Podvojné účetnictví: kdo ho musí vést a jak funguje

Co je podvojné účetnictví

Podvojné účetnictví je systém evidence hospodaření, ve kterém se každá účetní operace zapisuje současně na dvou účtech – jednou na stranu Má dáti a jednou na stranu Dal. Díky tomuto principu podvojné účetnictví na rozdíl od jednoduché evidence zachycuje nejen tok peněz, ale i celkový stav majetku, závazků a pohledávek k danému okamžiku.

Základní princip

• Každá operace ovlivňuje minimálně dva účty současně
• Součet stran Má dáti a Dal se musí vždy rovnat, což slouží jako kontrola správnosti účtování
• Na konci účetního období se sestavuje rozvaha a výkaz zisku a ztráty, které jednoduchá evidence nedává

Rozdíl mezi podvojným a jednoduchým účetnictvím i mezi podvojným účetnictvím a daňovou evidencí OSVČ podrobně vysvětlujeme v článku o výběru účetního programu pro OSVČ a neziskovky.

Proč je podvojné účetnictví přesnější

Zatímco daňová evidence u OSVČ v zásadě jen sleduje příjmy a výdaje, podvojné účetnictví ukazuje i to, co firma vlastní a komu naopak dluží, a to v každém okamžiku, ne jen na konci roku. Díky rozvaze, která zachycuje stav majetku a závazků k určitému dni, a výkazu zisku a ztráty, který ukazuje výsledek hospodaření za období, mají vlastníci firmy i externí subjekty, jako je banka nebo obchodní partner, mnohem podrobnější obrázek o skutečné finanční situaci firmy. To je i jeden z důvodů, proč věřitelé a investoři obvykle vyžadují účetní závěrku sestavenou právě podle pravidel podvojného účetnictví, ne pouhý přehled příjmů a výdajů.

Podvojné účtování zároveň funguje jako vestavěná kontrola chyb – pokud se na konci období strany Má dáti a Dal neshodují, znamená to, že někde v průběhu roku došlo k chybnému zaúčtování, které je potřeba dohledat a opravit dřív, než se sestaví závěrka.

Kdo musí vést podvojné účetnictví

Povinnost vést podvojné účetnictví se týká několika skupin subjektů:

• Obchodní společnosti zapsané v obchodním rejstříku – s.r.o., a.s. a další, bez ohledu na výši obratu
• Fyzické osoby, jejichž obrat přesáhl zákonem stanovený limit
• Subjekty, kterým povinnost ukládá zvláštní zákon

OSVČ pod zákonným limitem obratu se může rozhodnout vést podvojné účetnictví i dobrovolně, například kvůli přehlednějšímu obrazu o hospodaření nebo požadavku banky při žádosti o financování. Přechod z daňové evidence na podvojné účetnictví má svá pravidla, mimo jiné je nutné sestavit zahajovací rozvahu k počátku účetního období, ve kterém se vedení účetnictví mění.

Co povinnost prakticky znamená

Kdo musí vést podvojné účetnictví, potřebuje zpravidla i odbornou pomoc – vedení bez znalosti účetní metodiky je náročné a chybovost při ručním zpracování bývá vysoká. Většina firem proto agendu svěřuje účetní nebo účetní firmě, případně kombinuje interní zpracování s vhodným účetním softwarem.

Co dobrovolný přechod obnáší

OSVČ, která se pro podvojné účetnictví rozhodne dobrovolně, by měla počítat s tím, že jde o rozhodnutí na delší dobu – zpětný návrat k jednodušší daňové evidenci není administrativně úplně bezproblémový a obvykle je potřeba k němu mít dobrý důvod. Výhodou dobrovolného přechodu bývá hlavně přehlednější obraz o majetku a závazcích firmy, což se hodí zejména tam, kde OSVČ řeší víc souběžných zakázek, má víc dodavatelů a odběratelů, nebo plánuje v budoucnu přejít na s.r.o., kde už je podvojné účetnictví povinné ze zákona bez ohledu na obrat.

Jak vypadá účetní osnova pro podvojné účetnictví

Účetní osnova je systém číslovaných účtových tříd a skupin, do kterých se zařazují jednotlivé účetní operace. Slouží jako jednotný rámec, díky kterému je účetnictví přehledné a porovnatelné mezi různými firmami a obdobími.

Základní členění účtových tříd

• Účtová třída pro dlouhodobý majetek
• Účtová třída pro zásoby
• Účtová třída pro finanční účty, pokladnu a bankovní účty
• Účtová třída pro zúčtovací vztahy, tedy pohledávky a závazky
• Účtová třída pro náklady
• Účtová třída pro výnosy
• Účtová třída pro vlastní kapitál a dlouhodobé závazky

Konkrétní podobu účtového rozvrhu, tedy výběr účtů z osnovy, které firma skutečně používá, si každá společnost přizpůsobuje podle svého oboru podnikání a potřeb vnitřního reportingu. Účetní software, jako je Pohoda, obvykle nabízí přednastavenou osnovu, kterou lze dál upravovat.

Jak se účtuje leasing v podvojném účetnictví

Leasing se v podvojném účetnictví účtuje podle typu leasingové smlouvy a podle toho, kdy na nájemce přechází vlastnické právo k předmětu leasingu. U finančního leasingu se splátky během trvání smlouvy účtují postupně do nákladů, časově rozlišené podle doby trvání smlouvy, ne podle skutečného rozvržení jednotlivých splátek.

Co se děje na konci leasingu

• Po skončení leasingové smlouvy a odkoupení předmětu za zůstatkovou cenu se majetek zaeviduje do majetku nájemce
• Odpisy pořízeného majetku pak nájemce začíná uplatňovat až od okamžiku, kdy se stane jeho vlastníkem
• Časové rozlišení nájemného je potřeba dodržet i v případě, kdy se splátky v jednotlivých měsících liší

Kvůli časovému rozlišení nákladů je vhodné mít u leasingových smluv jasně vedenou evidenci, do kterého účetního období která část nákladu skutečně patří, což usnadňuje právě přehledný účetní software s podporou automatického rozlišení nákladů.

Rozdíl mezi finančním a operativním leasingem

U finančního leasingu je cílem, aby předmět po skončení smlouvy přešel do vlastnictví nájemce, proto se v účetnictví postupně buduje i budoucí ocenění najatého majetku. U operativního leasingu naopak vlastnictví na nájemce nepřechází, předmět zůstává po celou dobu majetkem leasingové společnosti a nájemce ho po skončení smlouvy vrací. Operativní leasing se z pohledu účtování zjednodušeně blíží běžnému nájmu – splátky se účtují přímo do nákladů daného období bez toho, aby se najatý majetek objevil v účetnictví nájemce jako jeho vlastní.

Volba mezi oběma typy leasingu má dopad nejen na účtování, ale i na to, jak se položka projeví v rozvaze firmy – u finančního leasingu se blíží pořízení vlastního majetku na dluh, u operativního leasingu jde spíš o průběžný provozní náklad.

Jak řešit pronájem nemovitosti OSVČ v podvojném účetnictví

OSVČ, které pronajímají nemovitost jako součást podnikání, mohou příjmy z pronájmu zahrnout buď do příjmů ze samostatné výdělečné činnosti, nebo je zdanit samostatně jako příjem z nájmu podle příslušného paragrafu zákona o daních z příjmů – záleží na tom, jestli je pronájem součástí podnikatelské činnosti, nebo jde o oddělenou správu vlastního majetku.

Jak se pronájem promítá do podvojného účetnictví

• Nemovitost určená k pronájmu se eviduje jako dlouhodobý majetek a odepisuje se
• Příjmy z nájemného se účtují jako výnosy běžného období
• Náklady spojené s nemovitostí, například opravy nebo pojištění, se účtují do nákladů podle věcné a časové souvislosti

Pokud OSVČ vede podvojné účetnictví z jiného důvodu (například kvůli hlavní podnikatelské činnosti) a k tomu pronajímá nemovitost, je vhodné mít pronájem odděleně evidovaný analytickými účty, ať je jasně vidět, jakou část hospodářského výsledku tvoří příjmy z nájmu.

Jaký program na podvojné účetnictví vybrat

Výběr účetního softwaru závisí na velikosti firmy, oboru podnikání a na tom, jestli si účetnictví vede firma sama, nebo ho svěřuje externí účetní. Mezi rozšířené programy pro vedení podvojného účetnictví v Česku patří Pohoda, která nabízí i variantu s klientským přístupem pro více uživatelů a podporu časového rozlišení nákladů mezi jednotlivá účetní období.

Na co se při výběru zaměřit

• Zda program podporuje všechny povinné výstupy – rozvahu, výkaz zisku a ztráty, přílohu k účetní závěrce
• Zda umí automaticky časově rozlišovat náklady a výnosy, například u leasingu nebo předplacených služeb
• Zda je kompatibilní s datovou schránkou a portálem Moje daně pro elektronické podání
• Cenu licence a možnost více klientských přístupů, pokud s daty pracuje víc lidí

Podrobné srovnání dostupných účetních programů, včetně možností pro menší subjekty, najdete v článku Účetní software pro OSVČ: jak vybrat a co je závěrka. Kompletní přehled povinností kolem sestavení a zveřejnění výsledků hospodaření pak popisuje článek Účetní závěrka: jak ji sestavit, schválit a zveřejnit.

Přechod na elektronizaci účetnictví a evidence tržeb ostatně souvisí i s širšími trendy v oboru, které popisujeme v článku EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?