Možná jste to ještě nezaznamenali, ale doby, kdy se docházka evidovala na papír či pomocí „píchaček“ je dávno pryč. Stále více zaměstnavatelů přechází na modernější a efektivnější formu – elektronické systémy evidence docházky.
Fungují na bázi čipů a nabízí široké spektrum funkcí, díky kterým lze zautomatizovat a zjednodušit rutinní firemní procesy. Obrovskou výhodou je vzájemná integrace s dalšími moduly a sdílení dat mezi agendami. Digitalizace má nesporné výhody a prospěje malé i velké firmě. Musíte si však dobře vybrat konkrétní řešení.
Co je dobré pro jiné, nemusí být dobré pro vás
Výběr dodavatele systému elektronické evidence docházky je naprosto klíčový. Současná nabídka systémů je poměrně bohatá, ale zdaleka ne všechny aplikace disponují všemi potřebnými funkcemi. A nezapomeňte, že systém, který si jiné firmy chválí, nemusí vyhovovat vašim potřebám. Proto si ujasněte základní požadavky a přihlédněte k následujícím kritériím:
- počet zaměstnanců
- technologie čtečky (magnetická karta, čip, otisk prstů)
- cloudové řešení, nebo vlastní server
Při výběru dále hraje roli skutečnost, kdo bude se systémem pracovat (tzn. odpovědný pracovník) a v neposlední řadě preferované řešení – pouze evidence docházky, nebo komplexní docházkový systém.
Do hledání vhodného produktu se pusťte až ve chvíli, kdy budete mít na papíře všechny základní požadavky. Systém pro evidenci docházky by měl odpovídat vašim potřebám – pokud se budete muset přizpůsobit vy, raději se poohlédněte po jiném řešení.
Komfortní přístup k datům i pro zaměstnance
Prioritou elektronického systému pro evidenci docházky je kontrola pracovní doby zaměstnanců a následné využití dat (např. v účetnictví). Přesto je vhodné myslet i na zaměstnance a umožnit jim snadný přístup k informacím. Dle zákona se mohou kdykoliv seznámit s pracovním rozvrhem, a proto není od věci, když tuto funkci nabízí elektronická evidence. Zaměstnanci jistě ocení, že se mohou podívat na počet odpracovaných hodin, zbývající dovolenou a další údaje. Personální oddělení si naopak oddechne.
Proč jsou čipy lepší než magnetické karty?
V seznamu nejdůležitějších kritérií výběru elektronické evidence jsme uvedli typ čtečky. Většina firem se v posledních letech přiklání k čipům, neboť jsou odolnější a praktičtější než dnes již zastaralé magnetické karty. Důvodem je omezená životnost magnetického proužku a poměrně vysoká citlivost na poškození. Co se týče čtečky otisků prstů, její pořizovací cena je poměrně vysoká.
Dobrou volbou jsou systémy, které umí komunikovat také s mobilními telefony pomocí technologií NFC nebo Bluetooth. Více informací najdete například na www.ima.cz – webu významného českého dodavatele Institut Mikroelektronických Aplikací.