástrojů je základní varianta s omezenými funkcemi zdarma. Rozsáhlejší podnikové systémy naproti tomu bývají výrazně dražší, protože zahrnují instalaci, přizpůsobení na míru, školení a podporu na míru konkrétní firmě.

Nejlevnější variantou tak logicky bývají cloudové nástroje s minimem funkcí, které stačí na vystavování faktur a základní evidenci. Než se rozhodnete pro konkrétní program, je dobré si spočítat, kolik dokladů měsíčně reálně vystavujete a jestli vám nestačí i bezplatná varianta s omezeným počtem faktur, případně placený program v nejnižším tarifu.

Zvažte také, jestli cenu neplatíte i za funkce, které nikdy nevyužijete, například sklady nebo mzdovou agendu, pokud nemáte zaměstnance. U řady programů je totiž možné vybrat modulární tarif, kde platíte jen za skutečně používané funkce, a moduly si postupně dokupovat, jakmile podnikání roste a agenda se rozšiřuje o nové oblasti, jako jsou mzdy nebo sklad.

Jak funguje demoverze účetního programu

Většina dodavatelů účetního softwaru nabízí demoverzi, tedy možnost program vyzkoušet zdarma po omezenou dobu, obvykle v řádu týdnů, nebo s trvale omezenými funkcemi, například limitovaným počtem faktur nebo záznamů. Cílem demoverze je, abyste si mohli ověřit, jestli vám program vyhovuje, než za něj začnete platit plnou licenci a případně do něj i importujete historická data.

Při testování demoverze se vyplatí rovnou zkusit reálné situace, se kterými budete pracovat, tedy vystavit fakturu, zaevidovat výdaj, případně vyzkoušet propojení s bankovním účtem nebo export dat pro účetní. Teprve tak zjistíte, jestli vám ovládání programu skutečně vyhovuje a jestli zvládá vše, co potřebujete pro svůj typ podnikání.

U rozsáhlejších podnikových systémů bývá demoverze obvykle spojená i s konzultací s obchodním zástupcem dodavatele, který vám pomůže systém přizpůsobit potřebám firmy ještě před ostrým nasazením. To se hodí hlavně tam, kde přechod na nový program znamená i migraci velkého množství dat z předchozího řešení, a firma si nemůže dovolit výpadek v evidenci ani na pár dní.

Jaké funkce by měl mít účetní program pro OSVČ

Pro OSVČ, která vede daňovou evidenci, je klíčové, aby program uměl jednoduše vystavovat faktury, evidovat příjmy a výdaje, sledovat neuhrazené pohledávky a připravit podklady pro daňové přiznání. Užitečné jsou i funkce jako automatické párování plateb z bankovního účtu, sledování limitu obratu pro DPH nebo upozornění na blížící se splatnost vystavených faktur.

Co se hodí navíc

• Mobilní aplikace pro vystavení faktury na cestách nebo přímo u zákazníka.
• Propojení s datovou schránkou nebo portálem Moje daně pro snazší podání přiznání.
• Možnost exportu podkladů pro účetní nebo daňového poradce ve standardizovaném formátu.
• Evidence zásob nebo skladu, pokud kromě služeb prodáváte i zboží.

Pokud teprve zvažujete, jestli vůbec program potřebujete, nebo vám stačí jednodušší evidence, přečtěte si i článek o výběru programu speciálně pro OSVČ a menší organizace, Účetní program pro OSVČ a neziskovky: jak vybrat a co je zdarma. Řada začínajících OSVČ zpočátku podceňuje důležitost přehledné evidence, dokud nezačne řešit první daňové přiznání a nemá podklady pohromadě, což pak znamená zbytečné dohledávání starých faktur a bankovních výpisů na poslední chvíli.

Cloudové vs. instalované účetní programy

Cloudový program běží online, přihlašujete se k němu přes prohlížeč a data máte dostupná odkudkoliv, kde máte internet. Výhodou je, že se o zálohování a aktualizace stará dodavatel, nevýhodou je závislost na připojení a to, že za používání typicky platíte pravidelné předplatné.

Instalovaný program běží lokálně na vašem počítači nebo firemním serveru, data máte fyzicky u sebe a nejste závislí na internetovém připojení. Na druhou stranu si sami musíte hlídat zálohování, aktualizace a případně i vyšší nároky na hardware u rozsáhlejších systémů. Pro většinu OSVČ a malých firem dnes bývá praktičtější cloudové řešení, velké firmy s vlastním IT oddělením naopak často preferují instalované nebo hybridní systémy, které si mohou přizpůsobit vlastním potřebám a interním procesům.

Rozhodnutí mezi cloudem a instalovaným programem by mělo vycházet i z toho, jak citlivá data v systému zpracováváte a jaké máte možnosti zálohování. U cloudových služeb je obvykle součástí smlouvy i garance zabezpečení a pravidelného zálohování dat, u vlastního instalovaného programu tuto odpovědnost nesete sami, případně ji musíte zajistit smluvně s dodavatelem IT služeb, včetně pravidelných záloh mimo firemní síť.