Vzor faktury pro OSVČ, která není plátcem DPH

Čím se liší faktura neplátce DPH od faktury plátce

Hlavní rozdíl mezi fakturou plátce a neplátce DPH je zřejmý – neplátce na faktuře DPH neúčtuje, protože daň neodvádí. Faktura vystavená OSVČ, která není plátcem DPH, tedy neobsahuje sazbu daně ani rozpis základu daně a výše DPH, jak to musí mít plátce. Uvádí se rovnou celková částka k úhradě bez daně, protože žádná daň v ceně obsažena není.

Faktura plátce DPH naopak musí splňovat náležitosti daňového dokladu podle zákona o dani z přidané hodnoty – tedy uvést základ daně, sazbu daně, výši daně a další povinné údaje, které se týkají DPH. Plátce má také obvykle přiděleno DIČ, které se na faktuře uvádí vedle IČO.

Pro odběratele je rozdíl důležitý zejména v tom, že u faktury od plátce DPH si může za splnění podmínek uplatnit odpočet DPH na vstupu, zatímco u faktury od neplátce tato možnost logicky odpadá. To ale nijak nesnižuje platnost nebo správnost faktury vystavené neplátcem – jde jen o odlišný typ dokladu.

Pro OSVČ, která teprve začíná podnikat, je proto důležité hlídat si vlastní obrat a vědět, kdy se plátcem DPH může, nebo musí stát. Dokud plátcem nejste, vystavujete faktury bez daně, což je administrativně jednodušší, ale zároveň to znamená, že si sami nemůžete uplatňovat odpočet DPH na vstupu u nákupů souvisejících s podnikáním.

Pokud hledáte i obecný přehled toho, jak fakturu vystavit krok za krokem, podívejte se na článek Faktura online: jak vystavit fakturu a co musí obsahovat.

Co musí faktura neplátce DPH obsahovat

I faktura vystavená neplátcem DPH musí splňovat základní obchodní a účetní náležitosti, aby byla platným dokladem. Patří mezi ně zejména:

• označení dokladu jako faktura a jeho pořadové číslo,
• datum vystavení a datum splatnosti,
• identifikace dodavatele – jméno nebo obchodní jméno, adresu, IČO,
• identifikace odběratele – jméno nebo obchodní jméno, adresu, případně IČO, jde-li o podnikatele,
• popis dodaného zboží nebo poskytnuté služby,
• celkovou fakturovanou částku,
• způsob platby a číslo bankovního účtu, na který má být částka uhrazena.

Přestože to zákon výslovně nevyžaduje, je vhodné na fakturu doplnit větu ve smyslu „nejsem plátce DPH“ nebo „dodavatel není plátcem daně z přidané hodnoty“. Odběrateli to hned na první pohled objasní, proč faktura DPH neobsahuje, a předejde se tak zbytečným dotazům nebo nedorozuměním, zejména u odběratelů, kteří jsou sami plátci a fakturu potřebují správně zaúčtovat.

Vhodné je také uvádět na faktuře jasný popis fakturované služby nebo zboží, ne jen obecnou formulaci typu „práce dle dohody“. Podrobnější popis usnadní odběrateli zaúčtování a vám samotným pozdější orientaci v historii faktur, zejména pokud stejnému odběrateli fakturujete opakovaně za různé zakázky.

Kde stáhnout vzor faktury pro OSVČ zdarma

Bezplatné vzory faktur pro OSVČ jsou dostupné na řadě webů zaměřených na podnikání a účetnictví, obvykle ve formátu Word, Excel nebo PDF k vyplnění. Při výběru vzoru je dobré zkontrolovat, že obsahuje všechny povinné náležitosti popsané výše, a případně ho upravit podle svých potřeb – třeba přidat logo, platební údaje nebo poznámku o splatnosti.

Kromě statických šablon existují i online generátory faktur, které fakturu automaticky očíslují, vypočítají součty a umožní ji rovnou exportovat do PDF nebo odeslat e-mailem. Tato varianta bývá pro pravidelné fakturování praktičtější než ruční vyplňování šablony, protože snižuje riziko chyby v číslování nebo součtech a usnadňuje i archivaci vystavených dokladů.

Ať zvolíte jakoukoliv cestu, vždy si vzor před prvním použitím projděte a ověřte, že obsahuje aktuálně platné náležitosti a vaše správné identifikační údaje. Ucelený vzor a vysvětlení jednotlivých položek najdete v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

Při výběru vzoru se vyplatí zvolit takový, který je přehledný a snadno upravitelný, protože fakturu budete se stejnou strukturou používat opakovaně. Kromě designu si všímejte i toho, zda šablona počítá se všemi položkami, které běžně fakturujete – množství, jednotkovou cenu, případné slevy nebo dopravu, aby se vám nestávalo, že musíte fakturu pokaždé ručně přeskládávat.

Pomůže i to, když si vzor otestujete na fiktivní faktuře ještě předtím, než ho poprvé pošlete skutečnému odběrateli – ověříte si tak, že vzorce v Excelu počítají správně a že se všechny údaje na tiskové sestavě zobrazují čitelně.

Jak vystavit fakturu ve Wordu nebo Excelu

Word i Excel jsou pro vystavování faktur oblíbené právě proto, že je má většina uživatelů nainstalovanou nebo dostupnou zdarma jako online verzi, a fakturu tak lze vytvořit bez placeného účetního softwaru. Ve Wordu si vytvoříte přehlednou tabulku s hlavičkou (údaje o dodavateli a odběrateli), tělem faktury (popis položek, množství, cenu) a patičkou se součtem a platebními údaji.

Excel má oproti Wordu výhodu ve výpočtech – pokud fakturujete více položek, stačí použít jednoduchý vzorec pro součet a fakturu tak nemusíte sčítat ručně. Excelovou šablonu navíc můžete nastavit tak, aby se číslo faktury automaticky zvyšovalo při každém novém vystavení, což usnadní vedení návaznosti čísel dokladů.

Ať zvolíte kterýkoli program, hotovou fakturu doporučujeme před odesláním převést do formátu PDF – zajistí to, že odběratel uvidí fakturu přesně tak, jak jste ji připravili, bez rizika, že se rozjede formátování při otevření v jiné verzi programu.

U opakovaného fakturování stejným odběratelům se osvědčuje uložit si vyplněnou šablonu jako vlastní vzor a při každé nové faktuře jen upravit číslo, datum a položky. Ušetříte tak čas a zároveň minimalizujete riziko, že v dokumentu zapomenete změnit některý údaj z předchozí faktury, což se při kopírování starších souborů běžně stává.

Pravidla evidence tržeb se navíc mohou v čase měnit, aktuální stav sledujeme v článku EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.

Jak vyřešit zádržné na faktuře

Zádržné se používá zejména ve stavebnictví a při dlouhodobějších zakázkách jako pojistka odběratele, že dodavatel dílo řádně dokončí a odstraní případné vady. Jde o dohodnuté procento nebo pevnou částku z celkové ceny díla, kterou odběratel neuhradí hned s fakturou, ale až po uplynutí sjednané doby nebo po odstranění vad zjištěných při přejímce.

Na faktuře se zádržné obvykle uvádí jako samostatná položka nebo poznámka – vypíše se celková cena díla, od ní se odečte dohodnuté zádržné a uvede se částka splatná ihned. Zádržná částka se pak fakturuje samostatně, s vlastním, obvykle pozdějším datem splatnosti, které odpovídá smluvním podmínkám (například po uplynutí záruční doby).

Podmínky zádržného by měly být zejména u větších zakázek ukotveny přímo ve smlouvě o dílo, ne jen na faktuře – faktura pak jen technicky odráží to, na čem jste se s odběratelem předem dohodli. Pokud smlouvu nemáte, doporučujeme si podmínky zádržného písemně potvrdit alespoň e-mailem, aby nedošlo ke sporu o to, kdy a za jakých podmínek má být zbylá částka uhrazena.

Někteří odběratelé požadují zádržné i v podobě bankovní záruky místo přímé srážky z platby – v takovém případě dodavatel dostane celou fakturovanou částku ihned, ale musí mít u banky zřízenou záruku, kterou může odběratel čerpat, pokud se vady neodstraní podle smlouvy. Tato varianta bývá výhodnější pro dodavatele s dostatečnou finanční rezervou, protože nemusí čekat na doplacení zádržné částky měsíce či roky po dokončení díla.

Jak fakturovat SVJ nebo se zápočtem faktur

Fakturace společenství vlastníků jednotek (SVJ) se v základu neliší od fakturace jiné právnické osobě – na faktuře uvedete identifikační údaje SVJ (název, sídlo, IČO) místo údajů fyzické osoby. SVJ často požaduje uvedení variabilního symbolu odpovídajícího konkrétní zakázce nebo objednávce, protože eviduje výdaje za jednotlivé budovy nebo položky rozpočtu zvlášť – je tedy praktické se před vystavením faktury zeptat, jaké údaje SVJ pro své účetnictví potřebuje.

Zápočet faktur se používá tehdy, když si dvě strany vzájemně dluží peníze – typicky když jste zároveň dodavatelem i odběratelem služeb vůči stejnému subjektu. Místo aby si obě strany posílaly platby zvlášť, započtou si vzájemné pohledávky a uhradí si jen rozdíl. Na faktuře nebo v samostatné dohodě o zápočtu se uvedou obě faktury, jejich čísla a částky, a výsledná částka, kterou má jedna strana druhé doplatit.

Zápočet musí být mezi stranami odsouhlasen, obvykle písemnou dohodou o zápočtu, kterou podepíšou obě strany – nestačí jen poznámka na faktuře jedné ze stran. Podrobný postup a vzor dohody o zápočtu najdete v článku Vzor faktury a zápočet: praktický návod pro OSVČ.

Před podpisem dohody o zápočtu je vhodné si ověřit, že obě faktury, které se mají započíst, jsou po splatnosti nebo mají splatnost, kterou lze zápočtem řešit, a že částky v dohodě odpovídají skutečně vystaveným dokladům. Dohoda o zápočtu se následně stává součástí účetnictví obou stran stejně jako běžný doklad o úhradě, i když mezi účty žádné peníze fakticky neputovaly.