Vzor faktury pro OSVČ zdarma: náležitosti a jak fakturu vystavit

Jaké jsou povinné náležitosti faktury

Faktura, přesněji daňový doklad, musí podle zákona obsahovat určité povinné údaje bez ohledu na to, v jakém programu nebo šabloně ji vystavujete. Chybějící náležitosti mohou způsobit problémy jak vám jako vystaviteli, tak odběrateli, který si na základě dokladu uplatňuje výdaj nebo odpočet DPH.

Co faktura musí obsahovat

• označení dokladu (číslo faktury) a datum jejího vystavení
• identifikační údaje dodavatele – jméno nebo název, adresu, IČO, případně DIČ
• identifikační údaje odběratele ve stejném rozsahu
• popis poskytnutého plnění, tedy co bylo prodáno nebo za jakou službu se fakturuje
• datum uskutečnění zdanitelného plnění a datum splatnosti
• cenu bez daně, sazbu a výši DPH, pokud je vystavitel plátcem, a celkovou částku k úhradě
• způsob platby, například bankovní účet a variabilní symbol

U neplátců DPH se položky týkající se daně z faktury vynechávají, protože DPH neúčtují. Kompletní podrobný návod, jak fakturu krok za krokem sestavit, najdete v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

Nejčastější chyby na fakturách

V praxi se nejčastěji chybuje ve dvou věcech: v číselné řadě dokladů a v datu uskutečnění zdanitelného plnění. Pokud faktura nemá navazující číslo, třeba přeskočíte číslo nebo použijete stejné dvakrát, působí to při kontrole finančního úřadu podezřele, i když jde jen o administrativní přehlédnutí. Datum uskutečnění zdanitelného plnění se navíc často zaměňuje s datem vystavení faktury, přitom jde o dva různé údaje – první určuje, kdy vznikla povinnost přiznat DPH, druhý jen to, kdy byl doklad vyhotoven.

Pokud chybu na už odeslané faktuře zjistíte, řešením není fakturu jen přepsat a poslat znovu se stejným číslem. Buď vystavíte opravný daňový doklad, tedy dobropis nebo vrubopis, který na původní fakturu odkazuje a upravuje nesprávnou částku nebo údaj, nebo u zjevné administrativní chyby, která se netýká výše daně, stačí odběratele informovat a doklad nahradit stornovaným a nově vystaveným číslem v řadě.

Kde stáhnout vzor faktury zdarma v Excelu a Wordu

Pro OSVČ, které nechtějí platit za fakturační software, existuje řada hotových šablon ke stažení zdarma – ve formátu Excelu i Wordu. Tyto vzory obvykle obsahují předpřipravené povinné náležitosti, stačí doplnit vlastní údaje a údaje odběratele.

Na co si dát pozor u stažených vzorů

Před použitím jakéhokoli staženého vzoru zkontrolujte, jestli obsahuje všechny povinné náležitosti popsané výše, zejména pokud jste plátci DPH – ne všechny univerzální šablony na internetu s DPH počítají. Vzor v Excelu má výhodu v tom, že si v něm lze snadno nastavit automatické výpočty DPH a celkové ceny pomocí vzorců, zatímco Word je vhodnější, pokud fakturu jen doplňujete ručně bez potřeby výpočtů.

Tiskopis faktury ve formě jednoduchého vzoru se hodí zejména na začátku podnikání, kdy fakturujete jen několik dokladů měsíčně. S rostoucím počtem faktur se ale vyplatí přejít na specializovaný online nástroj, který hlídá číselnou řadu a archivuje vystavené doklady.

Šablona v tabulkovém procesoru online

Kromě stažení souboru do počítače lze podobný vzor použít i přímo v cloudové tabulce, například v Google Sheets, což ocení OSVČ, které fakturu vytváří na více zařízeních nebo spolupracují s účetní na dálku. Výhodou je, že se šablona nemusí nikam přeposílat e-mailem – stačí sdílet odkaz a účetní vidí vždy aktuální verzi bez rizika, že by pracovala se starým souborem.

Ať už zvolíte stažený soubor nebo cloudovou verzi, vzor si jednou za čas zkontrolujte, jestli odpovídá aktuálním požadavkům – zejména pokud se v mezidobí změnil váš status plátce DPH nebo jste rozšířili podnikání o obor, kde se uplatňují jiná pravidla fakturace, například u přenesené daňové povinnosti.

Jak vystavit fakturu online zdarma

Kromě stažení vzoru do počítače je možné fakturu vystavit přímo v online nástroji, který doklad rovnou vygeneruje jako PDF a umožní ho odeslat e-mailem nebo si evidovat přehled vystavených faktur. Řada takových nástrojů nabízí bezplatnou variantu s omezeným počtem faktur měsíčně.

Výhody online fakturace oproti šabloně

• automatická číselná řada, která hlídá návaznost dokladů
• přehled vystavených a uhrazených faktur na jednom místě
• možnost napojení na účetní software nebo datovou schránku
• upomínky na nezaplacené faktury po splatnosti

Podrobný návod, jak fakturu online vystavit a jaké nástroje k tomu použít, najdete v článku Faktura online: jak vystavit fakturu a co musí obsahovat.

Fakturace z mobilu

Pro OSVČ, které pracují v terénu, tedy pro řemeslníky, konzultanty nebo lidi ve službách, se hodí i mobilní aplikace, ve které jde fakturu vystavit rovnou na místě u zákazníka a hned mu ji poslat e-mailem nebo přes QR kód k platbě. Bezplatné verze těchto aplikací obvykle stačí do určitého počtu faktur měsíčně, nad tímto limitem přechází aplikace na placený tarif.

Evidence vystavených dokladů má význam i mimo samotnou fakturaci – slouží jako podklad pro daňové přiznání i jako doklad o výši tržeb, pokud byste v budoucnu museli příjmy prokazovat, například bance při žádosti o úvěr. Souvislost s evidencí tržeb a tím, jak se k tématu staví aktuální legislativa, popisuje článek EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.

Jak fakturovat do zahraničí

Faktura vystavená zahraničnímu odběrateli má oproti tuzemské faktuře několik specifik, která se týkají hlavně DPH. Pravidla se liší podle toho, jestli fakturujete odběrateli v rámci EU nebo mimo ni, a jestli je odběratel plátcem DPH ve své zemi.

Co faktura do zahraničí navíc obsahuje

Kromě běžných náležitostí musí faktura do zahraničí obsahovat DIČ obou stran ve formátu s kódem země, a pokud se uplatňuje režim přenesení daňové povinnosti (reverse charge) při dodání zboží nebo služby plátci v jiném členském státě EU, musí obsahovat i příslušnou poznámku o tomto režimu.

Rozdíl mezi fakturací do EU a mimo EU

Uvnitř EU se u služeb pro firmu, která je plátcem DPH ve své zemi, obvykle uplatní právě zmíněný reverse charge – vy jako dodavatel DPH neúčtujete a poznamenáte, že daň odvede zákazník. U fakturace mimo EU, tedy do takzvaných třetích zemí, se otázka DPH řeší jinak, protože jde o vývoz zboží nebo poskytnutí služby mimo Evropskou unii, na které se mohou vztahovat odlišná pravidla osvobození od daně. V obou případech je navíc dobré na faktuře uvádět měnu platby a případně i to, jakým kurzem se bude cizí měna přepočítávat pro účely vaší evidence.

Kompletní přehled náležitostí a postup, jak zahraniční fakturu vystavit a jak ověřit plátcovství odběratele, najdete v článku DPH: jak vystavit zahraniční fakturu a ověřit plátce.

Jak vypadají náležitosti faktury s přenesenou daňovou povinností

Přenesená daňová povinnost (PDP) znamená, že daň neodvádí dodavatel, ale odběratel – používá se u vybraných plnění v tuzemsku, typicky ve stavebnictví nebo u některých komodit stanovených zákonem.

Co musí faktura s PDP obsahovat

• základ daně bez uvedení výše DPH – daň si vypočítá a odvede odběratel sám
• textovou poznámku „daň odvede zákazník“ nebo obdobné vyjádření podle zákona o DPH
• ostatní běžné náležitosti faktury jako u standardního dokladu

Pro dodavatele to znamená, že na faktuře neuvádí částku DPH, protože povinnost přiznat a odvést daň se přenáší na odběratele, který si daň sám vypočítá a uvede ve svém přiznání k DPH.

Jak vystavit penalizační fakturu

Penalizační faktura se vystavuje v situaci, kdy odběratel neuhradil původní fakturu ve splatnosti a dodavatel uplatňuje smluvní pokutu nebo úrok z prodlení podle sjednaných obchodních podmínek nebo smlouvy.

Co penalizační faktura obsahuje navíc

Kromě standardních náležitostí musí penalizační faktura odkazovat na původní neuhrazený doklad, uvádět způsob výpočtu penále (například procentní sazbu za den prodlení) a období, za které se penále počítá. Smluvní pokuta a úrok z prodlení nejsou předmětem DPH, proto se na penalizační faktuře DPH neuvádí bez ohledu na to, jestli je vystavitel plátcem.

Před vystavením penalizační faktury je vhodné nejprve odběratele upomenout – jak na nezaplacenou fakturu upozornit, popisuje článek Vzor faktury a zápočet: praktický návod pro OSVČ, kde najdete i informace o možnosti vzájemného započtení pohledávek.