Účetní závěrka pro podnikatele: kdy se podává a co obsahuje

Co je účetní závěrka a kdo ji musí sestavit

Účetní závěrka je souhrnný přehled o majetku, závazcích a hospodářském výsledku účetní jednotky za uplynulé účetní období, obvykle kalendářní nebo hospodářský rok. Sestavuje se na základě údajů vedených v účetnictví a slouží jako oficiální doklad o finanční situaci firmy.

Povinnost sestavovat účetní závěrku mají všechny účetní jednotky vedoucí podvojné účetnictví – tedy typicky s.r.o., akciové společnosti, družstva, ale i OSVČ, které se rozhodly vést účetnictví místo jednodušší daňové evidence, ať už dobrovolně, nebo protože jim to ukládá zákon po překročení stanovených limitů.

Účetní závěrka slouží nejen jako povinný výstup pro stát, ale i jako podklad pro rozhodování vlastníků, věřitelů, bank nebo obchodních partnerů, kteří si podle ní dělají obrázek o finančním zdraví firmy před uzavřením spolupráce nebo poskytnutím úvěru. Kvalitně sestavená závěrka tak nepřímo ovlivňuje i to, jak snadno firma dosáhne na výhodné financování nebo na nové obchodní partnery.

Kdo závěrku sestavuje v praxi

Sestavením závěrky se zabývá účetní firmy nebo externí účetní firma, u větších společností pak celé účetní oddělení. Nástroje, které sestavení usnadní, najdete v přehledu účetního softwaru pro OSVČ a toho, co je vlastně účetní závěrka.

Jaké jsou náležitosti účetní závěrky

Kde jsou uvedeny náležitosti účetní závěrky, řeší zákon o účetnictví, který stanovuje, že řádná účetní závěrka musí obsahovat rozvahu (bilanci), výkaz zisku a ztráty a přílohu k účetní závěrce, ve které se doplňují a vysvětlují údaje z předchozích dvou výkazů.

Rozvaha zachycuje stav majetku a zdrojů jeho financování k rozvahovému dni, tedy k poslednímu dni účetního období. Výkaz zisku a ztráty naopak ukazuje, jakého hospodářského výsledku firma za celé účetní období dosáhla a z čeho se skládal.

Větší účetní jednotky mají navíc povinnost sestavovat i přehled o peněžních tocích (cash flow) a přehled o změnách vlastního kapitálu, které menším firmám a OSVČ zákon obvykle neukládá. Rozsah povinných výkazů se tedy odvíjí od velikosti a kategorie účetní jednotky, do které firma podle zákona spadá na základě obratu, výše aktiv a počtu zaměstnanců.

Kdo podléhá auditu

Účetní jednotky, které splní zákonem stanovená kritéria (obrat, výše aktiv, počet zaměstnanců), musí mít účetní závěrku navíc ověřenou auditorem. Menší firmy a OSVČ tuto povinnost obvykle nemají, pokud nepřekročí stanovené hranice.

Jak a kam se účetní závěrka ukládá do sbírky listin

Firmy zapsané v obchodním rejstříku mají povinnost uložit účetní závěrku do sbírky listin, což je veřejně dostupná databáze vedená u rejstříkových soudů. Vkládání účetní závěrky do sbírky listin se dnes provádí prakticky výhradně elektronicky, nejčastěji přes datovou schránku nebo portál Justice.cz.

Lhůta pro uložení závěrky do sbírky listin je nejpozději do 12 měsíců od rozvahového dne, tedy od posledního dne účetního období, za které se závěrka sestavuje. Nesplnění této povinnosti může vést k sankcím ze strany rejstříkového soudu, v krajním případě až k zahájení řízení o zrušení firmy pro neplnění povinností. Proto je dobré termín uložení do sbírky listin sledovat stejně pečlivě jako termín podání daňového přiznání, protože jde o samostatnou zákonnou povinnost s vlastní lhůtou.

Kromě samotné závěrky se do sbírky listin ukládá i výroční zpráva, pokud ji firma podle zákona musí sestavovat, a zpráva auditora, pokud společnost podléhá povinnému auditu. Všechny dokumenty se stávají po uložení veřejně přístupné komukoli, kdo si je v rejstříku vyhledá. Podobný proces schvalování a zveřejnění závěrky platí i u dalších typů právnických osob, jak popisuje článek o tom, jak sestavit, schválit a zveřejnit účetní závěrku.

Dětská skupina a další specifické účetní jednotky

Povinnost sestavovat a ukládat účetní závěrku se týká i neziskových subjektů jako dětská skupina, pokud vedou účetnictví a jsou zapsané v příslušném rejstříku, byť se u nich mohou lišit konkrétní požadavky na rozsah a formu výkazů oproti běžné obchodní firmě.

Jaký je rozdíl mezi roční a mimořádnou závěrkou

Roční účetní závěrka se sestavuje pravidelně jednou za účetní období, obvykle ke konci kalendářního nebo hospodářského roku, a je základním typem závěrky, se kterou se setká naprostá většina firem a OSVČ vedoucích účetnictví.

Mimořádná účetní závěrka se sestavuje mimo pravidelný cyklus, a to v situacích, které zákon výslovně stanovuje – například při zániku účetní jednotky, přeměně společnosti (fúze, rozdělení), vstupu do likvidace nebo v souvislosti s insolvenčním řízením.

Odštěpný závod a účetní závěrky s ním spojené jsou dalším specifickým případem – odštěpný závod sám o sobě samostatnou účetní jednotkou není, ale jeho hospodaření se promítá do účetnictví mateřské firmy, která za něj sestavuje souhrnnou závěrku v rámci celku.

Kdy je mimořádná závěrka povinná

Mimořádnou závěrku firma sestavuje vždy, když to vyžaduje konkrétní právní úkon nebo situace, na kterou zákon tuto povinnost váže. Mimo tyto zákonem stanovené případy se mimořádná závěrka běžně nesestavuje, protože roční závěrka pro běžný provoz firmy postačuje. Sestavení mimořádné závěrky bývá administrativně náročnější, protože se často pojí s dalšími kroky, jako je ocenění majetku znalcem nebo souhlas dotčených orgánů.

Jak vybrat účetní software pro sestavení závěrky

Při výběru účetního softwaru pro sestavení závěrky se vyplatí zohlednit velikost firmy, rozsah účetních operací a to, zda potřebujete jen základní sestavení výkazů, nebo komplexní nástroj s napojením na fakturaci, mzdovou agendu a další firemní procesy.

Menší firmy a OSVČ si obvykle vystačí s jednodušším a levnějším softwarem, u kterého jsou k dispozici i online nebo cloudové varianty s nižšími pořizovacími náklady. Větší společnosti naopak potřebují robustnější systémy zvládající vyšší objem dat a složitější účetní operace.

Než software zvolíte, je dobré ověřit, jestli umí automaticky generovat rozvahu a výkaz zisku a ztráty v předepsané struktuře, jestli podporuje export do formátu potřebného pro elektronické podání do sbírky listin, a jaký je rozsah zákaznické podpory v případě technických problémů. Vhodné je i zjistit, jestli software umožňuje spolupráci víc uživatelů najednou, pokud se na účetnictví podílí externí účetní i někdo z firmy.

Zkušební verze před rozhodnutím

Většina dodavatelů účetního softwaru nabízí zkušební verzi zdarma, což se vyplatí využít – rozhraní, se kterým se dobře pracuje jedné účetní firmě, může být pro jinou nepřehledné, a je lepší to zjistit před zaplacením roční licence.

Jaké programy podnikatelé nejčastěji používají

Na českém trhu existuje řada účetních softwarů různé velikosti a zaměření – od jednoduchých online nástrojů pro OSVČ a malé firmy po komplexní systémy pro střední a velké podniky s potřebou napojení na sklad, mzdy a další agendy.

Při srovnávání jednotlivých programů se často řeší i cena a dostupnost bezplatných variant – účetní software zdarma bývá vhodný spíš pro začínající podnikatele s nízkým objemem dokladů, s růstem firmy se obvykle vyplatí přejít na placenou verzi s širší funkcionalitou.

Kromě samostatných účetních programů existují i komplexní ERP systémy, které kombinují účetnictví s dalšími firemními procesy (sklad, výroba, CRM), ty se ale hodí spíš pro větší firmy s komplexnějšími potřebami než pro běžnou OSVČ nebo malé s.r.o. Pro firmy s hotovostním provozem je navíc důležité, aby si účetní software rozuměl i s pokladními daty, podobně jako u tématu možného návratu evidence tržeb v nové podobě, protože propojení pokladny a účetnictví šetří čas při zpracování tržeb.

Přechod mezi programy

Pokud měníte účetní software, je důležité zajistit správný přenos historických dat, aby navazující účetní závěrka odpovídala skutečnosti a nedošlo ke ztrátě nebo zdvojení údajů. Doporučuje se přechod naplánovat na konec účetního období, ne uprostřed roku, ať se vyhnete zbytečnému míchání dat ze dvou různých systémů. Přehled dalších možností najdete i v článku o účetním programu pro OSVČ a neziskovky a tom, co je zdarma.