Účetní závěrka: kam ji zaslat a kdy je povinný audit

Co je účetní závěrka ve zkráceném rozsahu a kdo ji může použít

Účetní závěrka ve zkráceném rozsahu je zjednodušená forma závěrky, kterou mohou sestavovat malé a mikro účetní jednotky, tedy zpravidla menší firmy s nižšími obraty, méně zaměstnanci a nižší hodnotou aktiv. Zkrácený rozsah znamená méně podrobný výkaz rozvahy a výkazu zisku a ztráty i zjednodušenou přílohu k účetní závěrce, což šetří čas účetní i menší firmě samotné, protože nemusí sledovat a rozepisovat tolik analytických položek jako větší podnik.

Účetní jednotky se podle zákona o účetnictví dělí do kategorií (mikro, malá, střední a velká), přičemž zařazení určuje nejen možnost zkráceného rozsahu, ale i další povinnosti, jako je právě otázka povinného auditu nebo rozsah zveřejňovaných údajů ve sbírce listin.

Kdo zkrácený rozsah využít nemůže

Zkrácený rozsah nemohou použít účetní jednotky, které podléhají povinnému auditu, ani ty, které jsou takzvanými subjekty veřejného zájmu, jako jsou banky nebo pojišťovny. Pro tyto jednotky platí povinnost sestavit závěrku v plném rozsahu bez ohledu na jejich velikost. Kategorie účetní jednotky se posuzuje vždy k rozvahovému dni a jednou zařazená kategorie platí zpravidla pro dva po sobě jdoucí roky, i kdyby se mezitím výsledky firmy mírně změnily.

Nová firma bez historie se při prvním zařazení posuzuje podle stavu k datu vzniku nebo podle prvního rozvahového dne, u které se ještě nedá vycházet ze srovnání dvou předchozích let.

Kdy je audit účetní závěrky povinný

Povinnost ověřit účetní závěrku auditorem vzniká, pokud účetní jednotka za dva po sobě jdoucí účetní roky splní alespoň dvě ze tří kritérií stanovených zákonem o účetnictví: výše aktiv, výše ročního úhrnu čistého obratu a průměrný přepočtený počet zaměstnanců. Konkrétní hranice pro jednotlivé kategorie účetních jednotek stanovuje zákon a je vhodné je ověřit vždy k aktuálnímu znění, protože se mohou v čase měnit. Kritérium počtu zaměstnanců se počítá jako průměrný přepočtený stav za celé účetní období, ne jako stav k jednomu konkrétnímu dni, což je potřeba zohlednit u firem s výraznějšími sezónními výkyvy počtu pracovníků.

Kromě kapitálových obchodních společností se povinný audit týká i některých dalších subjektů, jako jsou svěřenské fondy, obecně prospěšné společnosti nebo účetní jednotky, kterým to ukládá zvláštní zákon, bez ohledu na jejich velikost.

Co se stane, pokud je audit povinný a firma ho nezajistí

Pokud je firma povinna nechat závěrku ověřit auditorem a neučiní tak, hrozí jí sankce ze strany finančního úřadu i to, že rejstříkový soud odmítne přijmout do sbírky listin závěrku bez auditorského výroku. Přehled souvisejících povinností kolem vedení účetnictví shrnuje i článek účetní software pro OSVČ, jak vybrat a co je závěrka. Auditorská zpráva se stává nedílnou součástí účetní závěrky a zakládá se spolu s ní do sbírky listin, bez ní rejstříkový soud podání jako neúplné odmítne.

Kam se posílá účetní závěrka a jak se schvaluje

Účetní závěrku musí nejprve schválit příslušný orgán účetní jednotky. U společnosti s ručením omezeným ji schvaluje valná hromada, u akciové společnosti také valná hromada, u družstva členská schůze. Teprve po schválení se závěrka považuje za platný podklad k dalšímu použití, například pro rozdělení zisku. Návrh na schválení předkládá zpravidla jednatel nebo statutární orgán společně se zprávou o podnikatelské činnosti a stavu majetku firmy, aby měli společníci nebo akcionáři dostatek podkladů pro rozhodnutí.

Po schválení se účetní závěrka spolu s dalšími dokumenty, jako je zpráva o vztazích nebo výroční zpráva, zasílá do sbírky listin obchodního rejstříku, obvykle elektronicky prostřednictvím datové schránky. Lhůta pro založení do sbírky listin je nejpozději do 12 měsíců od rozvahového dne, tedy zpravidla od konce účetního období.

Kdo závěrku podává

Za podání závěrky do sbírky listin odpovídá statutární orgán účetní jednotky. V praxi to obvykle zajišťuje účetní nebo daňový poradce firmy společně s podáním daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob. Pokud valná hromada nebo jiný příslušný orgán účetní jednotky závěrku vůbec neprojedná, nemůže dojít ani k rozdělení zisku, ani k vyplacení podílu na zisku společníkům.

Jak zveřejnit účetní závěrku ve sbírce listin

Zveřejnění probíhá elektronickým podáním do sbírky listin u příslušného rejstříkového soudu, obvykle přes datovou schránku nebo prostřednictvím aplikace, kterou k tomuto účelu nabízí Ministerstvo spravedlnosti. Dokumenty se podávají ve formátu, který soud akceptuje, typicky jako naskenovaný podepsaný dokument nebo elektronicky podepsaný soubor.

Kromě samotné rozvahy a výkazu zisku a ztráty se do sbírky listin přikládá i příloha k účetní závěrce, případně výroční zpráva a zpráva auditora, pokud je audit povinný. Neúplné podání může soud vrátit k doplnění, což prodlužuje celý proces. Vhodné je proto před odesláním zkontrolovat, jestli jsou přiloženy skutečně všechny povinné přílohy pro danou kategorii účetní jednotky, protože se liší podle toho, jestli je závěrka sestavena v plném, nebo zkráceném rozsahu.

Sankce za nezveřejnění

Pokud účetní jednotka závěrku do sbírky listin nezveřejní vůbec nebo se zpožděním, hrozí jí pokuta od rejstříkového soudu i riziko, že bude zahájeno řízení o zrušení společnosti, pokud povinnost dlouhodobě neplní. Postup schválení a zveřejnění závěrky podrobně popisuje i článek účetní závěrka, jak ji sestavit, schválit a zveřejnit. Kromě sankce od soudu může nezveřejnění závěrky negativně ovlivnit i důvěryhodnost firmy vůči bankám a obchodním partnerům, kteří si zveřejněné výkazy běžně ověřují před uzavřením smlouvy nebo poskytnutím úvěru.

Jak dlouho se musí účetní závěrky uchovávat

Zákon o účetnictví stanovuje odlišné lhůty pro uchovávání různých typů účetních záznamů. Samotná účetní závěrka a výroční zpráva patří mezi dokumenty s nejdelší archivační lhůtou, obvykle 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Ostatní účetní doklady, jako jsou účetní knihy, odpisové plány nebo inventurní soupisy, se uchovávají zpravidla 5 let. Kratší lhůty platí u některých podpůrných dokladů, delší naopak u záznamů souvisejících s mzdovou agendou, kde je nutné zohlednit i požadavky pro účely důchodového pojištění.

Proč lhůty dodržovat

Nedodržení archivačních lhůt může znamenat problém při případné kontrole finančního úřadu nebo správy sociálního zabezpečení, protože bez dokladů nelze zpětně prokázat správnost vykázaných údajů. Vyplatí se proto mít nastavený systém archivace, ideálně elektronický, který lhůty automaticky hlídá. Archivační lhůty běží od konce účetního období, kterého se doklad týká, ne od data jeho vystavení, což je rozdíl, na který se často zapomíná při plánování skartace starších dokumentů.

Jak nahlížet do účetní závěrky jiné firmy

Zveřejněné účetní závěrky obchodních společností jsou veřejně dostupné a lze do nich nahlížet zdarma ve sbírce listin obchodního rejstříku na portálu justice.cz. Stačí zadat název firmy nebo IČO a v přehledu dokumentů firmy najít příslušnou účetní závěrku za daný rok.

Nahlížení do závěrek se hodí například při prověřování obchodního partnera před uzavřením smlouvy, protože z výkazů lze odhadnout finanční stabilitu firmy, výši jejího majetku i závazků. Základní informace o firmě lze zkombinovat i s dalšími údaji dostupnými přímo v obchodním rejstříku, kde lze zjistit i historii statutárních orgánů, sídlo firmy nebo případná exekuční řízení.

Co dělat, pokud závěrka chybí

Pokud firma svou závěrku ve sbírce listin nezveřejnila, může to signalizovat, že si neplní zákonné povinnosti, což je samo o sobě varovný signál při posuzování spolehlivosti obchodního partnera.

Jak schválit účetní závěrku u SVJ

Společenství vlastníků jednotek (SVJ) je také účetní jednotkou a musí sestavovat účetní závěrku podobně jako obchodní společnosti, byť obvykle ve zjednodušeném rozsahu odpovídajícím jeho velikosti. Schvaluje ji shromáždění vlastníků jednotek hlasováním na schůzi, výsledek hlasování se zaznamenává do zápisu ze shromáždění.

Na rozdíl od obchodních společností nemá SVJ vždy povinnost svou účetní závěrku zveřejňovat ve sbírce listin, tato povinnost se odvíjí od konkrétní právní úpravy a velikosti společenství. Vlastníci jednotek mají ale právo do účetnictví SVJ nahlížet přímo u výboru nebo správce. Pokud SVJ najme externí správcovskou firmu, sestavením účetní závěrky se obvykle zabývá právě ona, konečnou odpovědnost za správnost výkazů ale nese statutární orgán SVJ, tedy výbor společenství. U menších společenství se v praxi často hospodaření vede zjednodušeně a schválení závěrky bývá součástí pravidelné výroční schůze vlastníků, na které se zároveň projednává i plán oprav a tvorba fondu oprav na další období.

Kde najít podrobnosti

Konkrétní postup schválení a případného zveřejnění účetní závěrky SVJ, včetně praktických příkladů, popisuje článek účetní závěrka, jak ji sestavit, schválit a zveřejnit, který se věnuje i specifikům neziskových subjektů.