Náležitosti faktury: co musí obsahovat správná faktura

Jaké jsou povinné náležitosti faktury

Faktura je základní obchodní a účetní doklad, který musí obsahovat sadu povinných náležitostí, aby byla platná a odběratel ji mohl bez problémů zaúčtovat. Mezi základní náležitosti patří:

• pořadové číslo faktury,
• datum vystavení a datum splatnosti,
• identifikace dodavatele – jméno nebo obchodní jméno, sídlo nebo adresu místa podnikání, IČO, případně DIČ u plátce DPH,
• identifikace odběratele – jméno nebo obchodní jméno a adresu,
• popis dodaného zboží nebo poskytnuté služby a jejich rozsah,
• celkovou fakturovanou částku a způsob platby,
• bankovní spojení, na které má být částka uhrazena.

Pokud jste plátcem DPH, faktura se stává daňovým dokladem a musí navíc obsahovat základ daně, sazbu a výši daně. Přesný výčet náležitostí daňového dokladu stanovuje zákon o dani z přidané hodnoty, u neplátců se řídí spíše obecnými zvyklostmi a požadavky obchodního práva. Kompletní vzor a vysvětlení jednotlivých položek najdete v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

Kromě povinných náležitostí je praktické doplnit fakturu i o nepovinné, ale užitečné údaje – vlastní poznámku ke splatnosti, kontaktní telefon nebo e-mail, případně logo firmy. Tyto prvky nejsou zákonem vyžadovány, zvyšují ale důvěryhodnost dokladu a usnadňují odběrateli komunikaci v případě dotazu k faktuře.

Čím se liší náležitosti běžné a zálohové faktury

Zálohová faktura se od běžné (konečné) faktury liší především svým účelem – nejde o doklad o uskutečněném plnění, ale o výzvu k platbě zálohy na plnění, které teprve proběhne. Proto se u zálohové faktury nemluví o daňovém dokladu v plném smyslu, dokud nedojde k faktickému dodání zboží nebo služby, respektive k přijetí platby, které se pak dokládá vlastním daňovým dokladem k přijaté platbě.

Zálohová faktura by měla jasně obsahovat označení „zálohová faktura“ nebo „výzva k platbě zálohy“, aby nedošlo k záměně s běžnou fakturou, dále výši požadované zálohy, číslo dokladu a datum splatnosti. Po uhrazení zálohy a následném dodokončení zakázky se vystavuje konečná (zúčtovací) faktura, ve které se od celkové ceny odečte již uhrazená záloha a doplatí zbylá částka.

Chyba, kterou začínající OSVČ často dělají, je uvedení zálohové faktury do účetnictví jako běžného daňového dokladu – to může zkomplikovat evidenci DPH i celkový přehled o příjmech. Pokud si nejste jistí správným postupem, je vhodné konzultovat konkrétní případ s účetním.

Praktický rozdíl mezi oběma typy faktur se projeví i v účetnictví – zálohová faktura se obvykle eviduje v samostatné knize přijatých plateb předem, zatímco konečná faktura vstupuje do evidence tržeb nebo výnosů. Pokud vedete jen jednoduchou evidenci, ne podvojné účetnictví, je i tak důležité obě faktury odlišovat, abyste si příjem neevidovali dvakrát – jednou při přijetí zálohy a podruhé při vystavení konečné faktury.

Podobně jako u zálohové faktury se opatrnost vyplatí i u zápočtu vzájemných pohledávek – postup a vzor dohody popisuje článek Vzor faktury a zápočet: praktický návod pro OSVČ.

Jak se liší náležitosti faktury na Slovensko

Pokud fakturujete slovenskému odběrateli, základní struktura faktury zůstává obdobná jako v Česku – číslo dokladu, datum, identifikace obou stran, popis plnění a částka. Rozdíl je hlavně v tom, že se na fakturaci mohou vztahovat pravidla slovenského zákona o dani z pridanej hodnoty, pokud jde o plnění, které podléhá slovenské DPH, nebo pokud je odběratel plátcem DPH na Slovensku.

U přeshraničních obchodů mezi Českem a Slovenskem, tedy mezi členskými státy Evropské unie, se navíc uplatňují specifická pravidla pro takzvané intrakomunitární plnění, včetně toho, jak se DPH řeší při prodeji zboží nebo služeb mezi plátci z různých členských států. Tato pravidla jsou poměrně komplexní a liší se podle typu plnění, proto se u pravidelné fakturace na Slovensko vyplatí poradit s účetním nebo daňovým poradcem, který má zkušenost s přeshraničním obchodem.

Pro jednorázovou fakturaci slovenskému neplátci DPH, který si u vás objedná službu jako soukromá osoba nebo drobný živnostenský obchod, obvykle stačí faktura s běžnými náležitostmi doplněná o měnu, ve které fakturujete, a případně o kurz přepočtu, pokud fakturujete v eurech, ale účtujete v korunách.

Užitečné je také uvádět na faktuře do zahraničí ujednání o rozhodném právu, kterým se smluvní vztah řídí, zejména pokud jde o vyšší částky nebo dlouhodobější spolupráci. Předejde se tak nejasnostem v případě sporu o to, podle jakého práva se má obchod posuzovat.

Kde stáhnout vzor faktury k vyplnění zdarma

Bezplatné vzory faktur, takzvané bianco vzory, jsou dostupné na řadě webů zaměřených na podnikání a účetnictví, obvykle ve formátu Word, Excel nebo PDF. Prázdný formulář faktury si stáhnete, doplníte vlastní údaje a fakturu vygenerujete a odešlete odběrateli, případně vytisknete.

Kromě statických šablon existují i online nástroje pro vystavení faktury zdarma, které automaticky doplní číslo dokladu, spočítají součty a vygenerují hotovou fakturu ve formátu PDF. Tyto generátory bývají praktičtější pro pravidelné fakturování, protože hlídají návaznost čísel dokladů a snižují riziko chyby ve výpočtu.

Při stažení jakéhokoli vzoru faktury si vždy zkontrolujte, že obsahuje aktuálně platné povinné náležitosti, a upravte ho podle svých vlastních údajů – IČO, adresu místa podnikání a bankovní spojení. Pokud nejste plátce DPH, přidejte na fakturu i informaci o tom, že DPH neúčtujete, podrobněji to popisuje článek Vzor faktury pro OSVČ, která není plátcem DPH.

Kromě samotného vzoru faktury se vyplatí stáhnout si i jednoduchý přehled vystavených faktur ve formě tabulky, kde budete evidovat číslo dokladu, datum vystavení, odběratele, částku a stav úhrady. Taková evidence vám pomůže udržet si přehled o tom, které faktury jsou ještě neuhrazené, a usnadní přípravu podkladů pro daňové přiznání na konci roku.

Jak vystavit fakturu bez účetního programu

Placený účetní software rozhodně není podmínkou pro to, abyste jako OSVČ mohli vystavovat faktury. Pro začínající podnikatele s menším počtem faktur měsíčně plně postačuje šablona ve Wordu nebo Excelu, případně bezplatný online generátor faktur, který funguje přímo v prohlížeči bez nutnosti instalace.

Při vystavování faktury bez účetního programu je důležité hlídat si zejména návaznost čísel dokladů (aby se čísla neopakovala a šla chronologicky za sebou) a mít přehlednou evidenci vystavených faktur, byť jednoduchou tabulku v Excelu se seznamem čísel, dat a částek. Usnadní vám to nejen kontrolu vlastních příjmů, ale i přípravu podkladů pro daňové přiznání.

Jakmile počet faktur a zákazníků naroste, nebo pokud se stanete plátcem DPH, se vyplatí zvážit přechod na specializovaný fakturační nebo účetní software – ušetří čas a sníží riziko chyb, zejména při práci s DPH a s evidencí neuhrazených faktur.

Přechod na fakturační software se vyplatí i kvůli propojení s bankovním účtem – moderní nástroje umí automaticky spárovat došlou platbu s vystavenou fakturou a označit ji jako uhrazenou, což ručně v Excelu musíte dělat sami, a při vyšším počtu faktur to zabírá čím dál víc času.

Souvisí vystavování faktur s evidencí tržeb (EET)

Elektronická evidence tržeb (EET) se v minulosti týkala především plateb v hotovosti, platební kartou nebo jiným obdobným způsobem přímo na místě prodeje, ne klasické fakturace na účet. Faktura uhrazená bankovním převodem se do systému EET obvykle nezahrnovala, protože nešlo o evidovanou tržbu ve smyslu tehdejšího zákona.

Povinnost evidence tržeb byla v Česku v posledních letech zrušena a v současnosti se na běžné OSVČ nevztahuje. Vzhledem k tomu, že se o obnovení nebo změně systému evidence tržeb čas od času znovu diskutuje, je rozumné sledovat aktuální stav legislativy, než na základě zastaralé informace uděláte nesprávný závěr o svých povinnostech. Přehled aktuálního vývoje najdete v článku EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.

Pro fakturaci samotnou to v praxi znamená, že pokud vystavujete faktury splatné převodem na účet a neprovozujete klasickou hotovostní pokladnu, evidence tržeb se vás aktuálně netýká. Pokud ale přijímáte i platby v hotovosti nebo kartou na místě, doporučujeme si ověřit aktuální stav pravidel přímo u daňového poradce nebo na webu finanční správy.

Pokud budete v budoucnu chtít znovu zavést pokladnu s hotovostním prodejem, mějte na paměti, že pravidla pro evidenci tržeb se mohou v čase měnit a jejich případný návrat by se týkal jen hotovostních a kartových plateb na místě, ne standardní fakturace převodem. Aktuální stav doporučujeme ověřit přímo na webu finanční správy před tím, než nastavíte firemní procesy podle zastaralých informací.