Na to, aby v prostorách jednací místnosti mohl vzniknout úspěch, potřebujete vy i účastníci komfortní prostředí, kde se budete cítit dobře jak fyzicky, tak i duševně. Mezi rozhodující aspekty patří především dostatek prostoru a pohodlí, ale rozhodnout může i správně vyvětraná místnost nebo zvolený catering, který dotvoří přátelskou atmosféru. Je proto velmi důležité uvědomit si všechny lidské i technické potřeby, bez jejichž uspokojení nemá sebelépe naplánovaná konference šanci na úspěch. Musíte si také dobře rozmyslet, na jaké aktivity bude prostor sloužit a kolik lidí se konference bude účastnit.
Při organizaci berte ohledy na každý detail
Jak už tu bylo řečeno, dobře vyvětraná místnost je stejně důležitá jako moderní a pohodlné židle. Ani světelné podmínky a akustika by však neměly být podceňovány. Tvoří totiž základ podmínek kladených na konferenční sál a další místnosti. Akustické vlastnosti prostoru se dají ovlivnit využitím rozmanitých textilií, jako jsou koberce nebo závěsy. Pohlcovat nežádoucí hluk však dovedou i židle potažené textilem, které jsou navíc pohodlnější. Správné osvětlení pak celému prostoru dodá tu správnou atmosféru a vnáší do posluchačů příjemné pocity. Nejvíc praktická jsou světla, u nichž můžete upravovat intenzitu podle aktuální potřeby.
Technická vyspělost poskytuje modernímu zázemí potřebnou podporu
Důležitá je při každé firemní akci také technika, se kterou je potřeba se seznámit s dostatečným předstihem už před pořádáním akce, abyste se vyhnuli neplánovaným přestávkám, kdy vás technologie odmítne poslouchat. Takové okamžiky nepůsobí moc profesionálně. Zároveň se vyhnete momentům, kdy by účastníci byli nuceni překračovat kabely položené na zemi nebo o ně dokonce zakopávali. To by se rozhodně nemělo stát. Kabely by proto měly být vedeny skrytě, aby neohrožovaly bezpečí účastníků ani celkový dojem z interiéru. Součástí každé konference by také mělo být plátno nebo projekční plocha jako pomůcka pro rychlé grafické znázornění, které prostory pro konferenci většinou mají v základním vybavení. A jak by měla vypadat dokonalá prezentace? Podívejte se sem.
K úspěšné konferenci patří ty správné barvy
Charakter konferenční místnosti již splňuje pohodlí i technické zázemí, ale v neposlední řadě potřebujete, aby také lahodil oku. Můžete začít od materiálu podlahy, barev stěn i jednotlivých detailů, které jsou velmi důležité pro dosažení harmonie a sladění barev i materiálů. Vhodné je používat uklidňující barvy, které nebudou působit rušivě. Na tyto detaily většinou již hotel Praha předem dbá, ale můžete si je dodatečně upravit podle vlastního vkusu. V každém případě by se však zvolené barvy neměly mezi sebou tlouct a měly by vhodně ladit s charakterem místnosti i zorganizované akce.