Vzor faktury ke stažení: šablony v PDF a Excelu zdarma

Jaké formáty vzoru faktury si můžete stáhnout

Vzor faktury je dostupný v několika běžných formátech, které se hodí pro různé situace. PDF šablona je vhodná, pokud chcete fakturu jen ručně vyplnit a vytisknout nebo poslat jako neupravitelný soubor. Editovatelný dokument ve Wordu nebo Excelu naopak umožní si šablonu přizpůsobit a používat opakovaně.

Kde vzory hledat

• weby zaměřené na podnikání a účetnictví, které nabízí šablony ke stažení zdarma,
• účetní a fakturační software, který obvykle generuje faktury přímo ve správném formátu,
• šablony přímo v kancelářských balíčcích typu Word nebo Excel.

Výběr formátu se odvíjí hlavně od toho, kolik faktur měsíčně vystavujete a jestli s nimi dál pracujete v účetnictví. Pokud fakturujete jen výjimečně – třeba jednou za čas při vedlejší činnosti – vystačíte si s jednoduchým PDF nebo tiskopisem, který ručně nebo v PDF editoru vyplníte. Naopak pokud fakturujete pravidelně víc odběratelům, ušetří vám čas šablona s předpřipravenými vzorci nebo rovnou online fakturační nástroj, který si čísla dokladů i evidenci plateb hlídá sám. Podrobný návod, jak fakturu online vystavit a co všechno má obsahovat, najdete v článku faktura online: jak vystavit fakturu a co musí obsahovat.

Při stahování vzoru z internetu je dobré ověřit, že šablona odpovídá aktuálním pravidlům – zejména pokud jste plátci DPH a faktura musí obsahovat i sazbu a výši daně. Starší šablony stažené z webu před lety mohou mít zastaralé pořadí položek nebo chybějící pole, které se v mezičase stalo povinným. Vždy je proto lepší po stažení šablonu porovnat s aktuálním výčtem povinných náležitostí, než ji začnete používat naostro.

Jak vypadá vzor faktury k vyplnění

Bez ohledu na zvolený formát musí faktura jako daňový doklad obsahovat povinné náležitosti – označení dodavatele a odběratele, evidenční číslo dokladu, datum vystavení a datum uskutečnění zdanitelného plnění, popis dodaného zboží nebo služby, cenu a u plátců DPH i sazbu a výši daně.

Kompletní přehled povinných údajů i s ukázkou vyplněné faktury najdete v článku jak napsat fakturu – vzor a povinné náležitosti. Vzor si stačí stáhnout, doplnit konkrétní údaje o vaší firmě a odběrateli a fakturu odeslat.

Kromě povinných náležitostí se do faktury obvykle doplňují i další, nepovinné, ale prakticky užitečné údaje. Patří mezi ně způsob platby (bankovním převodem, hotově, kartou), číslo bankovního účtu a variabilní symbol pro spárování platby, datum splatnosti a případně i odkaz na objednávku nebo smlouvu, ke které se faktura vztahuje. Čím přehlednější fakturu odběrateli pošlete, tím menší je riziko, že platbu opomene nebo pošle na špatný účet.

Pokud podnikáte jako OSVČ a nejste plátci DPH, faktura se v praxi často označuje jako faktura – daňový doklad nebo jen faktura, protože z pohledu daně z příjmu jde o běžný účetní doklad, ne o doklad pro účely DPH. Rozdíl je hlavně v tom, že na faktuře neplátce DPH chybí řádek se sazbou a výší daně a místo toho se uvádí jen celková částka k úhradě.

Jak upravit šablonu faktury v Excelu

Šablona v Excelu má výhodu v tom, že si do ní jednou zadáte vzorce pro výpočet součtů, DPH a celkové částky k úhradě, a při dalším vystavování faktury už jen měníte konkrétní položky. Doporučuje se:

• uzamknout buňky se vzorci, aby nedošlo k jejich náhodnému přepsání,
• vytvořit samostatný list s číselnou řadou faktur, aby se čísla dokladů neopakovala,
• doplnit logo a fakturační údaje firmy jednou do hlavičky šablony.

Pokud fakturujete pravidelně a ve větším objemu, může se do budoucna vyplatit přechod na specializovaný účetní software pro OSVČ, který fakturaci i evidenci plateb zjednoduší a sníží riziko chyb.

Jak vystavit fakturu na prodej auta

Pokud auto prodáváte jako podnikatel v rámci své činnosti, vystavíte klasickou fakturu s popisem vozidla (značka, model, VIN kód), cenou a údaji o obou stranách. U prodeje mezi soukromými osobami, které nepodnikají, faktura potřeba není – postačí kupní smlouva, ve které jsou uvedeny základní údaje o voze, kupní cena a podpisy obou stran.

Rozdíl je důležitý i z hlediska daní – prodej auta jako podnikatel se zpravidla promítá do vašich zdanitelných příjmů, zatímco příležitostný prodej mezi soukromými osobami se posuzuje jinak.

Na faktuře za prodej vozidla je vhodné kromě běžných náležitostí uvést i stav tachometru ke dni prodeje, informaci o tom, zda je vozidlo prodáváno se zárukou nebo bez ní, a případně i výčet příslušenství, které je součástí prodeje (zimní pneumatiky, servisní knížka, druhá sada klíčů). Předejdete tak pozdějším sporům o to, co přesně bylo předmětem obchodu. Pokud auto prodáváte firmě jako součást vozového parku, může být praktické k faktuře přiložit i kopii technického průkazu nebo protokol o předání vozidla.

Speciální situace nastává, pokud auto bylo součástí obchodního majetku a při jeho prodeji uplatňujete odpisy nebo řešíte doplatek DPH z odpočtu při pořízení – v takovém případě se vyplatí probrat postup s účetní, protože chybné zaúčtování prodeje firemního vozidla se může projevit až při daňové kontrole.

Jak vypadá zálohová faktura a k čemu slouží

Zálohová faktura slouží k vyžádání platby předem, ještě před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Na rozdíl od běžné faktury sama o sobě není daňovým dokladem – tím se stává až doklad o přijetí platby, respektive konečná (řádná) faktura vystavená po dodání, ve které se záloha zohlední.

Zálohová faktura by měla obsahovat požadovanou částku zálohy, číslo dokladu, datum splatnosti a údaje o obou stranách. Pokud jste plátce DPH, je potřeba sledovat i to, kdy vzniká povinnost přiznat daň z přijaté zálohy – tady se hodí mít přehled i o tom, jak funguje registr plátců DPH pro ověření odběratele.

V praxi se zálohové faktury nejčastěji používají u zakázek, kde dodavatel musí nejprve nakoupit materiál nebo si zajistit kapacity – typicky u řemeslných prací, výroby na míru nebo větších dodávek zboží. Záloha dodavateli sníží riziko, že po dokončení práce zákazník nezaplatí, a zároveň mu pomůže profinancovat náklady na materiál ještě před dokončením zakázky.

Po přijetí platby na zálohovou fakturu je potřeba vystavit doklad o přijaté platbě (u plátců DPH s vyčíslením daně, pokud jim vznikla povinnost přiznat daň ze zálohy), a po dodokončení zakázky pak konečnou fakturu, ve které se přijatá záloha odečte od celkové ceny. Zákazník tak na konci zaplatí jen doplatek do celkové sjednané ceny. Je běžnou chybou zálohovou fakturu zaúčtovat rovnou jako tržbu – to je nesprávně, protože do doby dodání jde jen o přijatou platbu předem, ne o realizovaný výnos.

Jak vytisknout fakturu ke stažení

Pokud jste fakturu stáhli jako PDF nebo vytvořili v editovatelné šabloně, k tisku stačí standardní funkce tisku ve vašem prohlížeči nebo kancelářském programu. U šablon v Excelu nebo Wordu je vhodné před tiskem zkontrolovat nastavení tiskové oblasti, aby se faktura vešla na jednu stránku a nebyla rozdělená.

Pro elektronické zasílání je praktičtější fakturu uložit rovnou jako PDF – zůstane tak neupravitelná a čitelná na jakémkoli zařízení příjemce. Pokud si mezi sebou navzájem fakturujete se stejným obchodním partnerem opakovaně, může se hodit i vzájemný zápočet faktur namísto placení každé faktury zvlášť.

Papírová faktura má stále své místo hlavně tam, kde odběratel vyžaduje fyzický doklad k proplacení nebo kde jde o drobné hotovostní platby na místě – například u řemeslníků, kteří fakturují ihned po dokončení zakázky u zákazníka doma. V takovém případě je praktické mít po ruce předtištěné formuláře nebo notebook s tiskárnou přímo v autě.

U elektronických faktur se čím dál častěji setkáte i s požadavkem na zaslání ve strukturovaném formátu, který si umí automaticky zpracovat účetní systém odběratele – typicky jde o velké firmy nebo veřejné instituce. Pokud takový požadavek dostanete, vyplatí se ověřit, jestli váš fakturační nástroj umí export do potřebného formátu, protože ruční přepisování údajů z PDF do cizího systému je zbytečně pracné a náchylné k chybám na obou stranách.