Faktura zdarma: šablony ke stažení a jak je vyplnit

Kde stáhnout formulář faktury zdarma k vyplnění

Formulář faktury zdarma k vyplnění najdete jako šablonu pro textový editor, tabulkový procesor nebo přímo jako interaktivní PDF. Řada fakturačních webů a online generátorů navíc nabízí bezplatnou verzi, kde stačí vyplnit pole a doklad se vygeneruje automaticky bez nutnosti cokoliv formátovat ručně.

Na co se zaměřit při výběru šablony

• šablona by měla obsahovat všechny povinné náležitosti faktury, ne jen základní kolonky
• ověřte, jestli je aktuální a zohledňuje případné změny v požadovaných údajích
• u šablony v tabulkovém procesoru zkontrolujte, jestli automaticky nepočítá DPH tam, kde nejste plátcem

Přehled toho, co musí faktura obsahovat podle zákona, i konkrétní vzor s vysvětlením jednotlivých položek najdete v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

Jak poznat kvalitní bezplatnou šablonu

Ne každá šablona dostupná zdarma je stejně kvalitní. Některé starší vzory kolující na internetu mohou postrádat pole, která se mezitím stala běžnou součástí faktury, například jasně oddělený řádek pro variabilní symbol platby. Než se rozhodnete pro konkrétní šablonu natrvalo, zkuste vyplnit zkušební fakturu a projít si ji podle seznamu povinných náležitostí – ušetří vám to případné opravy až ve chvíli, kdy fakturu budete odesílat klientovi.

Jak napsat a vytisknout fakturu bez placeného programu

Fakturu si napíšete i bez placeného účetního programu – stačí volně dostupný textový editor, tabulkový procesor nebo bezplatný online generátor faktur. Vyplníte základní údaje o dodavateli a odběrateli, popis plnění, částku a datum splatnosti, a doklad je hotový.

Vytištění faktury

K vytištění stačí běžná domácí nebo kancelářská tiskárna, žádný speciální tiskopis se nevyžaduje. Pokud fakturu posíláte elektronicky, obvykle ji vyexportujete rovnou do PDF, což je i formát, který většina odběratelů preferuje kvůli archivaci a snadnému dohledání.

Co si předem promyslet

• zvolte si jednotný formát číslování faktur, aby vám nevznikaly duplicity ani mezery v řadě
• fakturu ukládejte v jednom přehledném úložišti, ať už jde o počítač nebo cloudové uložiště
• pokud fakturujete pravidelně, zvažte přechod z ručně vyplňované šablony na jednoduchý fakturační program, který číslování a evidenci hlídá za vás

Elektronická faktura vs. tištěná

Zákon dnes tištěnou fakturu s podpisem nevyžaduje, drtivá většina dokladů mezi podnikateli i vůči koncovým zákazníkům se dnes posílá elektronicky, typicky e-mailem jako příloha ve formátu PDF. Fyzické vytištění se tak spíš hodí pro vlastní archiv nebo pro odběratele, kteří si výslovně vyžádají papírovou verzi. I u elektronické faktury je ale dobré mít jasný a přehledný název souboru, ze kterého je na první pohled patrné číslo dokladu a odběratel, jinak se vám doklady v úložišti postupně ztratí v nepřehledné změti souborů.

Jak zaúčtovat zálohovou fakturu vystavenou zdarma

Zálohová faktura se v účetnictví nebo v daňové evidenci eviduje jinak než běžná faktura za dodané plnění. Přijatá záloha totiž není okamžik uskutečnění zdanitelného plnění, ale jen platba předem – proto se zálohová faktura obvykle nezaznamenává jako tržba v okamžiku vystavení.

Postup u zálohové faktury

• zálohová faktura vyzývá k platbě předem, obdobně jako proforma faktura
• po přijetí platby zálohy se vystavuje daňový doklad k přijaté platbě, pokud jste plátce DPH
• po dodání celého plnění se vystaví finální faktura, ve které se přijatá záloha odečte od celkové ceny

I když je šablona zálohové faktury dostupná zdarma stejně jako běžná faktura, samotné zaúčtování zálohy bývá pro začínající OSVČ jedna z častějších oblastí, kde se dělá chyba. Pokud si nejste jistí správným postupem u vaší konkrétní situace, vyplatí se to probrat s účetní ještě před vystavením první zálohové faktury.

Kdy se zálohová faktura hodí

Zálohová faktura se vyplatí hlavně u větších zakázek, u kterých potřebujete mít předem jistotu, že zákazník s platbou myslí vážně, nebo u kterých musíte předem nakoupit materiál či subdodávky. U drobných a rychlých zakázek naopak zálohová faktura zbytečně komplikuje administrativu – jednodušší je počkat na dodání a vystavit rovnou finální fakturu.

Jak vystavit dobropis k vydané faktuře

Dobropis, přesněji opravný daňový doklad, se vystavuje ve chvíli, kdy potřebujete opravit nebo stornovat už vydanou fakturu – ať kvůli chybě v částce, vrácenému zboží, nebo poskytnuté slevě po vystavení původního dokladu.

Co má dobropis obsahovat

• odkaz na číslo původní faktury, ke které se vztahuje
• důvod opravy, tedy proč se dobropis vystavuje
• rozdílovou částku, o kterou se původní faktura snižuje, případně navyšuje

Dobropis vystavíte stejně jednoduše jako běžnou fakturu – i pro něj existují volně dostupné šablony zdarma. Důležité je dobropis vždy provázat s číslem původního dokladu, aby bylo z účetnictví jasně dohledatelné, k jaké faktuře se vztahuje.

Kdy dobropis nestačí

Pokud jde o drobnou opravu, například překlep v adrese odběratele, který nemá vliv na fakturovanou částku, obvykle stačí zákazníka informovat e-mailem, dobropis není nutný. Dobropis vystavujte vždy, když se mění fakturovaná částka nebo množství dodaného zboží či rozsah služby – tedy údaje, které mají dopad na účetnictví obou stran a na případné daňové přiznání.

Co dělat, když odběratel odmítne fakturu zaplatit

Pokud odběratel fakturu odmítá zaplatit i po uplynutí splatnosti, prvním krokem bývá formální upomínka. Ta odběratele znovu upozorní na dluh, uvádí částku, číslo faktury a nový termín k úhradě.

Další kroky při neplacení

• pokud upomínka nepomůže, lze zaslat předžalobní výzvu s vyčíslením případného úroku z prodlení
• u opakovaně neplatících odběratelů zvažte, jestli s nimi má smysl dál obchodovat bez platby předem
• při dlouhodobém neplacení lze pohledávku vymáhat soudní cestou nebo přes inkasní agenturu

Podrobný postup, jak upomínku správně napsat a co všechno by měla obsahovat, popisujeme v článku Upomínka nezaplacené faktury: jak ji napsat a co dělat dál. Pokud máte s odběratelem zároveň vlastní závazek, může se hodit i vzájemný zápočet pohledávek, který vysvětlujeme v článku Vzor faktury a zápočet: praktický návod pro OSVČ.

Jak předcházet neplacení dopředu

Riziko neplacení lze částečně omezit ještě před vystavením faktury – vyžádáním platby předem u nových nebo neznámých klientů, kratší splatností u vyšších částek, nebo smluvním ujednáním o úroku z prodlení. U opakované spolupráce se osvědčuje i pravidelné sledování platební morálky klienta, aby vás případné zpoždění platby nezaskočilo až po vystavení další, vyšší faktury.

Jak si faktury přehledně archivovat (i fyzicky)

Faktury je potřeba uchovávat po dobu stanovenou zákonem, a to jak vydané, tak přijaté. I když dnes většina OSVČ fakturuje elektronicky, řada podnikatelů si zvykla i na fyzické desky nebo šanony rozdělené po měsících či čtvrtletích.

Praktické tipy na archivaci

• elektronické faktury ukládejte do jasně pojmenovaných složek podle roku a měsíce vystavení
• u fyzických faktur se osvědčuje řazení podle čísla dokladu, ne podle data přijetí
• pravidelně si dělejte zálohu elektronického úložiště, ideálně na více místech

Přehledná archivace se hodí nejen kvůli případné kontrole finančního úřadu, ale i pro běžnou komunikaci s účetní, která tak rychle dohledá kterýkoliv doklad. Pokud navíc přijímáte i hotovostní platby a vystavujete k nim paragony, doplňte si systém archivace i o pokladní evidenci, jak popisujeme v článku EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.

Co dělat při ztrátě faktury

Pokud přesto o fakturu přijdete, ať v papírové nebo elektronické podobě, u vystavených dokladů obvykle stačí vygenerovat duplikát z fakturačního nástroje nebo si vyžádat kopii vlastní evidence. U přijatých faktur od dodavatele je nejjednodušší o duplikát požádat přímo jeho, protože jako odběratel obvykle nemáte možnost si doklad znovu sami vytvořit. Ztrátu dokladu proto neřešte tak, že položku vynecháte z evidence – vždy se snažte doklad nahradit ověřitelným duplikátem.